¿Sufre tu empresa de reunitis crónica? 4 señales para reconocerla

Reuniones, reuniones y más reuniones. ¿Te es familiar? Reservar tiempo para reunir el equipo y tomar decisiones es esencial en cualquier empresa. Sin embargo, es mala señal cuando las reuniones se acumulan, sin razón y sin consecuencias claras. Estos son síntomas clásicos de una «enfermedad» empresarial con graves efectos para la productividad y motivación de los colaboradores: la reunitis crónica. ¿Sabes cómo reconocerla y curarla?

Si ya enfrentas una próxima reunión con desesperación considerándola solo como un desperdicio de tiempo valioso que podría ser dedicado a ejecutar tus tareas, puede consolarte el saber que no estás solo. Un estudio de Bain & Company demostró que las empresas pasan 15 % de su tiempo colectivo en reunirse. En promedio, un CEO pasa dos días por semana en reuniones. Los colaboradores invierten 62 horas mensuales en estos momentos, aunque consideren mitad de estas horas como un desperdicio de tiempo (91 % admitió que  ya «soñó despierto» durante una reunión).

 

Impacto económico de más reuniones

La mala fama asociada a las reuniones que anula la percepción de los beneficios que pueden traer a las empresas resulta de la falta de preparación y estrategia por parte de varios involucrados. Como cualquier enfermedad que afecta el organismo, la reunitis crónica tiene un impacto serio en la salud de tu empresa.

Una reunión entre varios líderes puede costar cerca de mil dólares por hora solo en salarios. Estos momentos de decisión desperdician cerca de 37 mil millones de dólares anuales como indica el análisis de la empresa TED sobre el impacto adicional de las reuniones.

Entender el efecto negativo de una mala reunión es simple: es como un coágulo que imposibilita que la sangre fluya o un problema en una fábrica que afectará la línea de montaje. Es decir, se trata de una barrera que impide a los equipos actuar y tomar decisiones correctas y, luego de algún tiempo, tiene efectos visibles en la productividad, agilidad y hasta en la capacidad de la empresa de desempeñar su actividad central.

Después de una serie de reuniones retrasadas, sin foco y sin resultados prácticos es normal que la reunitis crónica comience también a minar la motivación de sus colaboradores. Una reunión se torna, esencialmente, en un torbellino de recursos financieros, físicos, humanos y hasta emocionales.

Es urgente, comenzar a dianosticar señales de reunitis crónica para poder revertir la situación y crear condiciones para reuniones creativas, con impacto y que promuevan el crecimiento de la empresa.

 

Síntomas de reunitis crónica

Falta de preparación

Una reunión sin agenda o puntos de trabajo en la que ninguno de los participantes lea la documentación previa, es una rampa para un momento de baja productividad. Sin preparación, las reuniones tienden a demorar más tiempo y no concentran condiciones para un apoyo riguroso a la toma de decisiones. Es decir, la falta de planificación de una reunión puede ocasionar falta de decisiones o soluciones erradas.

 

Participantes innecesarios

La falta de organización de las reuniones y la ausencia de la capacidad de delegar pueden ocasionar una reunión llena de personas. Una vez en la sala de reuniones, estos participantes terminan por no tener el foco necesario (porque su presencia no tiene sentido) y desperdician tiempo que pudiera ser destinado a otras tareas o momentos.

Las estadísticas nos ayudan a entender lo que ocurre en reuniones con demasiadas personas, multitasking y consultas constantes de e-mail o aplicaciones como Skype y Whastsapp, hábitos que en nada contribuyen para el éxito de esa reunión en particular. Un 41 % de las personas que participan en reuniones asumen que hacen multitasking «frecuentemente» o «todo el tiempo». La gran mayoría (92 %) ya lo hace por lo menos una vez. En cuanto al e-mail es consultado durante las reuniones por 69 % de los colaboradores. En realidad, sienten que son más útiles en otro lado  que en esa reunión. Sin una percepción del propósito para estar presente, no hay foco que persista.

