Cómo combatir la baja productividad en el verano

¿Mantener la  productividad en el verano es un problema para tu empresa? Puedes cumplir los objetivos de negocio y tener a tus colaboradores satisfechos con estrategia, flexibilidad y trabajo en equipo.

Si tu empresa no cierra sus puertas en estos días de calor, de seguro te enfrentas al eterno dilema de saber qué fórmula aplicar para que no se vea afectada la productividad en el verano. Uno de los principales elementos que conspiran en contra es el aumento de la temperatura. Pensar en llevar adelante un proyecto con el termómetro a más de 35 grados, no es nada fácil.

Ya mencionamos que para que la productividad en el verano no se convierta en un dolor de cabeza,  debes tomar algunas medidas para preparar a tu empresa y garantizar así que todo continúe funcionando con normalidad pese a que una o varias personas estén disfrutando de un dencanso.

La realidad dentro de la empresa suele ser muy diferente para aquellos que se quedan. El ambiente fuera del mundo laboral invita a la relajación y al descanso, poco compatibles con las responsabilidades profesionales. Algunos estudios señalan que en la época de verano la productividad puede reducirse en más de 20 %. Sin embargo, no todo está perdido.

Puedes aprovechar este periodo para dedicarlo a la planificación. Solo necesitas estrategia, flexibilidad y mucho trabajo en equipo. Estos son algunos recursos y recomendaciones de los que puedes echar mano:

 

#1 Proyectos de corta duración

Una forma de elevar la productividad en el verano consiste en establecer prioridades. Hablamos de proyectos  que no se extiendan y que impliquen creatividad y trabajo en conjunto. De esta manera, los colaboradores compartirán ideas en un ambiente más relajado.

Muchas empresas dedican el último trimestre a la planificación del próximo año. Te sorprenderás de las buenas iniciativas que provienen de estas «tormentas de ideas» durante el verano, época en la que normalmente disminuye la actividad tanto interna como aquella relacionada con  clientes y proveedores. La clave está en tratar de volcar la energía a actividades importantes, pero que no sean consideradas como urgentes (Matriz de Eisenhower)

Precisamente, los niveles de concentración durante la época estival son mucho más bajos y es recomendable centrarnos en otro tipo de tareas orientadas a la innovación y creatividad.  ¿Tienes actividades de planificación que has postergado por estar inmerso en el ritmo diario del trabajo? Este es el momento apropiado para dedicarte a ellas e incentivar a tu equipo a que participe.

El ambiente escogido no tiene que ser necesariamente la oficina ya que se pueden obtener buenos resultados si se cambia la formalidad habitual.

Precisamente, para tratar de dirigir la atención de tus colaboradores pueden aplicarse diversas técnicas que varían en función de los objetivos y de la naturaleza de los equipos. Lo aconsejable es que aquellas tareas de mayor dificultad se planifiquen para primeras horas de la mañana, dejando las menos complejas para horas posteriores.

También puedes dividir las tareas en periodos de 25 minutos, separadas entre sí por 5 minutos de descanso. Al completar dos horas de trabajo continuo, se recomienda realizar una pausa mayor y elevar así los niveles de concentración (Técnica de Pomodoro)

 

#2 Dile «no» a las reuniones extensas: adapta la agenda

El verano es el mejor momento para abandonar el viejo paradigma de la «reunitis crónica».  Reunirse por todo y por nada es poco productivo en cualquer época del año, pero lo es aun menos durante estos días. Salir de una sala para entrar en otra con el solo pretexto de cumplir con una agenda es una auténtica amenaza para la productividad en el verano.

¿La mejor alternativa? Establece con claridad las tareas que debe realizar cada miembro de tu equipo y que puedan ser monitoreadas de forma simple. En este periodo la comunicación debe ser reforzada para evitar que se gaste energía.

Las herramientas de gestión y planificación son excelentes aliadas para evitar que aquellos que están dentro de la oficina terminen trabajando por aquellos que están de vacaciones. Si se planifican los periodos de descanso de los trabajadores, todos pueden saber con exactitud qué puede ser postergado y qué requiere ser entregado.

 

#3 Flexibiliza los  horarios y la jornada de trabajo

Cada vez se ha hecho más frecuente la aplicación de jornadas especiales de verano, destinadas a hacer más compatibles la época de calor y el horario laboral. Algunas empresas permiten que sus colaboradores trabajen horas adicionales varios días a la semana para que puedan salir un poco más temprano los viernes, por ejemplo.

Estas figuras son establecidas por cada empresa sin que exista algún tipo de regulación legal. Recuerda que la cantidad de horas trabajadas no es proporcional a la productividad – Informe OECD, 2018– ya que existen otros ingredientes de mayor peso, como el clima organizacional.

La flexibilización laboral como método para mantener la productividad en el verano también permite que los colaboradores puedan trabajar desde casa utilizando diferentes herramientas de gestión que permitan compartir documentos, consultar tareas y pasos asociados a proyectos o realizar comentarios o preguntas a través de redes colaborativas disponibles desde cualquier dispositivo. Todo esto fuera del ambiente laboral.

 

#4  Dedica tiempo a la formación

Muchas empresas utilizan la temporada de verano para impartir formación a sus colaboradores tomando en cuenta necesidades que fueron levantadas previamente a lo largo del año.  Son muchas las ventajas asociadas si pensamos que disponemos de más tiempo y no enfrentamos el mismo estrés laboral.

Pueden proporcionarse cursos online  o realizar charlas dentro de la empresa. Muchas instituciones efectúan promociones especiales con descuentos atractivos durante la época de verano.

Son excelentes alternativas las formaciones relacionadas con habilidades blandas, control de estrés, planificación y gestión del tiempo, así como otras más técnicas relacionadas con una área específica.

 

#5 Programas de selección de personal

La época de verano también puede destinarse a la identificación de perfiles y selección para cargos específicos dentro de la empresa, incluso si nos referimos a posiciones más estratégicas y de dirección. Los candidatos  también cuentan con más tiempo para asistir a reuniones y entrevistas.

Una vez que se reactive el ritmo de trabajo habitual contarás con un grupo de «elegibles» que podrán ser contactados y que estarán disponibles para el último periodo del año.

 

#6 Promueve actividades para tus colaboradores

Cada empresa responde a su propia cultura organizacional. Sin embargo, hay sugerencias que pueden ajustarse a la mayoría:

Mindfulness:

Cada vez es más común que las empresas promuevan la práctica del mindfulness entre sus colaboradores para elevar la concentración, disminuir los efectos asociados al estrés y promover la productividad. Estudios recientes avalan su enorme poder para disminuir la ansiedad. Durante el verano, fomenta la cercanía y estabilidad emocional y minimiza los signos de cansancio.

Vestimenta casual y cómoda:

Si la idea es conciliar el verano con el mundo laboral también debe existir un equilibrio con el código de vestuario. Por tal motivo, puedes promover entre tus colaboradores el uso de ropa más adecuada para el calor para crear un ambiente que propicie una mejor actitud hacia el trabajo.

No olvides brindarles la hidratación necesaria para enfrentar las altas temperaturas así como realizar los respectivos ajustes al aire acondicionado para evitar somnolencia e irritabilidad.

 

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