¿Cómo puedo aumentar la productividad en mi empresa?

¿Qué hace más eficientes a las empresas? La productividad de las organizaciones puede ser influenciada por diversos factores que guardan relación con la gestión del tiempo, el uso de la tecnología y hasta con la forma en la que perciben los trabajadores el clima organizacional en términos de felicidad laboral.

El tema de la productividad tiene vigencia en el mundo laboral. Se trata de una calle en varios sentidos: trabajadores eficientes constituirán empresas más competitivas, que también transformarán las sociedades en esa misma dirección. Así lo confirma el informe anual sobre competitividad del Foro Económico Mundial que señala a la eficiencia de las empresas como uno de los elementos que ha llevado a países como Estados Unidos, Singapur y Alemania a mantenerse como las economías más competitivas.

El planteamiento revela, entonces, el interés de las organizaciones por crear las condiciones para que sus colaboradores desarrollen un perfil acorde a estos desafíos. La buena noticia es que las habilidades  pueden ser cultivadas para que formen parte del ADN que distingue a cada empresa.

Las empresas que obtienen mejores resultados en términos de productividad son aquellas que se han preocupado por «aprender» y fomentar en sus trabajadores el espíritu crítico gracias al cual se cuestiona la forma en la que normalmente son hechas las cosas y se promueven nuevos espacios para el desarrollo profesional.

Las estrategias desarrolladas por empresas con altos niveles de productividad apuntan en este sentido y pueden ser replicadas.

 

#1 Establecimiento de prioridades y gestión del tiempo

Steven Covey en su libro «Siete hábitos de la gente altamente efectiva» desarrolló varios planteamientos que, entre otros aspectos, establecen que la forma como administramos el tiempo hará la diferencia en cuanto a los objetivos que se alcancen. Esto pareciera ser una máxima manejada por la mayoría de las empresas; la interrogante que surge es cómo lograrla.

A través de la «Matriz de gestión del tiempo», Covey concluyó que de acuerdo al manejo de las dimensiones «importante / no importante» y «urgente / no urgente» los empleados establecen prioridades y enfrentan a diario su lista de «cosas por hacer». En consecuencia, establece que quienes centran sus esfuerzos en tareas «importantes» -aunque no sean «urgentes » – terminarán por ser más eficientes.

Las tareas que deben ser atendidas son aquellas que generan valor con repercusión directa en los resultados de las empresas, la planificación y la prevención, en lugar de aquellas que consumen tiempo y desvían la atención. Los trabajadores más productivos aprenden a identificar esas tareas que ocupan buena parte de su agenda y que al ser calificadas como «urgentes», lo único que hacen es consumir su tiempo.

A menudo, se asocia productividad con la idea de «trabajar más intensamente» y no de forma «más inteligente». De acuerdo a la  Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), para que cambie este paradigma son necesarias «nuevas ideas, innovaciones tecnológicas y modelos de negocio».

 

#2 Herramientas para la planificación, seguimiento y evaluacion

Las personas más planificadas son mucho más productivas por lo que cualquier esfuerzo que se haga por hacer procesos más consolidados tendrá efectos positivos en los resultados de la empresa. El reto consiste en identificar la metodología que más se adapte a la organización.

Por ejemplo, en el mundo de la tecnología es común encontrar formas de trabajo asociadas a la metodología Scrum en la que los periodos están divididos en Sprint, los avances se miden y controlan teniendo en cuenta todos los requerimientos, funcionalidades y tareas que fueron establecidos previamente en el punto de partida o Product Backlog. En la metodología Scrum intervienen diferentes roles que van desde el Product Owner, pasando por el Scrum Master, Scrum Team y los diferentes grupos de interés.

Scrum forma parte de las «metodologías ágiles» que elevan la productividad y persiguen establecer una lista de prioridades. Adicionalmente, no es posible desviarse de los objetivos y se fijan responsabilidades para evitar que las tareas queden húerfanas y no se cumplan los tiempos. Los equipos de trabajo son más eficientes y es posible realizar revisiones periódicas que lanzan «alertas» en caso de que algo no sea correcto o no responda al planteamiento inicial.

 

#3 Inversión en transformación digital

Existe un efecto positivo en la productividad de los trabajadores cuando son implementadas nuevas tecnologías que incluyan la movilidad, por ejemplo. El planteamiento lo confirma el testimonio de 1865 trabajadores a escala global consultados por The Economist Intelligence Unit (EIU) para quienes el acceso al trabajo móvil representa un incremento en la productividad, la creatividad, la satisfacción y la lealtad hacia la empresa.

De cara a la transformación digital de las organizaciones existen soluciones para gestionar equipos y proyectos destinadas a garantizar el rápido intercambio de información que pueden ser consultada, incluso, desde cualquier dispositivo con una gran cantidad de beneficios que se traducen en competitividad y productividad.

  • Sincronización e integración de todas las informaciones disponibles en distintas plataformas por lo que no existe la posibilidad de que una tarea sea realizada varias veces. Los sistemas de workflows son capaces de agilizar los procesos y tornar a las empresas mucho más rápidas y ágiles;
  • Redes de comunicación en las que los equipos de trabajo consultan cómo transcurre el proyecto, fases, tareas y pasos, cantidad de horas invertidas, trabajos que se encuentran en manos de equipos externos;
  • Manejo de agendas que permiten la planificación y que puedan ser revisadas por todos lo interesados, además de garantizar el seguimiento de tareas y organización de reuniones. Estas últimas se tornan más organizadas y productivas ya que los puntos a tratar son conocidos previamente y las conclusiones son compartidas;
  • Control financiero de proyectos con la posibilidad de establecer comparaciones con otros similares o previos.

 

#4 Hacer de las empresas «lugares felices» para trabajar

Puede que algunos hayan oído hablar de los «salarios emocionales» lo que no todos saben es que la felicidad de los trabajadores hará que las empresas obtengan mejores resultados en términos de eficiencia.

Un estudio de la empresa de reclutamiento Adecco demostró que  el 98,6 % de los españoles considera que el ser más felices les hará más productivos. Hablamos de «compromiso» con la empresa, «motivación», «tolerancia al estrés» y «capacidad de adaptación».

Captar el talento ideal no es una tarea fácil para el área de Recursos Humanos, pero tampoco lo es motivarlo y retenerlo para que comparta la visión de la empresa al mismo tiempo que tenga un estado de bienestar profesional.

En las «empresas felices» las estructuras jerárquicas son substituidas por otros tipos de liderazgo que demuestran interés por el desarrollo profesional de los trabajadores,  reconocen el valor que cada uno aporta a los proyectos así como el esfuerzo que realizan para concretarlo.

El clima o ambiente laboral también incide directamente en la forma en que los trabajadores realizan sus tareas. En algunas empresas ya es una práctica común la realización de consultas periódicas también conocidas como «semáforos de la felicidad» a través de los cuales es posible desarrollar planes de acción para contrarrestar posibles situaciones que estén causando ruido o malestar laboral.

La productividad en las empresas requiere el equilibrio entre muchos factores relacionados con estabilidad y felicidad laboral, pero también con la disposición de herramientas tecnológicas para optimizar el tiempo, la  planificación de tareas, así como el intercambio de información que corresponden a lo que los economistas han denominado la «cuarta revolución industrial» que exige altas dosis de adaptabilidad e innovación y en la que el desarrollo de softwares cada vez más avanzados tendrá un sitial de honor.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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