Casa da Sorte

Casa da Sorte informatizada com software PHC

A Casa da Sorte deixa para trás uma solução Cobol e um programador que desenvolvia soluções à medida e adquire um software totalmente adaptado e parametrizado às suas necessidades específicas.

 

Solução escolhida

A Casa da Sorte existe desde 1932, tendo-se tornado em Sociedade Anónima em 1972, e tem a responsabilidade de controlar todos os jogos da Santa Casa da Misericórdia. Para dinamizar a sua gestão e controlar todas as operações de uma forma rápida e dinâmica, a empresa confiou nas soluções da PHC, tendo adquirido o PHC Enterprise e cinco módulos, que foram implementados pela integradora portuguesa HiValue.

De acordo com Fernando Félix, director financeiro da Casa da Sorte, a empresa “tinha um programa de conta corrente, um de contabilidade e um de processamento de salários que, embora funcionassem bem, eram soluções muito pouco flexíveis”. “Mudámos porque, essencialmente, sentimos a necessidade de evoluir”, acrescentou o executivo.

Embora existissem algumas dúvidas no inicio do projecto sobre qual a solução da PHC a implementar, a Casa da Sorte optou pelo PHC Enterprise, uma solução completa direccionada para as Grandes Empresas. Além da ferramenta base, a empresa implementou ainda os módulos PHC POS, PHC Gestão, PHC Contabilidade, PHC Imobilizado e PHC Recursos Humanos.

Os módulos de POS e de gestão de contas correntes foram os que, à primeira vista, diminuíram substancialmente os custos da empresa, tendo tido um impacto directo no volume de negócios. No entanto, a solução trouxe também vários benefícios em termos de produtividade, dando margem à empresa para prescindir de alguns colaboradores.

A primeira fase de implementação decorreu entre Setembro e Dezembro de 2003, e consistiu na implementação e parametrização da solução nas lojas da empresa, tendo arrancado em pleno em Janeiro de 2004. De seguida foi realizada a implementação da solução na sede da Casa da Sorte, que decorreu entre Fevereiro e Junho de 2004. Actualmente, a aplicação já funciona em pleno.

 

A escolha do implementador

Depois de efectuarem uma pesquisa de mercado sobre as melhores soluções e integradores, a Casa da Sorte optou por recorrer à HiValue, empresa que, disse Fernando Félix, “apresentou a melhor solução e a que melhor podia ser parametrizada para responder às necessidades da empresa”. “Precisávamos de um integrador que desenvolvesse uma solução completa à medida das nossas necessidades e a HiValue surgiu com essa possibilidade, o que foi determinante na escolha do parceiro tecnológico”, adiantou.

A Casa da Sorte tem requisitos bastante específicos em termos de facturação. Normalmente, as empresas recorrem à filosofia de pagamento por factura, no entanto, a Casa da Sorte tem uma forma de facturação em que inclui vários produtos com prazos de facturação diferentes no mesmo documento. “Tínhamos de controlar linha-a-linha e isso era um assunto problemático”, referiu o executivo. Todas as soluções que pesquisámos “não possuíam esse tipo de aplicações e a HiValue conseguiu parametrizar e desenvolver a solução de forma a responder a esta importante exigência”, acrescentou o director financeiro.

De forma a ter um volume de informação ainda mais correcto sobre as transacções da Casa da Sorte, foi desenvolvido um programa que exporta os dados para Excel e que permite a empresa verificar o número de transacções que tem por dia e por filial.

 

Benefícios do projecto

A intuitividade e facilidade de utilização da solução fez com que não fosse necessária uma formação extensiva, no entanto, a HiValue levou a cabo algumas acções de formação de forma a passar todas as noções e fazer com que os utilizadores usufruam do novo software a 100 por cento. Segundo Fernando Félix, “existiram alguns constrangimentos por parte de alguns utilizadores dado saberem trabalhar com computadores mas não conseguirem manusear correctamente o rato”. Excepção feita a esta problemática interna, a adaptação da empresa ao software “foi bastante fácil”.

Actualmente são quatro as pessoas que têm contacto directo com a solução na sede da empresa. Os restantes utilizadores estão nas lojas.

A empresa está a operar com a Versão PHC 2003, mas o responsável da empresa pretende saltar a actualização de 2004 e implementar de imediato a Versão 2006. O tempo é agora de estabilização e de exploração do programa de forma a tirar todo o partido do mesmo. Posteriormente, disse Fernando Félix, a empresa “vai ponderar o investimento noutros módulos”.

(artigo publicado na revista “Directo PHC, nº 03”)