Errores que puedes evitar al automatizar el procesamiento de las Planillas en tu empresa

Si pensamos que del tratamiento de las Planillas en las empresas depende en 80 % el buen clima laboral, cualquier esfuerzo que se haga para optimizar estos procesos será beneficioso tanto para las organizaciones como para los trabajadores. El área de Recursos Humanos tiene un doble compromiso con miras a la transformación digital de la empresa. En primer lugar,  reclutar y capacitar al personal para hacerlo más competitivo teniendo en cuenta las demandas del mercado y, adicionalmente, garantizar la automatización de las tareas que le son inherentes relacionadas con las boletas de pago.

 

La transformación digital llegó para quedarse en el departamento de Recursos Humanos al modificar positivamente los flujos de trabajo de sus integrantes. Los resultados no solo son fácilmente apreciables sino que tienen repercusiones directas en la productividad y efectividad. Adicionalmente, la imagen percibida por los trabajadores resulta satisfactoria e inspiradora. La empresa es vista como comprometida con las necesidades de los colaboradores. Ciertamente ganan los colaboradores, pero también gana la organización a través de la consolidación de una estrategia de Employer Branding gracias a la cual los colaboradores califican a la empresa como un buen lugar para trabajar.

Precisamente, alcanzar una mayor productividad no es una preocupación ajena para quienes tienen en sus manos el procesamiento de las boletas de pago de los trabajadores. Para garantizar agilidad en el pago de las remuneraciones es necesario  contar con herramientas de gestión que permitan automatizar tareas rutinarias con la rigurosidad necesaria y dentro de los plazos. En pocas palabras, que a cada trabajador se le pague lo que le corresponde, en el momento adecuado sin que esto represente un esfuerzo adicional para los responsables.

 

Buenas prácticas en el procesamiento de boletas de pago a través de herramientas de gestión

#1 Simplificación de los procesos y minimización de errores

Los errores en el procesamiento de las Planillas son más comunes de lo que parece y esto es un dolor de cabeza para las empresas. Pagos incorrectos, inconsistencia en las fechas, deducciones no sustentadas son algunos de los principales reclamos por parte de los colaboradores. Adicionalmente, el tratamiento incorrecto de las Planillas también trae consigo problemas para las empresas relacionados con los impuestos.

Para el año 2014, el Departamento del Tesoro estimó que en Estados Unidos se pagaron cerca de 4.5 billones de dólares debido a multas por errores en las declaraciones de impuestos vinculados con problemas con las Planillas.

Todo lo relacionado con la solicitud y pago de vacaciones, horas extras, ausencias, así como otras remuneraciones establecidas para los trabajadores del régimen de actividad privada como Gratificación por Navidad, Gratificación por Fiestas Patrias, Compensación por Tiempo de servicios (CTS) puede resultar una práctica compleja si pensamos en la cantidad de variables que involucran y las diferencias que pueden existir entre diversos trabajadores, con fechas de ingreso diferentes, por ejemplo.

Existen sanciones o multas contempladas en la ley conforme al D.S. 015-2017-TR para aquellas empresas que incurran en estas infracciones tipificadas como graves:

  • Fiestas PatriasPequeñas empresas:  pueden ser sancionadas con multas que van desde los 1.867 hasta los 18.675 soles.
    Medianas y grandes empresas: las multasplicar varían  entre los 5,602 hasta los 93,375 soles.
  • Compensación por Tiempo de servicios (CTS)Microempresas: sanciones mínimas de 186,75 soles  y máximas de 1.867,50 soles.
    Pequeñas empresas: multas entre 373,50 y 18.675 soles.
    Mediana y grande empresa: 954.50 soles es la multa mínima y la máxima 93.375 soles.

Los montos cambian en función del sector al que pertenece la empresa y el número de trabajadores. Cualquier infracción que se cometa en este sentido puede comprometer seriamente el futuro de la empresa por lo que debe garantizarse que la herramienta que se utilice sea lo suficientemente rigurosa para garantizar que los depósitos sean realizados de forma correcta y en el tiempo establecido por la ley.

 

#2 Colaboradores focalizados en tareas que aporten más valor

La significativa reducción de la cantidad de horas invertidas por las organizaciones al  abandonar el paradigma del procesamiento manual de las planillas es otro poderoso argumento en favor de la automatización.

De acuerdo al Instituto Global de Gestión de Planillas (Global Payroll Management Institute), atrás quedó el concepto apocalíptico que consideraba que la automatización acabaría con los puestos de trabajo, se trata de hacerlos mucho más realistas y adaptados a las nuevas tendencias. «La automatización y simplificación de algunos de estos procesos libera el tiempo de un empleado, proporcionando el espacio necesario para resolver problemas de manera efectiva y abordar tareas complejas. Libres de procesos mundanos e intensivos en el tiempo, muchas empresas están comenzando a tratar a sus departamentos de Recursos Humanos como centros de beneficio.»

En la medida en que las áreas que procesan las boletas de pago empleen su tiempo en tareas que generen más valor, surgirán muchas más iniciativas estratégicas y menos operativas.

 

#3 Información y pagos centralizados en una misma herramienta

Los distintos workflows asociados al procesamiento de las Planillas, pueden ser gestionados y compartidos por varios usuarios de forma que la necesaria aprobación por la que tienen que pasar los pagos y remuneraciones, no implique un esfuerzo periódico para quienes tienen que realizar estas funciones.

Adicionalmente, en muchas ocasiones los responsables tienen que  estar atados a sus respectivas oficinas durante las fechas de procesamiento de las boletas de pago para garantizar que cada uno de los colaboradores pueda tener su dinero disponible. Sin embargo, esta es una práctica contraria a los principios de las sociedades digitales que requieren trabajar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

El camino se dirige hacia la propia autogestión de los colaboradores o  self-service con lo que también se reduce enormemente la carga administrativa de trabajo.

Como en todo proceso de transformación digital es importante que la empresa defina primero sus prioridades, brinde la debida capacitación a su personal y comunique a todos los colaboradores cualquier cambio que pueda generarse.

 

Las principales razones para implementar herramientas de gestión de Planillas en la gestión moderna apuntan hacia el mejor clima laboral, eficiencia, productividad y minimización de errores, sin dejar a un lado la posibilidad de hacer la gestión global de forma remota, tomar decisiones y efectuar proyecciones a corto y largo plazo.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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