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Cómo el software de gestión aumenta la productividad de tus equipos

27 de Outubro 2023

Tempo de leitura: 5min

Cómo el software de gestión aumenta la productividad de tus equipos

Una dinámica mucho más organizada en todas las áreas eleva la productividad, consolida equipos de alto desempeño y garantiza una mayor competitividad.
Tres mujeres en una reunión de trabajo sobre productividad de equipos

¿Sabías que en menos de una década, el 25 % de los empleados pertenecientes a empresas europeas aumentará en 20 % su productividad gracias a la utilización de asistentes digitales inteligentes? Los datos provienen de la consultora IDC y reflejan una de las principales preocupaciones de los gestores modernos que procuran obtener la fórmula más acertada para dirigir personal haciendo uso de las herramientas tecnológicas que tienen a su disposición.

Cada día más, las organizaciones hacen uso de la transformación digital para garantizar la automatización del trabajo administrativo. Desde la concepción de un proyecto, pasando por la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre, en todas las etapas puedes garantizar la productividad de los trabajadores con herramientas de gestión avanzadas.

Independientemente de la generación a la cual pertenezcan los colaboradores, el desafío será el mismo: lograr una dinámica mucho más organizada en todas las áreas que elevará la productividad, consolidará equipos de alto desempeño y garantizará una mayor competitividad. Lo cierto es que la digitalización no solo ha cambiado la forma en la cual se interrelacionan los equipos de trabajo, sino hasta el lugar en el cual gestionan sus proyectos.

En pocas palabras, la tendencia a trabajar desde cualquier dispositivo sin necesidad de estar atados a la oficina será una ventaja considerada como una decisión estratégica para el 70 % de las empresas españolas para el año 2020. Es decir, 14 millones de trabajadores utilizará no solo dispositivos móviles, sino que, adicionalmente, contarán con procesos clave orientados hacia la digitalización dentro de sus empresas, pudiendo llegar incluso a la «ultramovilidad».

Cómo pueden beneficiarse los equipos con las herramientas de gestión

Flujo de información en todos los proyectos y equipos

La información es poder y contar con una herramienta en la cual sea posible el intercambio ágil entre todos los miembros del equipo hará que la comunicación fluya de forma transparente. Adicionalmente, también pueden clasificarse los distintos niveles de acceso de los usuarios y garantizar que cada uno de los colaboradores tenga la información que requiere y pueda actuar en el momento adecuado.

El tipo de información disponible incluye datos de proyectos, foros de intercambio de información y noticias. Los colaboradores pueden acceder desde cualquier lugar o dispositivo sin necesidad de tener que trasladarse hasta la oficina para poder dar seguimiento a una determinada tarea asignada en un proyecto.

Una vez que se publican decisiones es posible recibir feedback en tiempo real sobre documentos vinculados a proyectos sin necesidad de acudir al envío de e-mails que muchas veces termina por retrasar los resultados.

Gestión eficaz del tiempo y los recursos

En su informe sobre los indicadores de productividad, la OCDE afirma que esta se trata de “trabajo más inteligente», en lugar de «trabajo más duro”. El cumplimiento de la jornada laboral no implica que sean alcanzados los objetivos diarios ya que es posible que el tiempo no sea aprovechado. Precisamente, la optimización del tiempo y de los recursos es vital para el éxito de un proyecto.

Organizar y controlar todas las tareas a través de herramientas digitales, por ejemplo, hará que los colaboradores puedan llevar de forma rigurosa las próximas acciones a realizar teniendo en cuenta la importancia y la urgencia y no pierda tiempo en otras que no requieren de una acción inmediata.

Llevar de forma rigurosa los valores presupuestados en cuanto a ingresos y gastos asociados permitirá prever posibles desvíos y establecer comparaciones entre diferentes proyectos. Los constantes retos en cuanto a competitividad y hasta supervivencia de la empresa obligan a los gestores a ir mucho más allá de su intuición y utilizar softwares robustos para proteger y aprovechar los recursos.

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