¿Cómo te ayuda el software de gestión con el cumplimiento del RGPD?

Dos manos una apuntando a el laptop de cumplir el RGPD y la otra presionando el teclado de laptop

¿Cómo te ayuda el software de gestión con el cumplimiento del RGPD?

Descubre con este artículo lo qué va a cambiar y de qué forma el software de gestión de PHC te puede ayudar a cumplir el rgpd.

Dos manos una apuntando a el laptop de cumplir el RGPD y la otra presionando el teclado de laptop

El Reglamento General de Protección de datos (RGPD) se ha convertido en un asunto en boca de todas las empresas. Sobre todo, porque su aplicación conlleva mayores exigencias en la gestión de datos personales y altas sanciones para los que la incumplan. Descubre con este artículo lo que va a cambiar y de qué forma el software de tu empresa puede hacer con que el cumplimiento de las nuevas directrices sea más fácil.

¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos?

A partir del día 25 de mayo de 2018 el Reglamento General de Protección de Datos tendrá aplicación obligatoria en todos los Estados Miembros de la Unión Europea (UE). Todas las organizaciones que operan en la UE tienen que cumplir con esta normativa y las penalizaciones para las empresas que no lo certifiquen son muy altas: 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocios global.

Más que un cambio tecnológico es una revolución de comportamiento

La tecnología tiene un papel importante en lo que se refiere a facilitar la protección de la información, automatizando procesos y ayudando a aumentar el control de los datos, reduciendo el riesgo y apoyando el cumplimiento de las exigencias legales de forma más eficiente.

Sin embargo, es fundamental que las empresas entiendan que el éxito de la aplicación de las tecnologías en el ámbito del RGPD depende esencialmente de los procesos, de las personas y sus comportamientos.

Mucho más que regular el cambio de procedimientos ejecutados a través del software, este reglamento controla las prácticas de comportamiento de las empresas y de sus empleados en lo que se refiere a la recogida y tratamiento de datos personales de sus usuarios. Si el software es una herramienta en este proceso de cambio, el foco debe estar, principalmente, sobre las alteraciones dentro de la cultura empresarial. Por eso, deberás analizar y revisar los procedimientos internos de tu organización, viendo qué datos personales son recopilados y cuál es su tratamiento.

¿Cuál es el papel del software?

En la aplicación de estas medidas, es importante asegurar que el programa que procesa los datos personales en tu empresa esté preparado para garantizar la conformidad con el nuevo reglamento, asegurando que los datos personales son procesados de acuerdo a las nuevas directrices.

El software utilizado por las empresas debe, pues, poner a disposición del usuario un conjunto de funcionalidades capaces de garantizar el control de sus procesos de tratamiento de datos.

Pero garantizar la conformidad con el reglamento no es el único motivo por el que las empresas deben analizar con especial atención el software que utilizan en la gestión de su negocio. Y es que, además de asegurar el comportamiento de diversos aspectos ligados a la gestión de datos personales, el software es también una ventaja competitiva para tu negocio, ya que automatiza una serie de procesos que pasan a ser obligatorios con este reglamento y que, de otro modo, serían realizados de forma manual, consumiendo mucho más recursos.

Descubre de qué forma el software protege y potencia tu negocio, contribuyendo a que tu empresa garantice el cumplimiento de las nuevas normas en materia de gestión de datos personales.

1. Permite el consentimiento explícito

De acuerdo con el nuevo reglamento, uno de los pilares del tratamiento de datos personales es la necesidad de consentimiento por parte del titular de datos. Este consentimiento tiene que ser dado de forma informada y libre. Al proporcionar su consentimiento, el interesado tiene que entender, de forma clara, la finalidad específica de la utilización de datos.

Un software que lidia con los datos personales deberá proporcionar mecanismos que permitan al usuario dar el consentimiento informado, explícito y por acto inequívoco a través de Avisos Legales (Disclaimers) claros. Por ejemplo, cuando el usuario realiza una compra online, rellena una encuesta o participa en un concurso, debe ser informado sobre las condiciones de utilización de los datos y tiene que ser explícito sobre qué datos va a guardar la empresa en todo este proceso y con qué finalidad lo va a realizar. Este consentimiento no puede ser dado por defecto (default), es decir, el usuario tiene que seleccionar activamente su consentimiento para la cesión de datos.

