Cómo aplicar la facturación en tu empresa en la era digital

El uso de la facturación electrónica se ha tornado de obligatorio cumplimiento en varias legislaciones mundiales. El argumento que ha llevado a muchos países a adoptar este mecanismo se basa principalmente en la reducción de la evasión fiscal. Más allá de la rigurosidad de los controles sobre las empresas, la facturación digital representa nuevas oportunidades para las organizaciones. Lo importante es estar preparado para afrontar este proceso de forma exitosa y sin perder el sueño. Los resultados valen la pena y los colaboradores lo agradecerán.

Las normativas legales terminan por ser un catalizador de los procesos de migración de las empresas a facturación electrónica ya que muchos países han adoptado medidas para aplicar por etapas la  obligatoriedad de estos formatos digitales.

España, por ejemplo, ha avanzado de forma exponencial en cuanto a la facturación electrónica tras la aprobación del Real Decreto 1619/2012, acción que fue reforzada en el año 2017 con la entrada en vigor del Suministro Inmediato de la Información (SII) que establece como prioritaria la comunicación en tiempo real con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de todas las facturas emitidas y recibidas.

 

A cuáles paradigmas se enfrenta la facturación electrónica

Dar pasos hacia la digitalización debe ser prioritario para las empresas que pretendan agilizar sus procesos internos e incrementar la productividad.

 

Desmitificar el uso del papel

Esa antigua escena que muestra oficinas repletas de papeles en los cuales se encuentran sumergidos todos los involucrados en el área administrativa debe abrir paso a nuevos métodos de trabajo en formatos digitales, compartidos por todos,  incluso de forma remota.

Con pretensiones un poco más altruistas, los más comprometidos con el medio ambiente también señalan como necesario optimizar el uso del papel en favor de preservar la vida de los árboles y contribuir con la calidad de vida.

 

Transformación digital y conectividad

Aunque los índices de competividad digital han presentado un positivo avance a escala mundial, aún hay mucha tela que cortar en esta tema. No todos los gestores han interiorizado la necesidad de introducir cambios so pena de desaparecer.

La penetración de Internet a nivel mundial también se ha incrementado 53 % durante este 2018 de acuerdo a estimaciones de We are y Hootsuite en su informe más reciente. Se encuentran conectados más de 4000 millones de usuarios, la mayoría de ellos a través de dispositivos móviles (52 %), Desktop o laptops (43 %) y Tablets (4 %).

La velocidad de conexión de internet también es un factor importante ya que expresa el grado de inversión que se realiza y trae lucrativos beneficios para las empresas en términos de incremento de la comunicación.

 

5 argumentos a favor de la facturación electrónica

Son varias las ventajas que puede traer para una empresa la adopción de sistemas de facturación electrónica.

Información valiosa para la toma de decisiones

La información es poder y quien la tenga en el momento adecuado también será capaz de emplearla para tomar decisiones y ejecutar acciones.

Muchas veces los gestores se ven condicionados al no poder apreciar el proceso en su totalidad y hacer las respectivas proyecciones de recursos y utilidades. Invertir tiempo adicional en la búsqueda de los datos es cosa del pasado ya que con la facturación electrónica es factible conocer en qué punto se encuentra la empresa y hacia dónde se dirige.

 

Disminución del tiempo y costes directos o asociados

Cuando hablamos de facturación digital el primer coste que aparece asociado es el papel, no sólo como soporte sino vinculado al proceso que involucra tanto el envío como su posterior almacenamiento. El ahorro de recursos puede ser de 85 % al comparar la factura tradicional con la electrónica.

Los procesos que son manuales se reducen y con ellos la cantidad de personal involucrado en el flujo de trabajo. De igual forma, el tiempo tanto de entrega como de emisión también es favorecido, así como la seguridad de toda la documentación al evitar la evasión fiscal y la falsificación.

 

Establecimiento de un lenguaje común entre las empresas

Las diferencias existentes entre las empresas asociadas a su naturaleza diversa pueden ser minimizadas al emplear un mecanismo que logre unificar los criterios en las operaciones y transacciones como la factura electrónica.

