¿Qué pasará con mi empresa si no soy parte de la transformación digital?

¿Se ha detenido a pensar qué está haciendo en este momento su empresa por ser parte de la transformación digital? Un planteamiento retador, puesto que de forma implícita y hasta con cierto aire de imposición asume como necesario que todas las empresas sean parte del cambio, de la evolución digital; una ola a la que todas las organizaciones deben subirse, pero, de forma paradójica, algunas  no logran distinguirla antes de que llegue.

La pregunta inicial  también determina como imperativo que las empresas establezcan un diálogo interno para determinar por dónde comenzar, qué hacer y, más importante, por qué hacerlo. El papel que ocupan los colaboradores internos de las empresas es trascendental llegando incluso a requerir un compromiso compartido entre todos.

Lo primero que debe pensar es en la rentabilidad que puede alcanzar de forma progresiva en distintas áreas, sin dejar de lado la simplificación y la productividad de los empleados por mencionar solo algunas bondades. Todo esto se traduce en una palabra, modernización.

 

Nuestro mayor obstáculo es el gestor antiguo, ese gestor que mantiene a su empresa presa al pasado, que acostumbra a decir: equipo que gana, no se mueve. Muchas veces, no sabe que ya está perdiendo. No sabe que el mundo evolucionó a su alrededor, que los clientes quieren otra cosa, los  propios colaboradores quieren otra cosa. Es un  gestor que acostumbra a decir una frase:  si siempre lo hemos hecho así, para qué debemos cambiar.
Cada negocio es un negocio de software. El software permite darle una identidad propia, permite diferenciarlo de la competencia. Esta actitud es la que en conjunto tenemos que convertir. Vamos a trabajar para convertir, transformar a todos los gestores, en gestores modernos. El gestor moderno hace toda la diferencia.
Ricardo Parreira, CEO PHC Software
Participación en evento Open Mind Portugal, 2018

Hacia dónde apunta la digitalización de las empresas en América Latina

Las micro y pequeñas empresas han sido siempre una constante en América Latina y el Caribe. Así lo recoge la Unesco en su informe titulado «Una pespectiva regional hacia 2030». La organización  internacional registró para el año 2016 «once millones de unidades económicas que contaban con al menos un trabajador además del empleador, una vasta mayoría de las cuales son MYPE, alrededor de 10 millones, y solo un millón son empresas medianas y grandes».

La mayor cantidad de puestos de trabajo proviene de este sector. En  consecuencia, la transformación digital y la modernización no es una posibilidad sino una obligación que las hará más sólidas, estables y  competitivas tanto dentro como fuera de sus fronteras.

 

Una fórmula que ha dado buenos resultados

Es un error pensar que empresas pequeñas puedan sobrevivir con procesos manuales a todas las exigencias relacionadas con legislaciones, normativas, competitividad. Precisamente, sin importar el tamaño o naturaleza de la empresa, todas pueden emplear softwares para agilizar sus procesos y cumplir con los tiempos estimados de acuerdo a su propio negocio.

Se trata de dejar atrás el viejo paradigma de que la tecnología puede alterar la estabilidad laboral. La experiencia mundial habla por sí sola en términos de incremento de puestos de empleo y reducción de la pobreza cuando se incluye la digitalización en los procesos internos. Los entornos en las empresas se enriquecen, se hacen más flexibles y se consolida una cultura del trabajo orientada hacia la innovación. El resultado no solo beneficia a la organización sino a los  empleados.

  • En América, se hacen más evidentes las ventajas de las pequeñas y medianas empresas para insertarse a la economía de transformación digital por su capacidad de adaptarse de forma flexible a las modificaciones, así lo corrobora la Secretaría Permanente del Sistema Económico Latinoamericano del Caribe en su informe sobre perspectivas de las PYMES. En Perú, existen diversos planes para incentivar la transformación digital en este sector con el objetivo de abrir nuevos mercados en un momento en que es necesario apostar a la tecnología.
  • En otros contextos como el español, la digitalización de documentos y la optimización de los recursos se tornó la tabla de salvación para muchas empresas en momentos de poca holgura económica y en los que era preciso aplicar mucho más que creatividad para continuar en el mapa empresarial.
  • Las regulaciones legales también se convierten en oportunidades para las empresas para poner orden a sus procesos, conozcan los datos que poseen de sus clientes y eliminen aquello que es innecesario.. Ejemplo de esto, el continente europeo que implementa en mayo del 2018 el nuevo Reglamento General de Protección de Datos que obliga a las empresas a adoptar medidas para el tratamiento de los datos personales de todos los usuarios, una tarea impensable para aquellas que no cuenten con softwares adaptados para cumplir con todos los requerimientos que entrarán en vigencia el 25 de mayo. De hecho, los datos reportados por la empresa KPMG en su reciente estudio publicado en abril de este año, indican que solo el 54 % de las empresas globales considera estar preparada para afrontar en su totalidad el RGPD. ¿Cuánto de esto podría solucionarse si implementaran software en sus procesos vinculados con datos personales? La respuesta es, sin duda alguna, mucho.