2. Simplifica el derecho al acceso, olvido y a la rectificación de datos

El reglamento establece también que cualquier titular puede exigir el acceso a sus propios datos, rectificar ciertos datos e incluso ser «olvidado» (Derecho a la Supresión de datos) por una empresa (es decir, que sus datos sean eliminados).  Para garantizar que respondes a este tipo de pedidos, podrás buscar los respectivos datos manualmente en el software de tu empresa. Sin embargo, acabarás por perder demasiado tiempo, usar demasiados recursos administrativos en esta tarea y aumentar el riesgo de errores.

Un software empresarial puede apoyarte a cumplir estas obligaciones de forma más rápida y eficaz. ¿Cómo lo hace? Pues rastreando los datos existentes para identificar la información específica de un determinado titular, permitiendo además realizar diversas acciones sobre los datos identificados, como rectificar o eliminar.

3. Apoya el derecho a la portabilidad de los datos

¿Crees que los datos cedidos a tu negocio son exclusivos de tu empresa y no los tienes que ceder a terceros? En realidad, y si el titular de los datos así lo requiera, tu empresa estará obligada a proporcionar los datos personales en un formato legible y actual para que puedan después ser usados por otra entidad. También en este sentido el software PHC CS puede darle a tu empresa un apoyo importante, ya que al rastrear los datos y exportarlos en un fichero único, podrás enviarlo al titular por e-mail.

4. Proporciona información a los titulares de los datos

En el ámbito de este reglamento, las empresas están obligadas a prestar más información al titular de los datos en relación a lo que ocurre actualmente. Esto se aplica, por ejemplo, a aspectos como la base legal para el tratamiento de datos, el plazo de conservación de los datos o la posibilidad que se le da al titular de los datos personales de presentar una queja ante la organización nacional de Protección de Datos competente de cada país.

Un software que recoge datos personales debe tener mecanismos que contribuyan a informar a los ciudadanos sobre todos estos aspectos. Y debe ir más allá, tiene que ser capaz de proporcionar estos datos de forma clara, concisa, inequívoca, utilizando para ello un lenguaje sencillo y directo.

5. Posibilita la creación de niveles de permisos

Le cabe a tu negocio garantizar que los datos personales sean tratados de forma segura y confidencial para aquellos usos debidamente consentidos por los titulares y que no sean accedidos por personas no autorizadas. El software te permite crear diferentes niveles de acceso a los registros, de acuerdo con las funciones y necesidades de cada empleado, así como la posibilidad de registrar cada uso (fecha y finalidad) de los datos personales (para una campaña de marketing, por ejemplo). Crea procedimientos internos y conciencia a tus empleados a mantener actualizados estos registros.

6. Viabiliza la evidencia de cumplimiento y permite la rastreabilidad de los datos

Las organizaciones tienen que ser capaces de probar que cumplen con el reglamento y que los datos personales que guardan son lícitos, seguros y confidenciales y han sido captados a través de consentimiento informado y explícito. Además, deben también probar que poseen sistemas capaces de monitorizar si las políticas y procedimientos están realmente siguiéndose.

Es importante tener en cuenta que el RGPD establece sanciones altas para las empresas que lo incumplan. Un ciudadano que considere que una empresa no está cumpliendo lo estipulado en el reglamento en relación a sus datos personales tiene el derecho de presentar queja ante la organización nacional de Protección de Datos pertinente que, a su vez, puede realizar una acción de fiscalización en la empresa y pedirle evidencias de la conformidad con la ley. Un software preparado es, en este aspecto, una herramienta muy importante y debe permitir la rastreabilidad de los datos y que todo el proceso de tratamiento de los datos del cliente esté registrado (contactos, autorizaciones por parte del cliente, motivos de contacto, etc.) el software debe hacer el registro de todos estos datos para asegurar que todo el proceso está debidamente registrado y que todas las políticas, instrucciones internas y procedimientos se están siguiendo correctamente y pueden ser enviados a las entidades supervisoras.

¿Amenaza u oportunidad?

Anticiparse a las exigencias del RGPD y asegurar la conformidad de tu empresa es una oportunidad para mejorar procedimientos y garantizar la transparencia en el tratamiento de datos de tus clientes. En los últimos años, la confianza de los consumidores en las marcas ha bajado y, según el Barómetro Mundial de Confianza de Edelman 2018, solo el 42 % de los consultados confían en las empresas. Por tanto, el refuerzo de la protección de los datos personales de sus clientes, te permite construir una mejor reputación y confianza en el mercado.

En lugar de creer que el RGPD es un coste añadido, piensa que es la oportunidad de ganar más rapidez en los procesos de tratamiento de datos a través del software empresarial PHC CS.  De esta forma, conseguirás tener un apoyo importante en procesos fundamentales de la gestión de datos, respondiendo a las exigencias de los titulares de los datos de forma más rápida y sencilla.

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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