 

Avalancha de e-mails

Por detrás de las reuniones infructuosas hay otra realidad oculta: la avalancha de e-mails. E-mails para marcar una reunión en un día y hora convenientes para todos los participantes; e-mails con información de preparación de la reunión y, adicionalmente, e-mails con el contenido y conclusiones de la reunión. De forma indirecta, las reuniones sirven  para acumular la batería virtual de e-mails que afectan la productividad de un colaborador. En promedio, los trabajadores de una oficina pasan cerca de 2h30min leyendo y recibiendo e-mails, recuerda Forbes.

Esta avalancha es también un síntoma delicado de reuniones improductivas. Si los datos de preparación y contexto están en un e-mail y las conclusiones en otro, se torna mucho más difícil encontrar información relevante asociada a una reunión específica,  para cualquiera de los participantes u otros interesados dentro de la empresa, en especial después de algún tiempo.

 

Ausencia de follow-up y actas

Peor que tener la información relevante y las conclusiones repartidas en varios e-mails es no tener cualquier registro de lo que se decidió en una reunión. Sin un acta y un follow-up de la reunión no quedan formalizados los pasos a seguir y quién quedó como responsable, las decisiones tomadas, las sugerencias y el feedback de los participantes. En una empresa que sufra de reunitis crónica, las reuniones son vistas como un momento que no sirve para nada, sin consecuencias futuras. La ausencia de registro de lo que pasó solo confirma la mala fama.

 

¿Cómo curar la reunitis crónica?

Para prevenir estos síntomas y revertir la tendencia en tu empresa es necesario que la gestión se concentre en la workplace productivity, es decir, en crear condiciones para que la productividad y la motivación en el lugar de trabajo alcancen niveles elevados. Este es un esfuerzo colectivo entre gestores, liderazgo intermedio y colaboradores, para que las reuniones sean más enfocadas, útiles y con una contribución real para el éxito del negocio.

Toma nota de algunas de las medidas a implementar en tu empresa:

  • Crea una política clara en la empresa de cómo las reuniones deben ser preparadas y dirigidas (incluyendo el follow-up). Idealmente, colocar esas indicaciones en las diferentes salas de reunión;
  • Forma a tus trabajadores sobre cómo conducir una reunión porque, muchas veces, la baja productividad resulta del desconocimiento. Actualmente, un 75 % de las personas no recibe entrenamiento formal sobre cómo dirigir una reunión, concluye un estudio de la consultora americana Communispond;
  • Promueve un cambio de mentalidad en toda la empresa. Sensibiliza a los colaboradores sobre la importancia de tornar productivas las reuniones y subraya la importancia de un conjunto de buenas prácticas: preparar la reunión, estar a la par del orden de trabajos, informar anticipadamente en caso de ausencia, garantizar que no es excedido el tiempo acordado y que es elaborada un acta (así como el registro de conclusiones) en tiempo real para no sobrecargar a los participantes después de la reunión y, obviamente, permanecer enfocado.
  • Prepara tu empresa con herramientas que agilizan el agendamiento y gestión de reuniones. La mayoría del tiempo desperdiciado en la preparación y follow-up de reuniones puede ser fácilmente disminuido con soluciones específicas de software.

 

A partir de una agenda común, cualquier colaborador puede hacer un agendamiento (a sabiendas de la disponibilidad del equipo y de las salas de reunión), asociarla a un proyecto en curso, convocar participantes y hacer una gestión rápida de postergaciones y ausencias sin necesidad de una avalancha de e-mails.

Luego que la reunión sea concertada es fácil centralizar y asociar toda la información relevante a esa reunión: puedes anexar la agenda, los puntos previos y cualquier información preparatoria a la reunión, así como el registro -en tiempo real- del acta, conclusiones y tareas resultantes. Todo esto en una única plataforma digital, disponible para consulta de cualquier otro usuario, de forma cómoda.

Transformar la reunitis crónica en reuniones productivas es, en consecuencia, un esfuerzo concertado entre el cambio de mentalidad, cultura empresarial y adopción de herramientas digitales. El resultado de este tratamiento es visible a corto plazo con reuniones menos largas, más enfocadas y con outputs concretos. La empresa gana rapidez y productividad, el impacto económico asociado a las reuniones es menor  y estos momentos ganan nueva relevancia en el apoyo al crecimiento de la empresa. Con colaboradores más motivados, las reuniones pierden la mala fama y pasan a ser provechosas para el negocio.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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