¿Cómo elegir el software de gestión ideal para tu empresa?

“Mejorar el rendimiento organizacional” es uno de los principales motivos para implementar un software de gestión. Pero, frente a la multiplicidad de soluciones existentes en el mercado, ¿cómo elegir aquella que mejor se adapta a tu negocio?

Elegir un software de gestión capaz de aumentar la competitividad y mejorar la calidad de los servicios prestados por tu empresa exige reflexión. Dado la inversión – no solo económica, sino también temporal – que implica la adquisición de un “sistema nervioso digital”, también conocido como ERP, es fundamental que, antes de asumir una relación – que esperamos duradera – con aquel que suponemos que será tu brazo derecho en los negocios, comprenda lo que debe tener en cuenta para esa elección.

En el fondo, es importante que encares la selección de tu ERP como uno de los momentos más importantes para el futuro de la gestión de tu empresa. No vas a querer cambiar de software todos los años, ni tampoco ver tu actividad paralizada, por eso, el primer paso es conocer bien tu negocio y tus ambiciones. Solo en ese momento estarás en condiciones de seleccionar la solución capaz de ayudarte a hacer más fácil el camino.

 

Tecnología vs. objetivos de organización

El 95% de las empresas encuestadas para el ERP Report de 2018, realizado por Panorama Consulting Solutions, afirman haber visto algunos o todos sus procesos de negocio mejorados con la adquisición de un software de  gestión – dato importante que tienes que  considerar si está pensando en adquirir uno.

No tiene nada de malo seguir las buenas prácticas, todo lo contrario, pero no hagas como algunas empresas que solo invierten en software porque la competencia lo hace. Ya lo hemos dicho, pero nunca viene mal repetirlo: no vale de nada seguir el ejemplo de empresas de éxito, si no haces las tareas. Hay que entender realmente qué implicaciones va a tener el software en la forma como tu empresa opera y cómo va a contribuir para mantenerla competitiva, antes de tomar cualquier decisión.

Hecho un análisis crítico al negocio, con la ponderación de las razones que te van a llevar a adoptar una solución de software, hay que convertir los objetivos empresariales en características, y, a partir de ahí, definir los requisitos funcionales, técnicos y operacionales para la solución – que no es más que un descriptivo del modelo ideal de funcionalidades y características que el sistema debe tener. Dicho de otra forma, debe elaborar una lista amplia de requisitos y por orden de prioridades, que van a servir de brújula a la hora de evaluar las diferentes soluciones disponibles en el mercado.

 

Características clave de un buen software

Organizaciones mayores y más complejas exigen sistemas de ERP más complejos, pero independientemente de la dimensión, de una forma general, el abordaje más sensato es considerar soluciones viables (económicamente hablando), suficientemente flexibles y escalables – para dar respuesta al crecimiento actual y soportar el futuro crecimiento–, alineados con las estrategias de negocio y TI de la empresa.

A parte de los requisitos de negocio anteriormente referidos, determinantes para la elección del software de gestión que vas a implementar, existen características inherentes al propio software que no pueden/deben ser descuidadas. Toma nota.

Adaptación al negocio

Teniendo en cuenta que un ERP es un software de gestión que gestiona todas las actividades de la empresa, y que cada empresa tiene una realidad propia, uno de los factores críticos es la adaptación a la forma como trabaja.

¿Cuántas veces has oído hablar de empresas que no se adaptan al software que implementaron? ¿Sabes por qué? Precisamente porque no es la empresa la que se tiene que adaptarse al software, sino todo lo contrario. El software debe ser capaz de adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio y eso nos lleva a una segunda característica que no puedes dejar de tener en cuenta.

Escalabilidad

Hoy puedes necesitar solo un software de facturación, pero ¿y mañana?
Tu empresa va a crecer y, de un momento a otro, vas a necesitar tener la gestión de tu negocio totalmente integrada – desde la contabilidad, a la facturación, pasando por la distribución, por la logística y por marketing. ¿Va a cambiar de software? Claro que no, hasta porque no es viable buscar nuevas alternativas siempre que surgen nuevas necesidades.

La solución es adquirir un sistema de ERP escalable, que acompaña las necesidades del negocio en cada etapa, aumentando o disminuyendo su capacidad en función del nivel de crecimiento observado.

