Software personalizado vs Software standard: vantagens de optar por uma solução à sua medida

A escolha do software ideal é um momento decisivo para o futuro da sua empresa. Por isso, é importante perceber o que melhor se adapta a si.

Partindo da premissa de que a digitalização permite o acesso aos dados e que, por seu lado, os dados abrem um novo Mundo de estratégias de negócio, a Deloitte elaborou recentemente um relatório para a AEP — Associação Empresarial de Portugal — que faz um retrato fiel da realidade das PME no nosso País, no que respeita à Economia Digital. Apesar dos múltiplos esforços desenvolvidos, das PME inquiridas, apenas 46% têm uma estratégia digital definida. Este fator é complementado com níveis baixos de adoção de tecnologias, destacando-se o facto de 51% das empresas inquiridas não terem perspetivas de implementar a cloud, e de apenas 7% terem implementado Big Data. Medidas prioritárias das PME para implementar no futuro? Cerca de 45% das empresas consideram essencial investir na melhoria o seu website e 43% priorizam a gestão da segurança de dados e da informação.

Está por isso na hora de questionar uma nova estratégia para a sua empresa. Pode ser a altura ideal para questionar tudo aquilo que, até agora, tinha dado como adquirido. De acordo com o estudo “Tendências do Mercado de Software de Gestão Empresarial em Portugal ”, o Jornal Económico afirma que mais de 88% dos empresários a operar em Portugal recorrem ao software de gestão empresarial. Para além disso, este estudo conclui ainda que o software ERP é a escolha de mais de 88% das empresas portuguesas.

Um software personalizado significa que é desenvolvido à medida, um software standard oferece apenas soluções verticais pré-determinadas. A escolha do software ideal é um momento decisivo para o futuro da sua empresa. Por isso, é importante perceber quais as ofertas existentes e o que melhor se adapta a si.

Simplificar para rentabilizar

Um software de gestão é basicamente um sistema informático composto por um conjunto de ferramentas que dão a possibilidade de executar trabalhos administrativos, até individualmente. O que representa uma simplificação dos processos operativos destinados à gestão empresarial, tanto a nível administrativo como burocrático.

Analisado ao pormenor, o software de gestão é a ferramenta que nos permite gerar uma experiência de utilizador global a partir da soma de cada uma das suas interacções com a empresa, desde as mais racionais até às mais pessoais ou emocionais. Nos tempos que correm, estes sistemas vão muito mais além, sendo que incluem módulos para responder a clientes e potenciais clientes. Desta forma, fornecem mecanismos para conseguirem antecipar-se à concorrência. Como? Através do tratamento estratégico de dados, também conhecido como data-driven, para análise dos processos e tomada de decisões.

Este último pormenor é de suma importância, já que hoje em dia é impensável optar por uma solução de gestão empresarial que não permita a análise de dados, principalmente quando existem tendências como o shopstreaming o «comércio em direto», uma fusão entre e-commerce e livestreaming, que utiliza Inteligência Artificial (IA) e algoritmos para automatizar o comércio electrónico em todas as fases da cadeia de valor — desde atrair clientes até à entrega do produto em questão. Isto é uma prova das alterações provocadas pela pandemia na digitalização empresarial e na direcção para onde o mercado pretende apontar.

Neste sentido, é de grande importância conhecer as ferramentas que o mercado oferece. Existem, especificamente, duas classificações de software de gestão: os personalizados e os standards. Quais as principais diferenças entre eles?

• Software de gestão à medida

O ponto de partida para a sua existência e desenvolvimento são as necessidades do cliente. Proporciona várias aplicações únicas e é concebido para um conjunto de utilizadores específico. Como se trata de uma solução criada praticamente da estaca zero, é expansível e adaptável… infinitamente adaptável.

• Software de gestão standard

Apresenta uma solução integrada de gestão com módulos pré-estabelecidos. Molda-se às necessidades específicas de cada sector profissional de forma vertical, sem grandes variantes.

Adicionalmente existem dois cenários possíveis para desenvolver um software de gestão:

  • Ambiente local ou desktop, que é basicamente a instalação de um hardware num servidor localizado nas instalações da empresa — ou um servidor externo.
  • Cloud (nuvem), a sua concepção pressupõe a vantagem que a mobilidade em tempo real oferece, para além da utilização de várias aplicações, sempre e quando houver uma ligação à Internet.