Por otra parte, todas las empresas pueden utilizar la facturación electrónica. Las pequeñas y medianas ven en la facturación electrónica la oportunidad de acelerar sus procesos y hacerse más competitivas en un sector en el que cada segundo y centavo cuenta.

 

Mayor control de procesos y transparencia

A través de la facturación electrónica muchos de los procesos podrán ser más detallados en cuanto a pagos, cobros, ventas. Adicionalmente, la imagen que se obtiene es de transparencia y rigurosidad.

Esta percepción también es fácilmente apreciable por bancos y otras instituciones financieras, situación que genera nuevas oportunidades de crecimiento y liquidez.

 

Mejor relación con el cliente

Todos los esfuerzos por ser una empresa transparente  también son proyectados al cliente final quien puede estar al tanto de toda la facturación que le atañe.

El tiempo que logre economizarse puede ser invertido en acciones directas y específicas relacionadas con atención al cliente y fidelización.

 

Antes de implementar la facturación electrónica tome en cuenta estas recomendaciones

Como en toda transformación, será mucho más fácil introducir los cambios por etapas sin olvidar que es fundamental que todas las partes estén al tanto.

 

Involucra a todas las áreas de la empresa

Cuando hablamos de un proceso por etapas también es fundamental ser realistas en cuanto a la estimación de los tiempos que debe contemplar la adaptación y formación de todo el personal. En ocasiones es mejor comenzar un poco más tarde, pero con la certeza de que todos conocen con exactitud los nuevos procedimientos.

Es recomendable designar a un responsable que se encargue de dirigir el proyecto y apreciar todo el circuito de trabajo. Otras personas pueden estar incluidas provenientes del área de operaciones y tecnología.

 

Evalúa todos los procesos internos

Para hacernos más productivos en la facturación es necesario identificar las áreas clave que tendrán alteraciones para evitar tener sorpresas una vez que se modificó el flujo de trabajo. Se trata de un cambio estratégico que tendrá implicaciones indirectas.

Al hacer una evaluación robusta también será posible detectar cuáles son las situaciones frecuentes que requieren ser abordadas en esta nueva etapa.

La facturación electrónica abrirá paso, sin duda, a la transformación digital de la empresa ya que todas las áreas trabajarán con los mismos recursos.

 

Documéntate en torno a las obligaciones legales

Cada país es una realidad diferente y es necesario monitorear constantemente las nuevas legislaciones así como las actualizaciones de las normativas.

Adelántate a todas las medidas y establece planes concretos a seguir en caso de que la Autoridad Tributaria apruebe nuevas providencias. En la mayoría de los casos siempre hay un periodo de adaptación para garantizar el cumplimiento.

 

Establece tiempos específicos para pruebas

Antes de comenzar formalmente con la facturación electrónica es necesario pasar por un periodo de pruebas que minimizará los errores.

El salir “en vivo” con la plataforma requiere que todos los detalles estén contemplados, esto incluye  emisión y recepción de facturas, así como retroalimentación por parte de clientes y proveedores que deben estar al tanto de todo el proceso.

 

Elige un Software que te haga la vida más fácil

En primer lugar, es necesario evaluar cuáles son los requisitos de negocio para así determinar el tipo de Software necesario.

En segundo lugar, debe tomarse en cuanto que, aunque existan muchas opciones en el mercado, el Software seleccionado debe estar autorizado por la Autoridad Tributaria local.

Los Softwares de Gestión son capaces de procesar las facturas de forma digital, cumpliendo con las condiciones necesarias de estos documentos que incluyen la firma electrónica, la información del destinatario, así como otras características solicitadas por cada ente recaudador.

La emisión, recepción y envío de la facturación electrónica debe ser sencilla, rápida y adaptada a la realidad de cada empresa. De igual forma, debe contemplar la posibilidad de ser flexible para responder a cualquier tipo de alteración legal que pueda surgir.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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