Cómo preparar tu empresa para las vacaciones: 4 imprescindibles que debes saber

Preparar tu empresa para las vacaciones y garantizar que continúe funcionando aun cuando estás fuera – por ejemplo durante las Fiestas Patrias en el mes de julio-  de seguro es una máxima que tienes en mente. Sin embargo, que los gerentes y administradores puedan desconectar  en esta época del año dependerá de su capacidad de dejar todo en orden, para que  precisamente no se note su ausencia. Esa es la clave, que todos los procesos fluyan con normalidad aunque una o más personas estén disfrutando de un descanso. ¿Cómo lograrlo? Si se tienen las herramientas de gestión correctas que permitan organizar, controlar y monitorear todas las tareas, solo tendrás que preocuparte por no olvidar tu bronceador en casa.

 

¿Realmente necesitamos vacaciones?

Las vacaciones por Fiestas Patrias son una de las épocas más esperadas del año porque para muchos es sinónimo de descanso, relajación y recarga de energía. Sí, precisamente el agotamiento laboral es un tema calificado por la  Organización de la Salud (OMS) como un fenómeno ocupacional que requiere ser «gestionado con éxito» para evitar que surjan otras situaciones más críticas que mermen la productividad y creen cuadros de estrés severos que también se traduzcan en un menor compromiso con la empresa.

Una de las principales recomendaciones es tomar un tiempo para compartir con la familia y amigos y hacer un balance de las acciones tanto positivas como negativas. Sin embargo, mientras más responsabilidades se tengan, puede que la decisión de aprovechar los feriados se postergue  con más frecuencia.

Las consecuencias de contar con jefes agotados tanto física como mentalmente tendrán mayor impacto en la empresa en especial por el número de personas a su cargo. Contrario a lo que se considera habitualmente, aquellos que toman vacaciones tienen 6.5 % más probabilidad de obtener promociones laborales de acuerdo con un estudio de Harvard Business Review. ¿Moraleja? Piensa en las ventajas en cuanto a bienestar y creatividad -por mencionar solo algunas- no solo para  ti sino para todos los colaboradores.

Los gerentes más exitosos encuentran el equilibrio perfecto entre la vida profesional y personal, tan solo es cuestión de planificar correctamente y para ello existen numerosas soluciones que forman parte de la era de  digitalización y que son excelentes aliadas para que puedas preparar tu empresa para las vacaciones sin que esto te genere dolores de cabeza. He aquí los 4  imprescindibles que debes incluir en tu lista para que todo marche bien.

 

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Planifica y establece objetivos claros para todo el año

Parece evidente pero no siempre lo es. Aquello que no puede medirse no puede controlarse y esa es la base para concretar todos los objetivos anuales. Cada uno de tus colaboradores debe contar con indicadores de desempeño correctos -también conocidos como KPI- y de esta forma podrán saber si están alineados con la estrategias generales de la empresa. A través de los Dashboards podrás conocer cuáles son las metas y sus plazos. El principal desafío es construirlos de forma clara. Si cumples este paso podrás apreciar fácilmente en qué punto se encuentra cada departamento o área y cuánto falta para alcanzar el objetivo.

La consulta de los Dashboards es obligatoria antes de irte de vacaciones, solo así obtendrás un panorama de la empresa y tendrás acceso a datos consistentes de forma expedita. A tu regreso, también dedica tiempo a la verificación de toda la información en detalle y determinar así qué áreas requieren ser atendidas de forma urgente o qué acciones deben ser tomadas sin perder tiempo. Rápidamente podrás establecer comparaciones tanto mensuales como anuales.

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Automatiza procesos y establece prioridades

Existen herramientas que permiten gestionar el flujo de trabajo en tu empresa para garantizar que todos sepan qué hacer y el tiempo que tienen destinado para ello. Pensemos en un ejemplo práctico para cualquier gerente. Llegan las vacaciones y decides tomarte dos semanas para hacer ese viaje que tenías planificado hace mucho tiempo, pero que habías dilatado. Redactaste un email detallado con todos los pendientes que debían ser cumplidos y lo enviaste a los responsables de área. También por escrito indicaste las reuniones a las cuales no podrás asistir, pero que de igual forma necesitas conocer sus conclusiones a tu regreso para tomar algunas decisiones de cara al último trimestre del año y hasta para la planificación del año siguiente.

