Sr Frango da Guia

A RESGUI com o auxílio do software PHC reduziu o esforço administrativo, em mais de 50% em poucos dias, e conseguiu assegurar a conciliação automática directa dos dados de 7 empresas, 5 cadeias e 30 lojas, entre as quais a “Sr. Frango da Guia”.

 

Solução escolhida

A RESGUI Actividades Hoteleiras, Lda lidera um grupo de sete empresas na área da restauração, com mais de 30 restaurantes e lojas de culinária a operar em toda a área continental, entre os quais as lojas “Sr Frango da Guia”, “Siga la Vaca”, “Mille Paste”, “A Companhia dos Grelhados” e a “As Minhas Sopas”.

Com a implementação inovadora entre o ERP PHC sobre a base de dados SQL Server, o grupo empresarial conseguiu:
» Centralizar a análise de gestão, permitindo a consulta directa nos inúmeros ecrãs de monitorização e reporting do PHC, para a situação global dos negócios do grupo, automaticamente conciliada e em tempo real;
» Centralizar o controlo de gestão permitindo estabelecer plafonds, controlar contas correntes, existências, compras, vendas e outros globalmente para o grupo de empresas e em utilização directa do PHC;
» Antecipar a chegada da informação tratada aos decisores, para o instante em que a informação não tratada é lançada no sistema;
» A efectiva redução do esforço administrativo para conciliação da informação;
» O aumento de controlo sobre a informação da empresa, pela eliminação da dispersão dos dados por inúmeras folhas de cálculo.

O sistema de gestão em uso assentava num software com base de dados file server, para quatro utilizadores. Aquele sistema apresentava um leque de funcionalidades reduzido, não integrava a informação na contabilidade e, sobretudo, não oferecia qualquer mecanismo de conciliação da informação entre as empresas do grupo. Esta situação resultava num elevado esforço administrativo, já que uma parte significativa do controlo de gestão recorria de extensiva alimentação manual de diversas folhas de cálculo.

Por este conjunto de razões era necessário melhorar a qualidade da informação, reduzir o tempo que esta levava a chegar aos decisores e reduzir o esforço administrativo. “O crescimento do negócio registado no último ano colocou à RESGUI a necessidade de rever o seu sistema de gestão, já que o volume de documentos e operações na empresa cresceram consideravelmente”, explicou Sérgio Pereira, director financeiro da empresa.
A solução escolhida foi o software PHC pois, segundo Sérgio Pereira, “pareceu-nos a mais maleável e fácil de implementar”. Os módulos escolhidos para a primeira fase de implementação foram PHC Gestão, com compras, vendas, clientes e fornecedores, artigos e stocks, tesouraria e bancos, PHC Contabilidade e PHC Pessoal. O sistema deveria ainda assegurar integração com o software POS já em uso nas lojas do grupo.

A escolha do implementador

Após um criterioso estudo da oferta para a implementação, a escolha teve por base “terem revelado um bom domínio do PHC mantendo ainda assim um adequado rácio de preço para o projecto”, adianta Sérgio Pereira.
Apesar do número de utilizadores previsto não ser elevado, tratava-se de informatizar a gestão de sete empresas que partilhavam dados de cinco cadeias de negócio, para um total de cerca de 30 lojas a nível nacional.
Identificado o problema da existência de fornecedores e artigos comuns a diversas empresas do grupo, e o problema de haver repartição das cadeias de negócio por várias empresas do grupo, tornou-se claro que uma implementação tradicional empresa a empresa não iria proporcionar nem o controlo centralizado dos processos nem a análise centralizada dos negócios.
Em consequência, o investimento a realizar pela RESGUI apenas resolveria parcialmente a necessidade de modernização da organização, já que tanto o pesado trabalho administrativo de conciliação da informação das empresas por área de negócio, quer o tempo de espera pela chegada da informação aos decisores continuariam a verificar-se.

A Sindinfor propôs então uma alteração estrutural ao projecto pedido pelo cliente, alteração essa que consistia na concepção e implementação de um processo automático de replicação da informação entre as bases de dados do grupo liderado pela RESGUI, recorrendo às funções disponibilizadas nativamente pela base de dados SQL Server 2000 para replicação de dados.
Este processo automático concebido pelo Parceiro PHC, passaria a assegurar :
» Que os registos comuns a diversas empresas apenas são abertos uma vez, sendo automaticamente copiados de forma consistente para as restantes bases de dados de empresa.
» Que a informação particular de cada empresa, como as compras, as vendas, os custos com pessoal, as contas corrente, etc., é automaticamente agregada em tempo real para proporcionar uma consulta simples e actualizada destes dados para o conjunto das sete empresas.

Benefícios do projecto

As inúmeras ferramentas de consulta e análise de gestão nativas do PHC, e que numa implementação tradicional não podiam satisfazer a necessidade de consultas e análises globais, tornam-se assim disponíveis para gerir de forma centralizada os negócios do grupo.
Em resultado do projecto realizado a RESGUI decidiu lançar um conjunto de novos subprojectos com vista a estender o âmbito do projecto inicial para áreas não abrangidas à partida, nomeadamente a implementação da troca electrónica de documentos com os principais fornecedores, o refinamento da interface de dados entre PHC e o POS dos restaurantes, a criação de novas análises de gestão específicas para o seu negócio, a extensão do modelo implementado para novas funcionalidades e dados, entre outros.

De entre os benefícios indirectos resultam o aumento do controlo de tesouraria, aumento da capacidade negocial junto dos fornecedores, redução dos stocks, e mais e melhor informação sobre o negócio.

(Publicado in Microsoft Magazine, Edição 50, 14 de Janeiro de 2005).