Automatización de la contabilidad: incrementa la productividad de tus colaboradores

«Be a digital victor, not a a digital victim» o lo que es lo mismo «ser un vencedor digital y no una víctima digital» esta podría ser la premisa de las empresas que se enfrentan al desafío de automatizar sus procesos gracias a la transformación digital. La frase proviene del estudio «Finance 2020: Death by digital» que alerta sobre el nuevo modelo que estará vigente en tan solo dos años y que implicará -inevitablemente- una evolución aún mayor en todas las áreas, en especial la financiera.

Y como precisamente gracias a sus beneficios es más fácil conocer el producto, un dato más proveniente del mismo informe: «la automatización permitirá que el personal perteneciente al área financiera dedique 75 % de su tiempo a la toma de decisiones, la analítica predictiva y la gestión del rendimiento» ¿No suena mal, cierto?  Estas herramientas tecnológicas agregarán valor al negocio y sus  procesos (40 % de las tareas rutinarias serán automatizadas) y, en consecuencia, se convertirán en aliadas para los colaboradores que se harán mucho más eficientes y productivos.

Llegados a este punto puede que los más escépticos y apocalípticos consideren que la automatización de la contabilidade–– impacta negativamente en los empleos que se generan en esta área. Sin embargo, es importante aclarar que no se trata de sustitución sino de agilización del trabajo e incluso de la creación de nuevas oportunidades para desarrollar aptitudes para los negocios a través del conocimiento especializado. En términos más sencillos, la automatización trae bajo el brazo nuevas categorías de empleo.

Si pensamos que el «40 % de los puestos de trabajo tal y como los conocemos en la actualidad serán automatizados para el año 2030» según las proyecciones de la Universidad de Oxford, hablamos de una ola que arropará a muchas empresas y profesionales de la cual conviene formar parte.

Las herramientas digitales apoyan el trabajo del área contable y permiten que se libere a los colaboradores de esas labores diarias – necesarias, pero que requieren inversión de tiempo – y dediquen sus esfuerzos al análisis y a la toma de decisiones que generen en las empresas ventajas competitivas.

¿Quieres una recomendación? Trabaja de la mano de su personal el proceso de adopción de herramientas de automatización de la contabilidad. La formación es un elemento diferenciador si tomamos en cuenta que el 71 % de la plantilla de las empresas ejerce resistencia ante la adopción de nuevas tecnologías según las cifras de Kyocera.

 

Por qué automatizar la Contabilidad de tu empresa

La forma como gestiones  la contabilidad de tu empresa es fundamental para la salud de tu negocio. De hecho, debe ser controlada eficientemente desde el principio para que pueda acompañar su evolución. Si en algo coinciden las empresas es que la contabilidad no puede ser improvisada.

Atrás quedó la época en la que los procesos que involucraban a diferentes áreas eran trabajados por separado y con herramientas manuales. La tecnología se ha convertido en una aliada y el punto en discusión es «cómo» lograr la automatización de la contabilidad.

La tecnología que se adopte para la automatización de la contabilidad debe ser lo suficientemente ágil para evolucionar permanentemente con la organización y esto incluye el marco legal que se altera constantemente con nuevas normativas. Este es un elemento a tomar en cuenta a la hora de escoger una herramienta ya que facilitará mucho la vida del personal de esta área y permitirá que el cumplimiento del marco legal no sea un dolor de cabeza o implique el pago de multas.

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Gestión integral y conectada con otros departamentos

Ninguna empresa que se precie de ser competitiva puede gestionarse internamente como islas. Mucho menos cuando hablamos de la Contabilidad que trabaja con datos provenientes de distintas áreas y que, en paralelo, también implica que la información que genere también sea utilizada posteriormente por el departamento que originó los datos.

Hoy en día las herramientas digitales permiten la vinculación de funcionalidades contables con la facturación, las compras, los recibos y pagos. Incluso, los movimientos de tesorería también pueden ser integrados en la contabilidad.

La integración también permite importar las bases de datos de terceros, lo que supone un ahorro de tiempo considerable. Si hablamos de gestión del tiempo, la introducción de documentos y registros también es sumamente simple.

Las herramientas digitales facilitan que varios colaboradores puedan realizar la gestión contable al igual que sean contempladas varias empresas al mismo tiempo.

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Disponibilidad de la información en cualquier dispositivo y lugar

Latinoamérica ha presentado en los últimos cinco años un incremento significativo en el uso de los smartphone en el ámbito empresarial. Desde hace varios años se ha popularizado la tendencia «Bring your own device» en la que los colaboradores utilizan sus propios dispositivos para realizar sus funciones. Adicionalmente, la gestión moderna se expresa en la actualidad en términos de movilidad para que no tengan que estar físicamente en la empresa para obtener un informe específico, por ejemplo.

Contar con la Contabilidad disponible en tu smartphone o tablet será para tu empresa un avance extraordinario que te permitirá tener la fotografía del estado real de tu negocio todo el tiempo.

En paralelo, gracias a la digitalización, el espacio físico no tiene por qué ser una preocupación para las empresas. El almacenamiento digital y la cumplimentación de la información de forma online ha representado una auténtica transformación.

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Seguridad por niveles de acceso

La información que proviene de la Contabilidad es vital para todas las empresas e incluye la planificación, control y evaluación de los resultados y la toma de medidas de todo tipo. Adicionalmente, permite evaluar los resultados para tomar decisiones de todo tipo.

La pérdida de datos era una situación que preocupaba a muchas empresas por el impacto que ocasiona al manejo del negocio.  Hoy en día es una realidad contar con copias de seguridad realizadas desde el software.

Los datos financieros deben ser compartidos por todos aquellos que lo requieran sin que esto implique algún tipo de riesgo.

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Rigurosidad en la información / minimización de errores

Como dijimos, una de las mayores ventajas de la automatización de la contabilidad implica que la toma de decisiones contará con resultados mucho más rigurosos que también facilitarán que el área de contabilidad explore aún más los datos.

Precisamente en la era de la información en la que los datos son el principal insumo, los contadores asumen una posición mucho más estratégica para convertirse en «asesores del negocio». Esto hace que los profesionales se reinventen y tengan nuevos retos. Las organizaciones exigirán cada vez más de los contadores para garantizar que puedan compartir su conocimiento y experiencia.

¿El tamaño de la empresa? No es un tema a discutir. Contar con herramientas digitales para la contabilidad, permitirá que tu negocio pueda crecer. Hay alternativas que se adaptan a cada realidad y promueven que puedan hacerse mucho más competitivas.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.