¿No sería mucho más eficiente, contar con todos los proyectos centralizados en su solo lugar, agrupados en tareas y pasos, distribuidos entre todos los departamentos y colaboradores?. Visualmente resulta más atractivo, pero lo es mucho más en términos de productividad en especial en aquellas épocas del año en las que existe una elevada tendencia a tomar vacaciones. Toda la información queda programada y  automatizada con la máxima rigurosidad.

Seguramente, habrás oído hablar de la matriz de Eisenhower. Conocer la diferencia entre lo urgente y lo importante te ayudará a comprender qué requiere ser resuelto de forma inmediata y qué puede esperar y así ajustar  tus expectativas. De esta forma, controlas todos los proyectos y plazos de forma más rigurosa. Los responsables pueden saber en qué están ocupados todos los colaboradores y gestionar su  tiempo. No todo puede concretarse dentro del mismo periodo y los «entregables» dependerán de esto.

No solo se trata de transmitir la información al equipo sino de facilitar la forma en la que entran en contacto con ella. Por ejemplo, un documento con todas las conclusiones que esté asociado a una reunión o proyecto y pueda ser consultado posteriormente, incluso desde cualquier dispositivo.

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Promueve la comunicación en tu equipo y delega funciones

No entres en pánico a la hora de delegar funciones. Todo lo contrario, mientras más sólido sea tu equipo de trabajo, más tiempo tendrás para dedicarte a funciones estratégicas y podrás desconectar con mayor facilidad durante las vacaciones. En muchas empresas existen figuras de remplazo que permiten agilizar la toma de decisiones en caso de que los líderes estén de vacaciones. Esto es de suma utilidad, siempre y cuando los «sustitutos» cuenten con toda la información necesaria.

Sin embargo, más allá de una persona que pueda tener la última palabra, el equipo como un todo debe ser capaz de tomar el control y este es un rasgo característico de los equipos de alta performance que terminan por desarrollar una especie de «código» que define papeles y competencias más allá de perfiles individuales. Para alcanzar este grado  de madurez, obviamente se requiere de tiempo para consolidar un lenguaje común a todos.

Precisamente, la autonomía de los colaboradores es posible cuando son capaces de «enfrentar» las vacaciones de sus líderes ya que tienen acceso a toda la información que requieren conocer. Esta «autogestión» también aplica, entonces, a sus propias vacaciones al tener la posibilidad de ver todas las tareas que le son asignadas y que debe finalizar antes de disfrutar de las vacaciones o aquellas que puede gestionar y continuar a su regreso.

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Aprovecha la tecnología con moderación

La tecnología es una excelente aliada para poder lograr movilidad en tus funciones, pero también puede ser un arma de doble filo si implica una dependencia excesiva al punto de no lograr desconectar por completo durante las vacaciones. Haz un uso racional y consulta las notificaciones relacionadas con tu negocio solo si se trata de algo que requiera de tu atención inmediata. Para que controles tu tiempo de conexión, si es necesario establece algunas horas específicas para acceder a tu agenda o a tu monitor de trabajo.

Recuerda marcar en tu agenda que estarás ausente y  hacer los propio en las reuniones para que sepan que no asistirás aunque luego tengas acceso a todas las conclusiones.

 

Cuando hablamos de preparar tu empresa para las vacaciones, hacemos referencia a Dashboards generales e individuales, procesos automatizados, delegación de funciones y control riguroso de proyectos. No se trata de una utopía sino de una realidad común a todas empresas exitosas y productivas que son capaces de garantizar a sus colaboradores un tiempo de descanso sin que esto amenace su operatividad.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.