Procrastinar ou a arte de pastelar

8 dicas infalíveis para parar de Procrastinar e começar hoje mesmo a fazer o que tem de ser feito.

 

Muito já se escreveu sobre a procrastinação e a forma como ela compromete a nossa qualidade de vida e torna difícil a realização dos objetivos que sabemos serem importantes para o nosso futuro.

Mas o que é a procrastinação? Podemos dizer que é aquela força misteriosa que nos leva a arrastar uma tarefa o mais possível e a não fazer o que sabemos que tem de ser feito.

Em termos mais profundos, procrastinar é o hábito de adiar constantemente tarefas importantes substituindo-as por outras – menos necessárias, mas tendencialmente muito mais agradáveis. Quem procrastina costuma deixar para último as tarefas que tem mesmo de fazer, encontrando para si mesmo e para os outros desculpas mais ou menos convincentes sobre o motivo do adiamento.

Se a procrastinação está associada à preguiça ou à dificuldade de concentração, por estranho que pareça está também associada ao perfecionismo e ao medo de falhar: muitas vezes, perante uma tarefa altamente complexa e que queremos executar na perfeição por estar demasiado em jogo (a nossa reputação, validação social ou a aprovação no meio académico ou na empresa), ficamos tão assoberbados com a magnitude da missão que temos pela frente, que em vez de arregaçarmos as mangas, simplesmente congelamos, adiamos… pastelamos. Dedicamo-nos a tudo o que nos dê satisfação imediata (quem nunca sentiu uma urgência súbita de ver uma série, comer tudo o que tem no frigorífico ou ligar a todos os amigos a poucos dias de entregar um projeto importante ou fazer um exame, que atire a primeira pedra) e deixamos para amanhã (um amanhã daqueles que nunca chegam) o que tem de ser feito. E assim evitamos o sofrimento, o imenso desconforto de lidar como o que não dominamos e de sermos confrontados com as nossas falhas, como a dificuldade de aprender ou de estar focado durante muito tempo.

No trabalho é também muito comum procrastinar, geralmente porque tendemos a evitar tarefas que nos são desagradáveis ou que nos parecem demasiado difíceis. Se toda a gente o faz uma vez por outra, o que é certo é que a procrastinação pode tornar-se um problema sério e interferir diretamente na nossa produtividade ao mesmo tempo que nos aprisiona num estado de permanente ansiedade por termos consciência de tudo o que é suposto fazermos, mas que ainda nem começámos.

A procrastinação ajuda-nos a fugir do desconforto de encararmos as nossas falhas e dificuldades.

 

Para os investigadores nesta área, a procrastinação pouco tem a ver com a falta de consciência da importância do cumprimento das tarefas ou com uma diminuta força de vontade. Quem vive com este hábito sabe bem o que tem de fazer e as consequências de não o fazer. Passar à ação é que é difícil.

E não se pense também que um procrastinador crónico vive bem com a sua atitude: muito pelo contrário, estas são pessoas que geralmente se sentem sempre ansiosas e preocupadas.

“Vejo a procrastinação com uma falha de autorregulação”, refere o investigador Timothy Pychyl da Universidade de Carleton no Canadá. E conclui dizendo que o facto de sabermos o que temos de fazer, mas mesmo assim não nos conseguirmos levar a fazê-lo “demonstra um hiato entre intenção e ação”.

Como podemos então harmonizar intenção e ação? E como podemos ser mais produtivos, viver com menos ansiedade, ter maior controlo sobre o trabalho e a vida pessoal e aprender a gerir a tendência para adiar o inadiável?

 

Conheça algumas estratégias para deixar de Procrastinar.

 

Definir prazos

Escreva o objetivo a cumprir e defina um prazo, caso ele não lhe tenha sido dado. Uma data ajuda a tornar o objetivo mais tangível e a criar um compromisso. Tenha a data bem presente na agenda, no telemóvel ou num calendário que esteja bem visível. Acima de tudo, comprometa-se com essa data.

 

Desdobrar o objetivo em tarefas mais pequenas

É fácil ficar assoberbado perante uma tarefa grande e complexa. Por exemplo, “aumentar as vendas em 20%” ou “escrever um artigo de 50 páginas” podem ser objetivos tão grandes que nos é difícil perceber por onde começar e encontrar vontade para o fazer. Depois de defini-los, crie para os seus objetivos sub-tarefas que quando concluídas correspondem ao cumprimento do objetivo em si. Por exemplo, no caso de ter de entregar um artigo de 50 páginas, pode definir um plano em que se compromete a escrever cinco páginas por dia (uma tarefa muito mais realista e concretizável). Se quiser aumentar as vendas em 20% crie um plano com ações concretas, como enviar um determinado número de emails para os clientes, fazer uma promoção ou convidar potenciais clientes para uma demonstração do seu serviço. É importante que seja um plano escrito, com datas para cada tarefa. A ideia é concentrar-se em cada um dos passos de cada vez e não apenas num objetivo enorme.

