Facturación electrónica: cómo aprovechar sus beneficios en mi empresa

El uso de la facturación electrónica se ha tornado de obligatorio cumplimiento en varias legislaciones mundiales. El argumento que ha llevado a muchos países a adoptar este mecanismo se basa principalmente en la reducción de la evasión fiscal. Más allá de la rigurosidad de los controles sobre las empresas, la facturación electrónica representa nuevas oportunidades para las organizaciones de crear mejores relaciones con los contribuyentes e incluso con el Estado.

 

Las normativas legales terminan por ser un catalizador de los procesos de migración de las empresas a facturación electrónica ya que muchos países han adoptado medidas para aplicar por fases la  obligatoriedad de estos formatos digitales.

 

Modelo de facturación electrónica en Perú

Actualmente en Perú son emitidas diariamente casi 600.000 facturas electrónicas. Perú ha avanzado de forma exponencial en cuanto a la facturación electrónica tras la publicación de la Resolución de Superintendencia N° 097-2012 que creó el Sistema de Emisión Electrónica desarrollado desde los Sistemas del Contribuyente que funcionó a través de varias etapas.

Algunos datos relevantes:

  • La facturación electrónica en Perú es de carácter voluntario desde el año 2010. Comenzó a aplicarse obligatoriamente desde el año 2014 solo en algunos sectores.
  • Hasta diciembre de 2017, la facturación electrónica era obligatoria para grandes empresas.
  • Para el último semestre del 2018 la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT) incluirá 102 mil contribuyentes, cifra que ubicará la cantidad de operaciones gravadas bajo esta modalidad en 62 %.
  • Las estimaciones del organismo recaudador son aún más ambiciosas y establecen que, en tan solo dos años, la totalidad de las empresas en Perú trabaje únicamente con facturación electrónica lo que representa un importante avance.
  • A partir de marzo de 2019, los grandes contribuyentes tendrán que contratar los Operadores de Servicios Electrónicos (OSE) que  serán los responsables de enviar a la SUNAT las facturas electrónicas para su respectiva evaluación. Esto incluye a más de 60.000 empresas con ingresos mayores o iguales a 150 UIT percibidos entre el 2016 y el 2017.

 

Beneficios que trae la facturación electrónica para tu empresa

Dar pasos hacia la digitalización debe ser prioritario para las empresas que pretendan agilizar sus procesos internos e incrementar la productividad. La obligatoriedad de la facturación electrónica puede ser vista como una oportunidad para ser más competitivos.

 

  • Disminución del tiempo y costos directos o asociados

Cuando hablamos de facturación electrónica el primer costo que aparece asociado es el papel, no sólo como soporte sino vinculado al proceso que involucra tanto el envío como su posterior almacenamiento. El ahorro de recursos puede ser de 85 % al comparar la factura tradicional con la electrónica.

Los procesos que son manuales se reducen y con ellos la cantidad de personal involucrado en el flujo de trabajo. De igual forma, el tiempo tanto de entrega como de emisión también es favorecido, así como la seguridad de toda la documentación al evitar la evasión fiscal y la falsificación.

Esa antigua escena que muestra oficinas repletas de papeles en los cuales se encuentran sumergidos todos los involucrados en el área administrativa debe abrir paso a nuevos métodos de trabajo en formatos digitales, compartidos por todos,  incluso de forma remota.  La SUNAT estima que se ha registrado un ahorro del 60 % de los costos en la impresión y distribución de papel en las empresas.

Con pretensiones un poco más altruistas, los más comprometidos con el medio ambiente también señalan como necesario optimizar el uso del papel en favor de preservar la vida de los árboles y contribuir con la calidad de vida.

 

  • Establecimiento de un lenguaje común entre las empresas

Las diferencias existentes entre las empresas asociadas a su naturaleza pueden ser minimizadas al emplear un mecanismo que logre unificar los criterios en las operaciones y transacciones como la factura electrónica.

