¿Regresaste de vacaciones? La primera reunión es con tus dashboards

Después de una pausa por vacaciones es momento de volver al día a día en tu negocio con las energías recargadas. Aunque hayas estado conectado (accesible para las emergencias) durante las vacaciones, volver a ocupar la silla en la oficina significa invertir largas horas para enterarte de lo que pasó en tu ausencia. ¿No tienes tiempo que perder?. En este caso, reúnete primero con tus dashboards y obtén, en un instante, el punto de situación esencial para tu empresa.

En la era de la Transformación Digital la rapidez tiene que ser un dato adquirido. Es necesario anticipar y responder cada movimiento del mercado, el mismo que se mueve a una velocidad vertiginosa y no se detiene con el botón de pausa del gestor para unas vacaciones necesarias. En tu ausencia, se acumulan datos y nuevas informaciones que requieren de tu atención urgente luego que retornas a la oficina, en especial cuando el último trimestre (crítico para concretar los objetivos anuales) está por comenzar. Por todo esto, es crucial ser ágil para familiarizarse con el punto de situación del negocio y de acontecimientos que ocurrieron en tu ausencia para agilizar la toma de decisiones.

 

Dashboards: ¿por qué son indispensables?

Los dashboards de negocio son una herramienta visual esencial para la gestión de tu empresa. A través de una serie de gráficos de fácil comprensión, los datos relevantes se encuentran concentrados en un único panel.  Bien sea métricas, KPI (Key Performance Indicators) u otras clave del negocio, todo está al alcance de una lectura inmediata.

La relevancia de los dashboards para la gestión es de tal magnitud que el año 2018 fueron considerados como una de las herramientas estratégicas más importantes para business intelligence (BI). La conclusión proviene de un informe de Dresner Advisory, empresa especialista en estudios de mercado en el área de BI.

La forma intuitiva como los datos son presentados es una de las grandes ventajas de esta herramienta de gestión, así como la posibilidad de juntar diversos indicadores en un mismo panel. Simple, rápido, relevante y accesible a partir de cualquier dispositivo.

Por permitir esta visión inmediata, los dashboards son un aliado importante para que logres responder a las exigencias luego de las vacaciones, por tres razones:

 

  1. Mayor rapidez en la obtención de información: con esta perspectiva intuitiva, simple e inmediata, ahorrarás tiempo valioso en el análisis de primer nivel al desempeño de tu empresa.

 

  1. Acceso a un overview robusto: los dashboards son un aliado poderoso en la toma de decisiones fundamentada una vez que esta herramienta visual se basa en métricas rigurosas tanto de indicadores generales de negocio como de áreas específicas.

 

  1. Filtrado automático de la información esencial: la gestión de una empresa implica acceder, analizar y sacar conclusiones de grupos de datos, desde la información financiera hasta indicadores operacionales de ventas, clientes, tesorería y compras, por ejemplo. Con un dashboard, esta tarea es simplificada. La información de la empresa será procesada y filtrada esencialmente para la toma de decisiones.

 

¿Qué decisiones requieres tomar en tu empresa?

La utilidad de esta herramienta visual no se agota. El panel de dashboards debe ser una compañía constante del gestor a lo largo del año, como una puerta de entrada a los analytics de tu empresa. Cuando es elaborado de forma eficaz (con los indicadores apropiados para la toma de decisiones), mirar para el panel de gráficos te permite consultar KPI claros que orientan decisiones fundamentales, pero que también concede libertad de aplicar un conjunto de filtros y combinaciones de indicadores para explorar nuevas posibilidades.

Los dashboards son indispensables si la información presentada es exactamente lo que requieres para tener una overview de tu negocio y no datos genéricos o abstractos que no tienen relevancia para la actividad de tu empresa. Para que sean relevantes luego de las vacaciones (en cualquier momento del año), tus dashboards deben ser construidos con una pregunta en mente: ¿qué decisiones requieres tomar en tu empresa?.

A partir de esta respuesta, los indicadores deben reflejar la realidad de tu empresa y sus necesidades. La idea es que no definas métricas «porque sí» sino indicadores que puedan transmitir el desempeño de la empresa (no solo los resultados) que tienen sentido para el roadmap trazado y que puedan servir de base para anticipar, dirigir y adaptar tu organización.

Para disminuir el tiempo invertido para «alimentar» los dashboards con datos -reduciendo también el potencial de errores- el panel de indicadores debe estar integrado directamente con tu software de gestión. De esta forma, garantizas que la información de los dashboards está siempre actualizada.

 

Agenda para el regreso de vacaciones

Después de las vacaciones, retorna a la oficina con energías recargadas. Coloca una primera reunión del día con tus dashboards y dedica tiempo exclusivo para leer todos los gráficos con atención, tomando el pulso de su empresa. A partir de ahí, profundizarás el nivel de detalle: navega por indicadores más detallados en áreas críticas que necesitan tu atención urgente, efectúa análisis avanzados y conversa con los responsables de cada área de negocio. Con el apoyo de las métricas, estas reuniones con tus colaboradores serán más eficaces y enfocadas en puntos específicos.

No te olvides, que de poco sirven los dashboards, métricas y analytics si no hay consecuencias. Tu negocio no evoluciona solo por tener dashboards bien definidos. Es necesario mirar los gráficos, sacar conclusiones, analizar los detalles, anticipar y dirigir en función de los datos. Usa estas herramientas de gestión para tomar decisiones fundamentales para el último trimestre del año y para el nuevo ciclo anual que se avecina. El año 2019 ya está ahí.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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