 

Começar pelo “sapo do dia”

Um dos livros que me ajudaram na questão da procrastinação foi o “Engula Sapos” de Brian Tracy, autor de diversos best-sellers e considerado um guru da gestão. Neste livro o autor fala de como o nosso dia a dia e a nossa vida se tornam mais fáceis se identificarmos a tarefa mais difícil e mais importante – o sapo. Assim, os sapos são tarefas, atitudes ou ações exigentes, difíceis, complexas ou até desagradáveis. A nossa tendência é pô-los de parte, ignorá-los ou adiá-los. Devemos pois começar o nosso dia identificando esse sapo – na minha equipa digo muitas vezes “qual é o teu sapo do dia”. Se engolirmos o sapo do dia logo pela manhã, realizando de imediato essa tarefa, tudo flui muito melhor e não temos tendência de a deixar para o final, acabando por procrastinar para o dia seguinte.

 

Listas que realmente ajudam

Muitos procrastinadores aparentam ser bastante organizados e têm em cima da secretária um bloco com listas intermináveis que vão riscando a velocidade considerável. Mas isto não significa que estejam realmente a fazer o que precisa de ser feito! O que estas pessoas tendem a fazer é construir listas com tudo o que precisa de ser feito. É claro que têm tendência a fazer primeiro aquelas com que se sentem confortáveis e a deixar para amanhã (o chamado dia de São Nunca) as que não lhes apetece mesmo nada fazer. As listas atuam como uma segurança, uma desculpa para não fazer a tal tarefa de que se foge – afinal, já picámos tanta coisa na lista! Tinha uma colega na faculdade que se queixava de nunca ter tempo para nada e raramente conseguia entregar um trabalho na data marcada. Por estranho que pareça, andava sempre cheia de caderninhos e postits coloridos com listas, que ia riscando cheia de eficácia. Um dia estávamos a organizar-nos para fazer um trabalho de grupo e ela pegou num papel, escreveu “to do”, acrescentou um item e riscou-o de imediato. Perguntei-lhe que item era aquele e como é que ainda agora começara a escrever a lista e já tinha uma coisa feita. Ao que ela me respondeu “fazer lista”.

Fazer não é necessariamente produzir. Foque-se no que é mesmo preciso realizar e não em fazer muitas tarefas só para ficar com a ideia de que é muito eficiente.

 

Premiar cada conquista

Crie um sistema de recompensas para celebrar cada pequeno progresso na sua caminhada rumo ao objetivo final. Pode ser um café com os amigos, uma sessão de cinema ou uma ida à praia. Escreva a recompensa no plano que criou para que não perca de vista o que tem a ganhar ao ultrapassar cada obstáculo.

 

Olhos postos no futuro

Foque-se no futuro que deseja para si e nas emoções que vai sentir quando atingir o seu objetivo. Projete-se nesse momento de triunfo e na felicidade que vai viver depois de tanto esforço e dedicação. Lembre-se do motivo que o levou a estabelecer esse objetivo. Qual o seu propósito? O que sonhava quando definiu como objetivo fazer uma formação que agora lhe parece longa e difícil? Talvez quisesse saber mais e sentir-se mais seguro na sua função ou ter a oportunidade de ascender a um cargo de chefia e um salário mais alto. Não perca esses objetivos de vista – eles trazem uma dimensão aspiracional às tarefas e alimentam o seu trabalho com emoção, um poderoso antídoto para a procrastinação.

 

A regra dos dois minutos

Para vencer o hábito de adiar algo, o mais importante é conseguir começar, não apenas a primeira vez, mas de cada uma das vezes. Este é o primeiro passo para que o objetivo seja conquistado. Se não consegue sequer imaginar a possibilidade de se levantar do sofá para fazer exercício, dedique-se apenas dois minutos a saltar à corda ou a caminhar pela casa. Tem de pesquisar assuntos para elaborar o sistema de formação da empresa, mas nem sabe por onde começar? Comece com dois minutos. Por mais penosa que uma tarefa seja, toda a gente consegue dedicar-lhe dois minutos. E é bem possível que esse tempo passe tão depressa que se estende e quando der por isso já produziu muito mais do que imaginava inicialmente. Atenção que a ideia não é dedicar todos os dias apenas dois minutos ao que tem de fazer! Este é um sistema que pode ser muito útil para começar e dar-lhe o balanço que precisa para pedalar sozinho.

 

Aqui, agora, já.

Roma e Pavia não se fizeram num dia. Mas alguém a dado momento passou dos planos à ação e começou a construí-las, lançando a primeira pedra. Definir, planear e controlar são ferramentas excelentes para vencer a procrastinação. Mas mais importante é fazer hoje mesmo uma ação que o faça chegar mais perto do seu objetivo. Fuja da ideia de começar amanhã ou quando se sentir preparado, porque esse momento pode nunca chegar. Faça hoje mesmo qualquer coisa – por mais pequena que seja – que o ponha um degrau acima. Lembre-se que não tem de fazer tudo de uma vez, o importante é que continue a sua caminhada e que a cada dia faça algum progresso. O mais provável é perceber que uma pequena ação afinal não custou assim tanto, o que o fará ficar entusiasmado com cada progresso e ter vontade de continuar. Rumo aos seus grandes objetivos.

 

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