A partir do dia 1 de janeiro, todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, em formato PDF e XML, que a sua empresa enviar por e-mail ou qualquer outra via eletrónica, têm de passar a ter uma assinatura digital qualificada para terem valor probatório para efeitos legais.
O PHC CS ajuda-o a cumprir com a nova diretiva sem preocupações.

O que é a assinatura digital qualificada?

Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório para efeitos legais, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.

Que documentos devem ser assinados?

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

A sua empresa está abrangida?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?

As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

Qual a diferença entre uma assinatura digital e um selo eletrónico?

Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.

Faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas até 31 de março

Segundo o Despacho 437/2020.XXII, publicado no dia 9 de novembro de 2020, e à semelhança do que já tinha acontecido nos meses de abril, maio e junho deste ano, até 31 de março de 2021 a AT considera fiscalmente válidas as faturas em formato PDF para efeitos da substituição do papel. Isto não invalida, contudo, a necessidade da assinatura digital qualificada para valor probatório no âmbito legal.

Certificados avançados servem para assinar?

Os certificados em ficheiro com extensão CER que se instalam no disco do computador são denominados certificados avançados.
A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados. Os certificados avançados já não servirão para esse efeito, embora sejam aceites para efeitos fiscais até 31 de março de 2021, de acordo com o Despacho 437/2020.XXII, já anteriormente mencionado.

A PHC apoia a sua empresa no cumprimento deste requisito legal.
Saiba como

O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que lhe permite assinar eletronicamente as suas faturas em conformidade com o disposto no Decreto-lei n.º 28/2019.

Este novo produto, disponível a partir da versão 28 do PHC CS, é totalmente baseado em tecnologia cloud, sendo as assinaturas obtidas a partir de servidores seguros da entidade certificadora e credenciada para o efeito.

Ao optar por esta solução, tem a garantia de estar a cumprir com a obrigatoriedade de ter um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.

Diagrama de um workflow de uma fatura com assinatura digital qualificada no software PHC CS Assinaturas Qualificadas

Continue a emitir documentos legais e a enviá-los às entidades suas clientes de forma automática, fácil, rápida e em conformidade com a lei.

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