Assibeta

Assibeta evolui com PHC

A empresa de assistência técnica e equipamentos de betão – Assibeta – escolheu o software PHC para dinamizar a sua actividade no mercado. Após uma vasta pesquisa de mercado, a companhia optou pela implementação do PHC Advanced.

 

Solução escolhida

De todas as soluções analisadas, as soluções da PHC “foram as que nos pareceram melhores pois adaptam-se às necessidades do nosso negócio”, revelou Paulo Vieira, administrador da Assibeta. “As potencialidades intrínsecas do software e a facilidade de integração com outras aplicações, nomeadamente, a nível do controlo de assiduidade e de gestão de tarefas, aliadas à relação qualidade/preço da solução apresentada foram os factores decisivos na decisão tomada”, continuou o mesmo responsável.

A empresa abandonou uma versão MS-DOS de um software de gestão muito desactualizado e que havia deixado de dar resposta às suas necessidades.

A Gestão dos Recursos Humanos afectos à actividade da empresa “está a ser feita de uma forma integrada, permitindo a gestão dos funcionários, o processamento de vencimentos de funcionários e de colaboradores da empresa e a emissão dos mapas exigidos por lei”. Todas as tarefas contabilísticas da empresa estão a ser executadas integradamente (e em muitos casos de forma automatizada) com os restantes módulos que compõem a solução PHC. Estas, para além de serem simples, rápidas e seguras, permitem à empresa “minimizar a ocorrência de erros na inserção dos movimentos contabilísticos, resultando numa economia de tempo para o utilizador”, disse.

A escolha do implementador

O projecto decorreu em três fases e teve uma duração total aproximada de 20 dias úteis. Na primeira fase, a Template, empresa responsável pela implementação da ferramenta na Assibeta, procedeu ao levantamento das necessidades do negócio em estreita colaboração com os responsáveis da empresa e, simultaneamente, preparou os processos para realizar a conversão de dados da aplicação antiga e a respectiva migração para a nova solução. Posteriormente, na segunda fase do projecto foram realizados, em paralelo, os trabalhos de migração de dados para a nova aplicação, a instalação e a parametrização das aplicações PHC e a programação das rotinas específicas que foram consideradas necessárias para adaptar o software às necessidades do negócio da Assibeta. Na última fase do projecto, as duas equipas procederam à formação no posto de trabalho, que foi complementada com o acompanhamento e o apoio aos utilizadores nos primeiros dias da exploração operacional da nova solução.

São 13 as pessoas com contacto diário com a aplicação, um número que aumentará substancialmente na próxima fase do desenvolvimento do projecto, com a implementação de uma solução de controlo de assiduidade e de gestão de tarefas integrada com o software PHC. Foram adquiridos 13 desktops para estes responsáveis, aos quais se juntou um servidor. Do contrato de adjudicação estabelecido entre a Assibeta e a Template faz também parte a modalidade Licença Garantida, que assegurar à empresa o acesso imediato às novas versões do software PHC dos próximos três anos, mantendo o dinamismo da sua gestão.

Benefícios do projecto

Com a solução PHC já operacional, a empresa passou a “dispor não só de informação mais adequada à gestão do negócio, como também de uma ferramenta de gestão que permite a tomada de decisão mais rápida e de uma forma muito mais fundamentada”, disse Paulo Vieira. Segundo o executivo, o software PHC “é extraordinariamente simples de utilizar, com um interface gráfico simples e agradável, o que simplificou significativamente o processo de adaptação ao mesmo”. De acordo com o responsável, os módulos instalados oferecem uma gestão eficaz e integrada de toda a actividade da empresa.

Na Actividade Comercial e Financeira “destaca-se a melhoria de todo o relacionamento com clientes e fornecedores, para além de uma gestão mais eficaz dos aspectos relacionados com a gestão de stocks, orçamental e de tesouraria”, revelou o administrador. Passou também a ser efectuada a correcta gestão integrada da frota de veículos afectos à actividade da empresa, e a gestão de toda a correspondência enviada e recebida na empresa, com especial ênfase para a relacionada com a actividade comercial (clientes e fornecedores). Através da implementação do módulo ControlDoc, “procedemos à gestão documental integrada com todo o software PHC e passámos a gerir, em ambiente digital, todo o tipo de ficheiros (imagens, word, excel, pdf, etc.) e outros documentos que chegam à empresa por qualquer via, conseguindo de uma forma segura e integrada relacioná-los com os dados existentes nas restantes aplicações PHC”, disse o responsável. Desta forma, “caminhamos para um dos nossos objectivos que consiste em reduzir ao mínimo a circulação de papel dentro da empresa, aumentando ao mesmo tempo os níveis de partilha e colaboração”.