3 razones por las que ya no deberías gestionar tu empresa con hojas de Excel

¿Tu empresa aún gestiona sus procesos a través de aplicaciones como Excel? Si la respuesta es afirmativa, este artículo es de interés para ti. Lejos de pretender cuestionar una herramienta ampliamente difundida en el mundo empresarial, destacamos cómo la transformación digital ha traído nuevas soluciones que permiten a los gerentes exitosos tener acceso a datos reales para actuar en el momento oportuno. No hay excusas para dar el salto a la automatización de procesos ya que aquellas empresas que no se adapten terminarán por desaparecer en los próximos años.

¿Has sentido en algún momento que la forma como administras tu empresa ya no es la más adecuada? ¿Estás en una etapa de crecimiento y hay mucha información que se pierde a mitad del camino? ¿Tienes archivos compartidos entre varios departamentos que generan errores e inconsistencias ? ¿Los procesos de aprobación son complejos? ¿Debes correr a la oficina para procesar los pagos de tus proveedores? Esta es la radiografía perfecta de una empresa destinada al fracaso. Para nadie es un secreto que la transformación digital no es asunto del futuro sino del hoy y el ahora. Las consecuencias para aquellos que no la asuman como tal tendrán impacto en los países ya que un tejido empresarial débil no puede crear un aparato productivo innovador.

La popular hoja de Excel ya no es suficiente en la administración moderna.  Su facilidad de uso, además de la baja inversión en comparación con otras herramientas, pareciera explicar por qué aún existen empresas que le confían todos sus procesos de gestión. Existe el concepto errado de que las empresas pequeñas no requieren soluciones avanzadas. Nada más alejado de la realidad. Porque cada centavo hace la diferencia, también necesitan tener la información exacta sobre el estado de su negocio para poder tomar las decisiones más adecuadas.

Adicionalmente, para  alcanzar más competitividad es fundamental  que automaticen sus procesos y gestionen mejor sus equipos. Pero las razones no acaban aquí.  La interacción con otras áreas clave también es vital ya que departamentos como Finanzas, Administración, Ventas o Recursos Humanos – por mencionar solo algunos – no pueden verse como islas sino como un todo. De ahí la importancia de tener una herramienta que pueda integrar los datos sin que esto represente pasos adicionales para los trabajadores.

Existen iniciativas concretas a nivel mundial destinadas a la Innovación Digital como aquellas promovidas por la Organización de Naciones Unidas que pretenden «ayudar a los ciudadanos y empresarios a obtener el máximo provecho de las tecnologías digitales». En el caso de la Unión Europea, cuenta con un presupuesto de 9200 millones de euros destinados a centros de innovación digital y a la formación de habilidades digitales gracias al programa Europa Digital.

En algunos sectores productivos – como el retail, la distribución y el transporte – es mucho más fácil la implementación de la Transformación Digital.  Pese a todas las alternativas, muchas empresas aún están atravesando un proceso de identificación de necesidades y de toma de decisiones. Si tenemos en cuenta que se trata de un asunto estratégico, conviene identificar rápidamente las razones para tornar mucho más competitiva a tu empresa.

 

#1  Datos que no son procesados correctamente

La información requiere ser analizada y actualizada constantemente. Esta no es una cualidad propia de las hojas de Excel ya que se trata de aplicaciones limitadas que no fueron creadas para fungir como bases de datos. Las soluciones de gestión avanzadas tienen como centro a los clientes y a sus necesidades por lo que están pensadas para agilizar todos los procesos y permitir que todos los colaboradores con acceso a la información, obtengan un panorama de la situación de la  empresa al ingresar en la aplicación.

Para esto fueron creados los Dashboard, para agilizar aún más la forma en la que son presentados los datos. Adicionalmente, la movilidad te permitirá que, de camino a una reunión fuera de la oficina y sin necesidad de contactar al contador o al jefe de ventas, puedas tener acceso a los resultados del último trimestre, por ejemplo. La precisión en estos casos puede hacer la diferencia a la hora de decidir poner en práctica una estrategia comercial en un mercado específico. Los gerentes se encargan del negocio y los softwares de gestión hacen todos los procesos de rutina. De esto se trata la Tranformación Digital.

 

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Economizarás tiempo y recursos;

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Ganarás precisión;

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Mejorarás los procesos;

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Podrás trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora.

#2 Seguridad y control de todos los procesos

El no tener la posibilidad de decidir qué está disponible para todos y qué no debe ser divulgado, pone en peligro la seguridad de la información. Cuando se trata de áreas con distintos niveles de acceso, el poder filtrar los datos se torna un proceso mucho más engorroso si no se tienen las herramientas adecuadas. Una seguridad con inconsistencias también será blanco fácil de ataques tanto internos como externos que pueden amenazar el futuro de la empresa.

#3 Desactualización de las normas legales

Reglamento General de Protección de Datos, Factura Electrónica, son solo alguna de las normativas que forman parte del quehacer diario de todas las empresas y que han puesto a más de una en jaque ante la imposibilidad de gestionar automáticamente todos los procesos.

Si no se cuenta con soluciones de gestión con la capacidad de integrar información fiscal y contable, las actualizaciones deben implementarse manualmente con elevados costes y riesgos en cuanto a la posibilidad de errores que deriven en penalizaciones.  De esta forma, lo que podría significar una oportunidad de alcanzar nuevos mercados y hacerse más competitivos en el contexto internacional, se convertirá en una amenaza real al no poder cumplir con las obligaciones legales.

 

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Incorporación de información legal y contable de forma automática;

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Representación de mapas de la empresa de forma fácil y adaptada a las normativas vigentes.

 

La transformación digital de las empresas es una proceso continuo que requiere de la preparación de los colaboradores para garantizar el éxito. Los resultados hablan por sí solos en terminos de productividad y trabajo en equipo. Es posible obtener una solución a la medida de cada empresa o sector sin que implique un elevado nivel de inversión.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.