2019 marca la obligatoriedad de la facturación electrónica para la UE en la contratación pública

A partir del 18 de abril de 2019,  todos los Estados Miembros de la Unión Europea deberán hacer uso obligatorio de la facturación electrónica en todas las transacciones que realicen con las Administraciones Públicas (AAPP), comúnmente conocidas como B2G. En España, ya desde el año 2015 todas las AAPP deben recibir y enviar facturas solo en formato electrónico. Las contrataciones con el sector público involucran 200.000 millones de euros, lo que representa el 20 % del PIB.

La Directiva 2014/55/EU que impone la obligación de facturación electrónica en los procesos de contratación pública en toda la Unión Europea, está en vigor desde 2014. La facturación electrónica se convertirá en una obligación legal en el suministro de bienes y servicios a las entidades públicas europeas. Además de un requisito, es también una oportunidad de agilizar la facturación y reducir costes inherentes a este proceso. La tendencia es inevitable incluso antes de la imposición legal en Europa: en 2016 fueron procesadas 1035 millones de facturas electrónicas Business-to-Business y Business-to-Government, de acuerdo a la  European E-Invoicing Service Providers Association.

Se trata de una normativa de implementación que unificará  y simplificará la implementación a través de un estándar. ¿Tu empresa es proveedora de entidades públicas? En este caso, también deberá regirse por las nuevas reglas de facturación.

 

En qué punto se encuentra España en cuanto a Facturación Electrónica B2G

España cuenta con una estructura administrativa que incluye una Administración General del Estado que a su vez posee delegaciones y subdelegaciones en las regiones y provincias. Por lo menos 8000 Entidades Locales emplean desde hace varios años «FACe» a través del formato conocido como «Facturae». La plataforma es el Punto General de Entrada para la Administración General del Estado y permite la remisión de facturas a la administración pública a aquellos que ya estén registrados en el sistema.

España ocupa un lugar privilegiado en la lista de países con un muy alto índice de desarrollo de gobierno electrónico (EDGI) al ubicarse en la posición 17ª en cuanto a los Estados Miembros de la ONU y la 10ª  de los países europeos de acuerdo al informe «United Nations E-Government Survey 2018». Vale la pena destacar que las primeras 20 posiciones son ocupadas por países europeos con lo que se evidencia un elevado interés en cuanto a las políticas de gobierno electrónico.

 

Fechas clave de la Facturación Electrónica en España

  • La Ley 25/2013 del 27 de diciembre estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica en el sector público español, colocando como fecha límite para todos los proveedores con importes superiores a 5000 €, el 15 de enero de 2015.

 

  • El 25 de febrero de 2018 entró en vigencia la versión 2.2 de «facturae» que convive con las versiones  3.2 y 3.2.1 ya que adiciona actualizaciones para los proveedores que así lo requieran.

 

  • A partir del 1 de julio de 2018 y de acuerdo a la Ley 9/2017, comenzó la obligatoriedad de uso de la factura electrónica para los subcontratistas del Estado cuyos importes sean mayores a los 5000 euros. Para cumplir con esta medida fue activada la plataforma de factura electrónica entre empresas denominada FACeB2B.

 

Fechas clave de la Facturación Electrónica en Europa

  • 18 de abril de 2019: plazo con el cual los Estados-Miembros cuentan para transponer e implementar las obligaciones de factura electrónica en los procesos de contratación pública. La fecha ya tiene en cuenta un periodo de 18 meses después de la publicación de la norma europea que uniformiza el modelo a seguir en los diferentes países.

 

  • 18 de abril de 2020: las entidades públicas sub-centrales (regionales o locales) pueden beneficiarse de un alargamiento del plazo para la aplicación de la Directiva. Sin embargo, este retraso solo es válido en los Estados-Miembros que efectúen esta opción en la transposición nacional de la Directiva.

 

El panorama no es igual para todos los países de la Unión Europea. Progresivamente, cada uno ha ido adoptando medidas de cara a la consolidación de la denominada Agenda Digital para Europa 2020 por lo que el carácter obligatorio ya estaba presente en varios miembros del bloque europeo.