Apesar de ambas as modalidades se verificarem, principalmente pela mobilidade que permite, a opção da cloud reune cada vez mais adeptos. Segundo os dados do estudo “Mercado de Cloud Computing em Portugal, 2016-2021”, realizado pela IDC Portugal, 61% das organizações nacionais já utilizam serviços, públicos ou privados, de cloud computing. À semelhança do que acontece nos mercados mais maduros, os serviços SaaS são dominantes, representando mais de dois terços das receitas de cloud pública em Portugal.

Seja qual for decisão, optar por uma ferramenta de gestão ajuda a optimizar os processos empresariais, tal como permite aceder a toda a informação que a empresa regista de forma confiável, precisa e oportuna. Para além disso, assegura a otimização de dados e elimina práticas desnecessárias e obsoletas. Resultado? Uma redução do tempo e do custo dos processos.

A diferença entre ambas as soluções radica, essencialmente, nas necessidades de fundo que estão identificadas nos processos de adaptação, sustentabilidade e crescimento conjunto, tomando em consideração a inversão do objectivo inicial — recursos e capital humano.

Software à medida: quais as vantagens da sua aplicação?

Optar por uma solução standard resolve algumas das necessidades mais urgentes. As limitações que uma solução deste tipo apresentam acabam por ser um detonador para uma digitalização completa e mais específica no futuro, o que se traduz por uma nova inversão com algumas implicações nas finanças. Por outro lado, é uma solução para a gestão específica e personalizada que garante a utilidade de todas as aplicações incluídas, ao contrário de um pacote de aplicações estandardizadas que podem ou não ser vantajosas para o seu negócio, consoante as dimensões da empresa, o sector ou a atividade.

De acordo com esta ideia, é importante ressalvar ainda que o mercado exige ferramentas de acesso rápido, automatizadas e que permitam uma adaptação às necessidades do negócio e do cliente final. Nenhum cliente é igual. Por isso, é necessário contar com soluções que ofereçam rapidez, eficácia, personalização; ou seja, soluções que oferecem experiências completas e únicas em cada um dos vários pontos de contacto. Para além dos muitos benefícios gerais, investir num software com estas características será sempre uma boa opção pelas seguintes razões:

  • Personalização: permite fazer actualizações e alterações específicas, situação que faz aumentar a produtividade e assume uma grande vantagem em relação à concorrência.
  • Crescimento em paralelo: cobre as áreas específicas da empresa e acompanha a evolução da forma sustentável do seu negócio, antecipando as necessidades futuras.
  • Integração empresarial interna: permite a articulação de diferentes áreas de gestão através de um sistema empático. Aumenta os processos de comunicação e a resolução de forma rápida e eficiente.
  • Flexibilidade de rotinas internas: elimina processos burocráticos que têm impacto no fluxo e na forma de trabalho, dando-lhe uma maior mobilidade e capacidade de resposta.
  • Aumento dos níveis de segurança: permite a possibilidade de optar por processos de segurança e barreiras de protecção sobre os dados e a sua utilização.
  • Poupança de recursos: a médio e longo prazo, os valores referentes à inversão digital são menores já que se trabalha com o desenvolvimento base.
  • Obrigações legais: minimiza a burocracia e aumenta a rentabilidade dos processos com as actualizações referentes às obrigações legais.

À sua medida, por uma gestão mais eficiente

Tal como a personalização das aplicações desenvolvidas, a adaptabilidade é a fortaleza mais relevante do software de gestão à medida. Tal como a aprendizagem dos utilizadores, encontramo-nos com adaptações maiores e que implicam a margem de utilização e os sectores de alcance.

  • Adaptação por dimensão: pode adaptar-se a qualquer tipo de dimensão que a empresa tenha, das micro às grandes empresas.
  • Adaptação por setor: responde a vários sectores da economia, indústria e produção, logística, retail, restauração, construção, entre outros.
  • Adaptação por necessidade: assiste e satisfaz necessidades trasversais e específicas das empresas; controlo comercial e financeiro da empresa, serviço de atendimento ao cliente (suporte técnico), gestão da equipa comercial e acções de Marketing (CRM), otimização do tempo dos colaboradores (equipas e projectos), controlo de custos e manutenção de veículos (frota).

A diferença entre uma solução standard e um software personalizado assenta, principalmente, nas características gerais que motivam a procura e implementação de uma solução de gestão. A possibilidade de gerir os processos sem a existência de padrões impostos, em conjunto com um crescimento progressivo e ajustado, tal como a capacidade de contar com actualizações são alguns dos benefícios obtidos através de um sistema feito à medida.

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