Por otra parte, todas las empresas pueden utilizar la facturación electrónica. Las pequeñas y medianas ven en la facturación electrónica la oportunidad de acelerar sus procesos y hacerse más competitivas en un sector en el que cada segundo y centavo cuenta.

 

  • Mayor control de procesos y transparencia

A través de la facturación electrónica muchos de los procesos podrán ser más detallados en cuanto a pagos, cobros, ventas. Adicionalmente, la imagen que se obtiene es de transparencia y rigurosidad.

Esta percepción también es fácilmente apreciable por bancos y otras instituciones financieras, situación que genera nuevas oportunidades de crecimiento y liquidez.

 

  • Mejor relación con el cliente

Todos los esfuerzos por ser una empresa transparente  también son proyectados al cliente final quien puede estar al tanto de toda la facturación que le atañe.

El tiempo que logre economizarse puede ser invertido en acciones directas y específicas relacionadas con atención al cliente y fidelización.

 

  • Información valiosa para la toma de decisiones

La información es poder y quien la tenga en el momento adecuado también será capaz de emplearla para tomar decisiones y ejecutar acciones.

Muchas veces los gestores se ven condicionados al no poder apreciar el proceso en su totalidad y hacer las respectivas proyecciones de recursos y utilidades. Invertir tiempo adicional en la búsqueda de los datos es cosa del pasado ya que con la facturación electrónica es factible conocer en qué punto se encuentra la empresa y hacia dónde se dirige.

 

 

Mejores prácticas para la aplicación de la facturación electrónica

Como en toda transformación, será mucho más fácil introducir los cambios por fases sin olvidar que es fundamental que todas las partes estén al tanto.

 

  • Involucra a todas las áreas de la empresa

Cuando hablamos de un proceso por etapas también es fundamental ser realistas en cuanto a la estimación de los tiempos que debe contemplar la adaptación y formación de todo el personal. En ocasiones es mejor comenzar un poco más tarde, pero con la certeza de que todos conocen con exactitud los nuevos procedimientos.

Es recomendable designar a un responsable que se encargue de dirigir el proyecto y apreciar todo el circuito de trabajo. Otras personas pueden estar incluidas provenientes del área de operaciones y tecnología.

 

  • Evalúa los procesos internos

Para hacernos más productivos en la facturación electrónica es necesario identificar las áreas clave que tendrán alteraciones para evitar tener sorpresas una vez que se modificó el flujo de trabajo. Se trata de un cambio estratégico que tendrá implicaciones indirectas.

Al hacer una evaluación robusta también será posible detectar cuáles son las situaciones frecuentes que requieren ser abordadas en esta nueva etapa.

La facturación electrónica abrirá paso, sin duda, a la transformación digital de la empresa ya que todas las áreas trabajarán con los mismos recursos.

 

  • Documéntate en torno a las obligaciones legales

Cada país es una realidad diferente y es necesario monitorear constantemente las nuevas legislaciones así como las actualizaciones de las normativas.

Adelántate a todas las medidas y establece planes concretos a seguir en caso de que la Autoridad Tributaria apruebe nuevas providencias. En la mayoría de los casos siempre hay un periodo de adaptación para garantizar el cumplimiento.

 

  • Establece tiempos específicos para pruebas

Antes de comenzar formalmente con la facturación electrónica es necesario pasar por un periodo de pruebas que minimizará los errores.

El salir “en vivo” con la plataforma requiere que todos los detalles estén contemplados, esto incluye  emisión y recepción de facturas, así como retroalimentación por parte de clientes y proveedores que deben estar al tanto de todo el proceso.

 

  • Elige un software que te haga la vida más fácil

En primer lugar, es necesario evaluar cuáles son los requisitos de negocio para así determinar el tipo de software necesario.

Los softwares son capaces de procesar las facturas electrónicas, cumpliendo con las condiciones necesarias de estos documentos que incluyen la firma electrónica, la información del destinatario, así como otras características solicitadas por cada ente recaudador.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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