Dinamarca fue el primer país en adoptarla (2005), seguido por Suecia (2008), Finlandia (2010), Noruega (2012), Grecia (2012), Turquía (2014), Austria (2014), Moldavia (2014), España (2015), Islandia (2015), Eslovenia (2015), Suiza (2016), Polonia (2016), Países Bajos (2017), Francia (2017), Estonia (2017).

En países como Portugal, a partir del 1 de enero de 2019, todas las facturas que enviadas a clientes del sector público deben ser emitidas y exportadas en formato electrónico, de manera que sean automáticamente importadas en el sistema del destinatario.

 

¿Qué es una factura electrónica?

De acuerdo con la Unión Europea, la facturación electrónica es una «una factura que fue emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permite su proceamiento automático y electrónico». Esta es la definición que consta en la Directiva 2014/55/EU.

En términos de legislación europea, no es suficiente enviar por e-mail a un cliente una factura en «PDF» para que esta sea considerada una factura electrónica. La facturación electrónica exige que los datos sean creados con una estructura correcta (definida por un modelo estándar europeo) y, después de eso, la factura puede ser importada automáticamente para el sistema de entidad pública, sin necesidad de inserción manual.

Una presentación visual de la factura (en imagen digital o «PDF», por ejemplo) puede ser creada con el objetivo de ser comprensible para el usuario, pero es solo un complemento a la transmisión electrónica de los datos de facturación y no el objetivo principal.

 

¿Qué elementos deben constar en la factura electrónica?

Los elementos esenciales de la factura electrónica deben incluir los siguientes elementos:

  • Identificadores del tratamiento y de la factura;
  • Período que abarca la factura;
  • Información sobre el vendedor;
  • Información sobre el comprador;
  • Información sobre el beneficiario;
  • Información sobre el representante fiscal del vendedor;
  • Referencia del contrato
  • Detalles de la entrega;
  • Instrucciones para el pago;
  • Información sobre deducciones o cargos;
  • Información sobre la partida de la factura;
  • Totales de la factura;
  • Desglose del IVA.

 

La nueva normativa incluye el modelo semántico de datos a adoptar (información contenida en la factura) y la lista de sintaxis (formato o lenguaje usado en la transmisión de la factura). El modelo estándar tiene en cuenta elementos comunes (aplicables a todos los Estados-Miembros y países) y aspectos legales que reflejen las exigencias específicas (como la tasa de IVA, por ejemplo), a nivel nacional, local o sectorial.

Adicionalmente, la norma europea tiene en cuenta las necesidades de las PYME en relación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y es de las sencillas integraciones con los softwares de gestión existentes.

 

¿La legislación solo tiene impacto en las entidades públicas?

No. Las reglas se aplican a la facturación en el ámbito de la contratación pública y, por eso, tienen impacto en los proveedores privados. La norma europea fue desarrollada para poder ser empleada por la Administración Pública y por empresas privadas (Business-to-Government, Goverment-to-Goverment y Business-toBusiness). De hecho, España podría convertirse en el segundo país, después de Italia, en imponer como obligatorio el modelo B2B.

 

¿El modelo de factura electrónica a adoptar  es flexible?

Para abarcar las diversas situaciones existentes en la contratación pública europea, la norma europea prevé un componente base (CORE) en la factura electrónica y dos variaciones posibles. Aquí algunas diferencias:

  • CORE – Información estándar obligatoria en todas las facturas electrónicas europeas;
  • CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versión restringida del modelo estándar en el que los campos abiertos disponibles en el CORE son cerrados solo a una o algunas opciones (por ejemplo: limitar las formas de pago a una opción específica). Para evitar problemas de interoperabilidad, es aconsejable que los compradores que reciban las facturan estén aptos para recibir el CORE en su forma completa (sin limitar opciones) o que adopten las normas más usadas;
  • Extensiones – nuevos elementos añadidos no previstos en el modelo estándar, como resultado de un acuerdo bilateral entre proveedor y cliente. Aunque es posible, las extensiones no se ajustan a la norma europea. Por esta razón, la Comisión Europea recomienda que las entidades públicas estén aptas para recibir también el modelo estándar (y no limiten la recepción de un modelo específico con extensiones).

Para más información sobre estas tres variantes, consulta el video explicativo de la Comisión Europea.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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