5 razones por las que un software de gestión no es solo de facturación

Desde hace mucho el ERP ha dejado de ser «solo» una «solución de facturación», para convertirse en una herramienta de gestión, imprescindible para el buen desempeño y eficacia de todas las áreas del negocio. Beneficiarse de un sistema integrado, accesible a cualquier hora, desde cualquier lugar y usando cualquier dispositivo es sinónimo de excelencia en la gestión, y quien no lo entienda, estará arriesgando su supervivencia en el mercado.

Ya no existe esa época —cuando la tecnología era una novedad—, en la que, con tener un software de facturación, requisito indispensable para cualquier negocio, era suficiente. Esa época en la que era necesario convencer a los empresarios de que debían invertir en tecnología para el éxito de la empresa. Mucho ha cambiado desde entonces, tanto a nivel de desarrollo y utilización del software de gestión, como de la consciencia de que no es posible gestionar bien un negocio sin utilizar estas herramientas.

El mundo digital va a una velocidad vertiginosa y, para anticiparnos, es necesario correr aún más rápido. Es necesario recurrir a la tecnología de gestión para minimizar las cargas administrativas, optimizar procesos y obtener información/indicadores relevantes que permitan navegar con seguridad hacia un rumbo adecuado. Al igual que la parte financiera, la tecnología acoge toda la actividad de una empresa y el desempeño adecuado de todas las operaciones, sin excepción, depende de ella.

#1 Tener un software de gestión es tener indicadores para tomar las mejores decisiones

Piensa en las ventajas de tener una herramienta que presenta, en una sola pantalla, los principales indicadores de tu negocio; una especie de centro operativo de control con información visual y de fácil comprensión, automatismos y comparaciones, esenciales para tomar las mejores decisiones en tiempo real y donde quieras que estés.

Imagina que te encuentras en una reunión externa y necesitas consultar los indicadores financieros de tu empresa. En lugar de llamar al responsable financiero y pedirle el envío de los datos, puedes simplemente consultar un dashboard financiero en tu tablet o smartphone y, a partir de ahí, tomar las decisiones que te parezcan más convenientes frente a la información visualizada.

#2 Tener un software de gestión es automatizar procesos

El funcionamiento de cualquier empresa se asienta en procesos y, raramente, es sinónimo de tareas rutinarias, que consumen demasiado tiempo y recursos, que, a su vez, deberían estar centrados en realizar funciones realmente importantes. La buena noticia es que muchas de esas tareas no necesitan ni siquiera intervención humana y pueden optimizarse usando software de gestión, apoyado en workflows y alertas para que cada empleado sepa exactamente lo que tiene que hacer en cada etapa del proceso.

Estos workflows son especialmente ventajosos en procesos que involucren diferentes departamentos, como en el caso de una contratación que, casi siempre, exige la intervención de áreas tan distintas como la financiera o IT.

#3 Tener un software de gestión es ganar movilidad

Tener información en tiempo real y datos actualizados al momento, que sirvan de apoyo en la toma de decisión inmediata es tener la capacidad para reaccionar con tiempo, ser ágil y poder tumbar la competencia. Una de las grandes ventajas que la transformación digital ha traído a las empresas es la movilidad, traducida en la eliminación de las barreras físicas de las oficinas, y que también distingue a un ERP tradicional de la nueva generación de ERP. Una generación que aprovecha todos los beneficios de productividad y de eficiencia que un ERP tradicional ya ofrecía, pero que, además, le da libertad a las empresas al poner a disposición de los usuarios funcionalidades en plataforma web, que permitan a los responsables/empleados trabajar en cualquier lugar, con cualquier dispositivo, por internet.

Imagina el caso de no haber tenido tiempo para preparar una reunión con un cliente con quien tienes una reunión marcada para una hora. La posibilidad de acceder al sistema y consultar toda la información que existe sobre ese mismo cliente va a evitarte el inconveniente de tener que posponer la reunión, permitiéndote prepararla de camino a las oficinas. ¿Para qué nos condicionarnos al trabajar en un solo dispositivo en frente de un escritorio, cuando puedes llevar a tu negocio donde quieras?

#4 Tener un software de gestión es mejorar la experiencia de usuario (customer experience, en inglés)

El cliente es cada vez más exigente y con expectativas cada vez más elevadas. Exigente hasta el punto de estar dispuesto a pagar más por una buena experiencia de compra. Y eso nos trae nuevos desafíos para las empresas que necesitan diferenciarse de la competencia para sobrevivir. Conseguirlo pasa necesariamente por trabajar la experiencia que proporcionan a sus clientes y eso solo es posible con las herramientas adecuadas. Hay que recoger datos sobre los clientes y sus hábitos, analizarlos y usarlos fácilmente para tomar o automatizar decisiones.

Tomemos como ejemplo las herramientas de CRM, esenciales para garantizar que quien contacta con el cliente tiene de su lado toda la información que necesita para una interacción eficaz, en cualquier momento y donde quiera que esté. Pensemos en las herramientas de self-service, que permiten al cliente enviar pedidos, realizar el seguimiento de compras realizadas, descargar las facturas, entre otras cosas, sin depender de la ayuda de nadie. Además de sentir que él es quien «controla» todo, la empresa se ahorra un tiempo muy valioso, que, de otra forma, tendría que invertir haciendo una tarea burocrática. Sin hablar de la reducción de la probabilidad de error que, por sí solo, permite mejorar, y mucho, la experiencia del cliente.

#5 Tener un software de gestión es elevar el desempeño de los equipos

Todas las empresas quieren tener empleados productivos, motivados y capaces de lograr resultados increíbles y, en la era digital, la adopción de herramientas digitales es el camino adecuado para la superación de los equipos. Herramientas que permitan el acceso a información relevante y trabajar desde cualquier lugar; que posibiliten la automatización del trabajo administrativo, rutinario y de procesos, para que los equipos se concentren en lo que realmente crea valor e innovación; que inciten la comunicación directa y eficaz, con redes internas por proyecto, por equipo o entre toda la empresa; que midan indicadores y la evolución de objetivos para que todos sepan, en tiempo real, qué falta por cumplir y cómo pueden contribuir más para poder conseguir las metas definidas.

Cualquier negocio solo puede ser competitivo con herramientas tecnológicas que respondan a sus necesidades de diferenciación e intentar ganar ventajas competitivas, sin ellas es casi como intentar vencer corriendo en una carrera automovilística. El resultado es inevitablemente el mismo: quedarse atrás y ver cómo te supera la competencia.

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.