Costos y tiempos de implementación

No vas a querer perder tiempo en coleccionar informaciones sobre un determinado proveedor de software, si las soluciones que ofrece están fuera de tu alcance en términos de presupuesto. Por eso, una de las primeras preguntas que te debes hacer cuando te encuentras con una solución que en principio te interesa es “¿cuánto cuesta implementar un sistema de ERP?”, evaluando todos los valores, ni siempre explícitos – además de los costos de implementación, existen otros que tenemos que considerar, como por ejemplo la formación, los costos de mantenimiento y soporte continuo –, que eso representa.

Por eso también es tan importante definir bien los requisitos a la hora de la selección: elegir un software que responda efectivamente a las exigencias de tu negocio, va a evitar la necesidad de una customización excesiva, por norma resultado de la elección de un software errado. Además de los costos, una eventual mala elección tiene, inevitablemente, reflejos en el tiempo de implementación – que puede exceder mucho lo inicialmente previsto –, y en el alcance de los objetivos trazados, que pueden verse defraudados.

Simplicidad de uso

Se supone que cualquier desarrollador de software tiene siempre el usuario final en mente, pero no hay nada como garantizar que las soluciones en las que tiene los ojos puestos cumplen, efectivamente, las mejores prácticas en términos de user experience. ¿Por qué?, te preguntas. Porque eso va a influenciar determinantemente la receptividad de los trabajadores al cambio.

Es fundamental que la solución elegida tenga una navegación sencilla, intuitiva y sin complicaciones, condiciones básicas para que cada trabajador sepa cómo desempeñar cada tarea de forma rápida, aunque nunca haya estado dentro del software, y se adapte con facilidad. El objetivo es que la transformación no tenga demasiado impacto en el día a día, sobre todo durante la fase de implementación, ya que es mitad del camino andado para la adversidad/resistencia.

Con una aplicación fácil de utilizar, el tiempo de aprendizaje es diminuto, con un impacto positivo y directo en la productividad individual y, por consiguiente, en el desempeño global de la organización.

Movilidad

Las ventajas de tener un ERP móvil son obvias.  Está probado que la movilidad nunca ha sido tan esencial y que organizaciones con estrategias móviles diferenciadas alcanzan mayores beneficios, por eso, es imprescindible que, con el software de gestión que elijas, puedas  acceder desde cualquier lugar y a partir de cualquier dispositivo – condición clave para la productividad de los trabajadores, para la agilidad en la toma de decisión, para el servicio prestado al cliente y consecuentes niveles de satisfacción, y para la innovación y colaboración.

Piensa en tu propia empresa: ¿cuántas veces necesitas tomar decisiones y acceder a informaciones sobre el negocio después de que hayas cerrado la oficina? ¿Y cuánto tiempo pasas, efectivamente, en tu escritorio, sin reuniones, contactos con clientes o interacciones con tus trabajadores? Tener herramientas que te apoyen en la gestión de tu empresa a partir de cualquier lugar te permite tener datos para cerrar un negocio o tomar una decisión urgente en cualquier momento, y ese mindset tiene que estar presente a la hora de elegir una solución de ERP.

Garantía de asistencia, soporte

Tener a tu disposición un Partner certificado y/o una herramienta de soporte online para colocar dudas de forma cómoda, sencilla y rápida, en cualquier momento, es garantía de que obtienes feedback con la brevedad necesaria, que aprovechas todas las potencialidades del software, y de que tu negocio no para.

Un buen ERP no vive sin un buen servicio asociado, y el apoyo al cliente es o debería ser una de las “funcionalidades” más importantes que cualquier software de gestión debe contemplar.

Cumplimento de los requisitos legales

En 2017, un estudio de Panorama Consulting indicó que uno de los principales motivos para la adopción de un ERP es su capacidad para cumplir con las obligaciones legales que surgen en cada contexto. Usar un software preparado para responder positiva y anticipadamente a las constantes alteraciones introducidas por la legislación, representa un verdadero descanso para cualquier empresario, empeñado en dar respuesta a la parte estratégica del negocio, por lo que el software que elijas debe asegurar también esta realidad.

Proveedor con pruebas dadas en el mercado

Garantiza que la solución que elijas es comercializada por una empresa financieramente estable y reconocida en el mercado. Por norma, las empresas con larga experiencia comparten casos de éxito de negocios que hacen mejor sus procesos y la productividad de sus trabajadores, gracias a la implantación de sus soluciones, y esos ejemplos pueden presentarse como un excelente auxilio a la hora de tomar decisiones.

Ahora que ya sabes lo que debes tener en cuenta, es momento de comenzar a hacer las tareas.

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

 

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