¿Qué es un CPE? El ABC de los Comprobantes de Pago Electrónicos

En un mundo cada vez más digital, la emisión de Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) forma parte vital de la evolución de una empresa.

24 de junio de 2020

En un mundo cada vez más digital, la emisión de Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) forma parte vital de la evolución de una empresa, más si se tiene un plan de negocio adaptado y eficaz, frente a diferentes escenarios – como el del 2020 – donde las compañías que prevalecieron fueron aquellas que realizaron su gestión a través de plataformas electrónicas, simples y transparentes.

En plena pandemia provocada por el Coronavirus, el eCommerce se afirmó como la única posibilidad de acceso a bienes no esenciales para parte de los consumidores, hecho que exigió a empresas, en todo el mundo, dar vida a sus negocios a través de plataformas online.

El comercio electrónico nunca fue tan importante.  Hasta inicios de este año existían negocios que no habían explorado este canal y tuvieron que encararlo como única opción de supervivencia, con una clientela que raramente o nunca compraba en la Internet y finalmente tuvieron que atreverse a hacerlo.

En Perú, según datos de la Cámara Peruana de Comercio Electrónico (CAPECE), el ecommerce podría crecer el 200% impulsando varias actividades económicas este 2020, como consecuencia directa del confinamiento creado por el Covid-19. Sin embargo, no es sorpresa para la región ya que al cierre de 2019 esta nueva forma de comercio ascendió entre un 30-45% en comparación a los últimos períodos.

Sin embargo, aún quedan muchas dudas en el colectivo sobre la definición y la importancia de los CPE dentro de las empresas, en especial cuando a procedimientos se refiere.

Comencemos entonces por el principio de este ABC de los CPE: la definición. Para la Superintendencia Intendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT) denomina Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) a todos aquellos documentos que demuestren la entrega de bienes, en uso, o la prestación de servicios, tal y como refiere la Resolución 312, con fecha de 2018.

En palabras simples, son aquellos documentos que entregan los vendedores o prestadores a una persona que les ha pagado por un producto o un servicio.

Es importante precisar que existen varios tipos de CPE, los cuales se clasificarán dependiendo del tipo de comercialización, de la prestación del servicio que se realice o al sector que se destine.

Además, deben cumplir varios procedimientos y poseer ciertas para que puedan ser validados ante la SUNAT.

La realidad es que estamos frente a la digitalización de la sociedad, en una forma acelerada y por mucho precipitada pero necesaria, tal y como refiere Pedro Domingos, profesor e investigador en Ciencias de Computación en la Universidad de Washington, en una entrevista a la Revista Visión. “(…) Si hay algo que esta pandemia vino a probar, es que la tecnología y lo digital son herramientas indispensables para atenuar los riesgos inherentes a una situación de calamidad”.

¿Cuántos tipos de CPE existen?

  1. Factura: comprobante emitido por la prestación de un servicio o la venta de bienes.
  2. Boleta de Venta: comprobante de pago destinado a los consumidores finales.
  3. Nota de Débito: comprobante utilizado para recuperar costos o gastos generados por el vendedor.
  4. Nota de Crédito: documento digital que acredita descuentos, anulaciones, devoluciones y bonificaciones.
  5. Recibo Electrónico de Servicios Públicos: comprobante que genera la SUNAT por el pago de servicios públicos, entiéndase, luz, teléfono o agua.
  6. Recibo por Honorarios: documento que emiten las personas naturales que prestan servicios de manera independiente.
  7. Comprobante de Percepción: documento digital emitido por el Agente de Percepción para justificar el cobro total o parcial a un cliente o importador.
  8. Comprobante de Retención: comprobante generado por el Agente de Retención cuando proveedores abonan pagos de forma total o parcial.
  9. Liquidación de compra: comprobante emitido por la compra de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal y desperdicios derivados.
  10. Guía de Remisión: es un documento relacionado con los comprobantes de pago, emitido por el usuario Remitente o Transportista, para sustentar el transporte o traslado de bienes.
  11. Guía de Remisión de Bienes Fiscales: documento relacionado con los comprobantes de pago, emitido por el remitente o el transportista, que contiene un mecanismo de seguridad, para sustentar el transporte o traslado de bienes fiscalizados.

Quieres saber más sobre transparencia financiera, lee el artículo: Factura Electrónica en Perú. Todo lo que tu empresa necesita saber

Sin embargo, las empresas solo tienen puntos a ganar con la aceleración de la transformación digital a las que son obligadas, proporcionando a sus clientes experiencias y soluciones de comercio electrónico.

Es precisamente esa la opinión del CEO de Azul una startup que nació en el contexto de la pandemia, según recoge un artículo en el portal Wattson: “De aquí en adelante, creo que todos los servicio, los que existen y están por surgir, se transformarán profundamente y presentarán soluciones tecnológicas que privilegian la rapidez, el fácil acceso y la política cero-contacto, sin tener la intervención humana o un espacio físico para los negocios”.

Características físicas de un CPE

Los Comprobantes de Pago Electrónicos deben tener, al menos, los siguientes elementos, tal y como lo contempla las normativas establecidas por la Super Intendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria:

  • Nombre y razón social del vendedor
  • RUC del vendedor
  • Identificación alfanumérica consecutiva
  • Nombre y apellido o razón social y RUC del cliente
  • Descripción específica o genérica del producto o servicio adquirido
  • El monto total del producto o servicio
  • Discriminación del IGV

¿Para qué sirven los CPE? Funcionalidades y beneficios

No es novedad que, con el poder creciente conferido por la tecnología a los clientes, los consumidores se sienten más poderosos que nunca. Y aunque sea prematuro afirmar con toda certeza, ya hay “apuestas” para la respuesta a “¿Cómo será el consumidor post-Covid?”. La adaptación a las nuevas necesidades es clave para sobrellevar de forma positiva la situación.

