Cinco ideias para gerir melhor o seu tempo com reuniões bem planeadas

Cinco ideias para gerir melhor o seu tempo com reuniões bem planeadas

Se tivesse de identificar numa palavra, a razão pela qual a raça humana ainda não atingiu – e nunca atingirá – todo o seu potencial, essa palavra seria ‘reuniões’”. A frase é do escritor e humorista americano Dave Barry e define o estado de espírito de muitas pessoas no mundo das empresas.

Se as reuniões são fantásticas para resolver problemas de gestão, avaliar o progresso das tarefas e trocar informação útil para o sucesso dos projetos, podem também prejudicar a produtividade das empresas e consumir recursos valiosos se não forem utilizadas da melhor forma.

Para aproveitar melhor o nosso tempo – esse bem precioso e escasso no dia a dia de trabalho – na PHC temos muito cuidado na forma como pensamos as reuniões. Contrariamos a inércia das reuniões mal planeadas, porque na PHC somos business at speed e temos de nos manter produtivos para continuar a trazer soluções de gestão espetaculares para os nossos clientes.

Para isso, existem alguns princípios que devemos ter em conta. São pontos-chave para mantermos as nossas reuniões mais ágeis e produtivas:

 

Menos reuniões

As reuniões consomem tempo precioso que poderia estar a ser canalizado para outras tarefas. Assim, antes de qualquer outra coisa, é preciso avaliar se vale mesmo a pena reunir e fazê-lo apenas quando a reunião traz mais valias inequívocas. Para reunir menos, tiramos partido de ferramentas colaborativas que permitem a partilha de informação e o envolvimento de todos os colaboradores. Reduzimos o volume de emails, as falhas de comunicação, mas, sobretudo, a quantidade de reuniões, que assim deixam de ser banalizadas. De tal forma que quando reunimos, sabemos que é mesmo importante e toda a nossa atenção está focada naquele momento.

 

Melhor preparação da agenda

As reuniões devem começar antes da hora marcada, ou seja, por uma agenda bem preparada de forma a aumentar o foco e a reduzir a dispersão. Perceber claramente os objetivos, fazer o levantamento dos principais pontos a debater e distribuir tarefas previamente ajuda-nos a ser mais produtivos e focados.

 

Pontualidade

Na PHC começamos e acabamos todas as reuniões à hora marcada. Mais do que isso, não paramos para dar o ponto de situação a cada pessoa que chegue atrasada. Isto cria um compromisso com a pontualidade, mantém-nos focados no momento e evita distrações. A pontualidade é uma virtude.

 

Convocatória bem elaborada

Apenas devem ser convocadas para a reunião as pessoas que desempenham um papel-chave para o que será debatido na agenda. Assim evita-se consumir o tempo de quem não precisa realmente de estar presente na reunião. Uma boa estratégia é convocar pessoas unicamente para as partes específicas da reunião que lhes interessam diretamente, evitando que estejam presentes nos períodos em que são discutidos temas que não lhes interessam.

 

Follow-up

É essencial designar alguém responsável pela elaboração do resumo dos resultados, pontos de situação e tarefas que resultaram da reunião. É muito importante rever os resultados alcançados com a reunião e perceber, caso os objetivos não tenham sido atingidos, quais os passos a dar para que tal aconteça.

Estes são apenas cinco princípios que devemos ter em conta na preparação de uma reunião. Na PHC tiramos o melhor partido das reuniões e sabemos que, assim, somos mais produtivos e respeitamos o tempo uns dos outros. É também por isso que a PHC é uma empresa espetacular para trabalhar.