El mundo entero ha avanzado en esta dirección y la inversión en Tecnología de Información para las próximas décadas así lo confirma.

En su informe sobre los Objetivos de Desarrollo Sostenible establecidos para alcanzar la transformación mundial para los próximos quince años, la Organización de Naciones Unidas señala como necesaria la innovación y el cambio tecnológico.
No por azar, ha promovido en la última década numerosas  iniciativas de cara al desarrollo de tecnologías que permitan a los países de varias regiones del mundo, definir un camino claro para la modernización y digitalización. Se trata de un trayecto largo, que es preciso iniciar cuanto antes.
Objetivos de Desarrollo Sostenible, ONU, 2016

Mea culpa… por qué digitalizar los procesos y avanzar hacia la modernización

Si la empresa va a actuar que sea a conciencia de lo que requiere modificar. Una buena forma consiste en saber qué debemos alterar aunque funcione en la actualidad, para que a futuro sea más productivo y hasta más competitivo no sólo en el entorno local, sino en mercados externos.

Cumplir con las normas fiscales, contables y legales, puede ser una labor titánica para algunas empresas que no han determinado que existe ya un camino andado, con opciones que se adaptan a cada una de las necesidades y demandas del mercado.

De hecho, de acuerdo al  Índice de Complejidad financiera publicado por TMF Group este año,  diez países de América Latina, entre ellos Brasil, Argentina, Bolivia, Colombia y México figuran en la lista de jurisdicciones con mayor complejidad contable y tributaria. En gran parte, esto podría obedecer a los procesos de digitalización en los que han incurrido y, que ocasionan un impacto a corto plazo en temas relacionados con contabilidad, impuestos, seguridad social y obligaciones laborales.

Índice de Complejidad Financiera Grupo TMF
Jurisdicciones más complejas en América
El Índice de Complejidad Financiera del Grupo TMF analiza las naciones del mundo por la complejidad del cumplimiento financiero, lo que significa la facilidad con la que las empresas pueden lidiar con los impuestos, cumplir con los requisitos de informes, mantener las cuentas de la compañía y ocuparse de las transacciones transfronterizas.
Grupo TMF, 2017

Beneficios de la transformación digital en las empresas

  • Las empresas pueden mejorar el tiempo empleado  en  sus  procesos diarios en 40 %, en especial en áreas relacionadas con administración y logística. La automatización de las tareas administrativas genera mayor productividad.
  • Trabajar en cualquier momento y lugar. Las empresas necesitan tener a su alcance  información vital para su desempeño sin limitaciones y requieren, en consecuencia, de un software que esté disponible en cualquier tipo de dispositivo o plataforma, bien sea un ordenador, teléfono inteligente o tablet.
  • Tan importante como la adopción de un software de gestión es basar en él la toma de decisiones fundamentales para la empresa, ya que de lo contrario de nada sirve transitar por un proceso de transformación digital. Los análisis son detallados y adaptados a la realidad.
  • La integración entre los departamentos de la misma empresa se incrementa y todos comienzan a hablar “un mismo lenguaje”, que no es otra cosa que la estandarización de todas las áreas.
  • La experiencia con los clientes y proveedores también resulta beneficiada ampliamente, minimizando el tiempo de respuesta; adicionalmente, pueden avocarse a otros tópicos al estar solventado todo aquello que está relacionado con las alteraciones legales, procesos contables, administrativos.
  • En términos de seguridad, se discrimina el acceso y uso de la información que es vital para la empresa, de forma que no sea accesible a terceros no autorizados.

La recomendación apunta siempre hacia softwares que se adapten a las necesidades de cada empresa y no que terminen siendo una camisa de fuerza que haga engorrosos los procesos. Si lo que pretende es caminar hacia la modernización, piense siempre en que estas herramientas serán siempre sus mejores aliados.

Estamos en un momento en el que tener la capacidad de ser flexible es imprescindible. Los clientes exigen poder decidir cómo quieren trabajar, ya sea con soluciones on premise, web o en la nube. El software de gestión debe adaptarse a sus necesidades particulares, al modelo de negocio y a la forma de trabajar.
João Sampaio, Director Unidad de Negocio Internacional PHC Software
Entrevista publicación DealerWorld

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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