Si se trata en términos de gestión, los comprobantes de pago son tema clave de cualquier compañía, se está básicamente hablando de facturación y transparencia financiera.

Y es que son la única prueba que acredita y certifica la realización de una operación comercial, los montos de esta operación y los impuestos retenidos que se derivan de la comercialización.

En cuanto a hacerlo de forma electrónica o no, en principio dependía de la disposición empresarial, no obstante, la tendencia al plano digital se incrementó en 2014 cuando la SUNAT dictó para parte de los contribuyentes la obligatoriedad de emitir dichos documentos de forma electrónica.

Con el tiempo, se han ido incluyendo más empresas a la lista de emisores electrónicos obligatorios y se estima que para el 1 de enero del 2021- como plan de contingencia ante el Estado de Emergencia provocado por el Covid-19-, se incorporen a esta lista los contribuyentes con ingresos mayores a 75 Unidades Impositivas Tributarias (UIT), junto con las empresas que registren anualmente entre 23 y 75 UIT y aquellas empresas que ingresen menos de 23 UIT y emitan boletas de venta electrónicas.

Si nos vamos a las cifras concretas, en el Perú, se habla de que el uso de CPE representa un ahorro de casi 70% frente a los gastos de impresión, emisión, envío y archivo de los comprobantes impresos.

Esto impacta de forma directa en la mejora de la productividad y la gestión de los negocios, al ser documentos seguros y con validez legal, que agilizan la toma de decisiones por su disponibilidad y facilidad para generar estadística en línea, y por integrar la información con otras aplicaciones.

Lo que se traduce en más tiempo, más dinero para invertir en otras áreas y mayor control financiero, ya que las cuentas no se llevan a la antigua; con papel y lápiz.

De esta realidad están al tanto los peruanos. Según el Área de Tecnologías de la Información y Comercio Electrónico de la Cámara de Comercio de Lima (CCL) el e-Commerce creció en el mes de mayo 240% con respecto al mes de abril de este 2020.

Mientras que las proyecciones prevén un crecimiento en las ventas online entre 50% y 80% en junio, con respecto al mes de mayo. Cifras que representan una migración significativa del comportamiento de compra de los usuarios hacia las plataformas digitales y como resultado crea la necesidad de hacer este tipo de transacciones de una forma mucho más sencilla, por arte de las compañías.

 

Quieres saber cómo el comercio online, lee el artículo: e-Commerce, nuevas oportunidades, nuevos mercados

Cómo sacar ventaja de los CPE: beneficios de contar con un software de gestión

Si discriminamos los beneficios de los CPE, más si se emiten a través de un software de gestión, podemos referirnos a ventajas en disponibilidad, movilidad y tiempo sobre los competidores.  Lo que anticipa el carácter de urgencia de contar con un software de gestión que contribuya en esta labor y conecte con otras áreas de la compañía.

  • Es un medio seguro para emitir documentos digitales con respaldo legal.
  • Es posible conectarse con el sistema de emisión a través de diferentes canales.
  • La plataforma puede integrarse con otras áreas de la compañía o entidades del Estado.
  • El sistema está operativo las 24 horas del día.
  • Es accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • La información sobre facturación y pedidos y pagos a proveedores se registra a tiempo real.
  • La emisión, validación y envío de los CPE se hace de manera digital y automática.

Quieres saber cómo optimizar la gestión de su empresa, lee el artículo: ¿Cómo elegir el software de gestión ideal para su empresa?

A ciencia cierta: ¿Cómo funciona el sistema?

La facturación electrónica ha traído numerosas ventajas para las empresas peruanas desde su implementación. Una de las principales, está relacionada con la rapidez y por ende al cumplimiento de los plazos estipulados por la SUNAT. De acuerdo con el organismo recaudador, en el 2019 fueron emitidas más de 363 millones de facturas electrónicas, lo que representa un incremento de más de 36% con relación al año anterior.

Pero pocos logran entender a ciencia cierta cómo funciona el procedimiento en términos reales, veamos:

Paso 1:  Se emite la factura o las notas, en los sistemas del contribuyente de acuerdo con formato electrónico establecido por la SUNAT.

Paso 2: El emisor envía y/o entrega la factura electrónica a sus clientes (receptores) en formato electrónico a través de una página web, correo electrónico, servicio web, entre otros. El medio de entrega lo define el emisor.

 

Paso 3: Si la empresa forma parte de los Principales Contribuyentes – todas aquellas compañías que en 2017 tuvieron un ingreso neto anual mayor a las 300 UIT- deberá utilizar el sistema de Operadores de Servicios Electrónicos (OSE), para generar y validar los CPE, como parte de un requisito adicional de certificación.

 

Paso 4:  Se debe enviar un ejemplar a la SUNAT en la fecha de emisión consignada en la factura electrónica o en la nota electrónica vinculada a la factura electrónica. El emisor tiene un plazo máximo de 7 días calendario contados a partir del día siguiente de la emisión para hacer el envío.

 

Paso 5:  La SUNAT valida la información enviada y como resultado de ello, por el mismo medio en el que el emisor envió el comprobante de pago electrónico, envía una Constancia de Recepción – CDR, la cual puede tener los siguientes estados:

 

  • Aceptada:Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria.
  • Aceptada con observación:Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y, por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados.
  • Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir una nueva factura electrónica corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.

 

Adicionalmente, el emisor debe poner a disposición de sus clientes una opción de consulta de los comprobantes emitidos – entiéndase facturas, boletas de venta y notas de crédito o débito – respetando los mecanismos de seguridad que permita resguardar la confidencialidad de la información y donde solo el cliente pueda acceder.