Como o software de gestão ajuda a cumprir o RGPD?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) tem sido um assunto na ordem do dia para as empresas. Sobretudo porque a sua aplicação traz maiores exigências na gestão de dados pessoais e multas pesadas para quem não cumprir a lei. Saiba o que vai mudar e de que forma o software da sua empresa pode tornar mais fácil e rentável o cumprimento das novas diretrizes.

O que é o Regulamento Geral de Proteção de Dados?

A partir do dia 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Proteção de Dados tem aplicação obrigatória em todos os Estados-Membros da União Europeia (UE). Todas as organizações a operar na EU têm de estar em conformidade com esta regulamentação e as penalizações para as empresas que não o assegurem são pesadas: 20 milhões de euros ou 4% do seu volume de negócios global.

Para saber mais sobre o que vai mudar nas empresas com a entrada em vigor do RGPD, leia este artigo.

 

Mais do que uma mudança tecnológica: uma revolução de comportamentos

A tecnologia tem um papel importante no que diz respeito a agilizar a proteção da informação, automatizando processos e contribuindo para aumentar o controlo dos dados, diminuir o risco e apoiar o cumprimento das exigências legais de forma mais eficiente.

Contudo, é fundamental que as empresas percebam que o sucesso da aplicação das tecnologias no âmbito do RGPD depende essencialmente dos processos, das pessoas e dos seus comportamentos.

Muito mais do que na mudança de procedimentos executados através de software, este regulamento regula as práticas comportamentais das organizações e dos seus colaboradores no que diz respeito à recolha e tratamento de dados pessoais dos seus utilizadores. Se o software é uma ferramenta importante nesta mudança, o foco deve estar sobretudo nas alterações à cultura empresarial. Por isso, deverá analisar e rever os procedimentos internos da sua organização, perceber que dados pessoais são recolhidos e qual o seu tratamento.

 

Qual o papel do software?

Na aplicação destas medidas, é importante assegurar que o software que processa dados pessoais na sua empresa está preparado para garantir a conformidade com o novo regulamento, assegurando que os dados pessoais são processados de acordo com as novas diretrizes.

O software utilizado pelas empresas deve, pois, disponibilizar um conjunto de funcionalidades capazes de garantir o controlo dos seus processos de tratamento de dados.

Mas garantir a conformidade com o regulamento não é o único motivo pelo qual as empresas devem olhar com especial atenção para o software que utilizam na gestão do seu negócio. É que, além de assegurar o cumprimento de diversos aspetos ligados à gestão de dados pessoais, o software é também uma vantagem competitiva para o seu negócio, uma vez que automatiza uma série de processos que passam a ser obrigatórias com este regulamento e que de outro modo seriam feitos de forma manual, consumindo muito mais recursos.

 

Saiba de que forma o software protege e acelera o seu negócio, contribuindo para que a sua empresa assegure o cumprimento das novas regras na gestão de dados pessoais.

 

 1. Permite o consentimento explícito

De acordo com o novo regulamento, um dos pilares do tratamento de dados pessoais é a necessidade de consentimento por parte do titular de dados. Este consentimento tem de ser dado de forma informada e livre. Ao dar o seu consentimento, o titular tem de perceber de forma clara a finalidade específica da utilização dos dados.

Um software que lida com dados pessoais deverá fornecer mecanismos que permitam ao utilizador dar o seu consentimento informado, explícito e por ato inequívoco, através de Avisos Legais (Disclaimers) claros. Por exemplo, quando realiza uma compra online, preenche um inquérito ou participa num concurso, o utilizador deve ser informado relativamente às condições de utilização dos dados e tem de ser explícito quais os dados que a empresa vai guardar e com que finalidade – em todo este processo. Este consentimento não pode ser dado por default, ou seja, o utilizador tem de selecionar ativamente o seu consentimento de cedência de dados.

 

2. Agiliza o direito ao acesso, esquecimento e à retificação de dados

O regulamento estabelece ainda que qualquer titular pode exigir o acesso aos dados existentes sobre si, retificar certos dados e até ser “esquecido” por uma organização (ou seja, que os seus dados sejam eliminados). Para garantir que responde a este tipo de pedidos, poderá procurar os respetivos dados manualmente no software da sua empresa. No entanto, acabará por perder demasiado tempo, ocupar recursos administrativos nesta tarefa e aumentar o risco de erros.

Um software empresarial pode apoiá-lo a cumprir estas obrigações de forma mais ágil e célere. De que forma? Rastreando os dados existentes para identificar a informação específica de um determinado titular, permitindo ainda que realize diversas ações sobre os dados identificados – como retificar ou apagar.

 

3. Apoia o direito à portabilidade dos dados

Acredita que os dados cedidos à sua empresa são exclusivos da sua organização e que não tem de os ceder a outras? Na verdade, e se o titular dos dados assim o requerer, a sua empresa está obrigada a fornecer os dados pessoais num formato legível e atual, para que possam depois ser usados por outra entidade. Também aqui o software pode dar à sua organização um apoio importante, ao rastrear os dados e exportá-los num ficheiro único, a enviar ao titular por e-mail.

 

4. Fornece informação aos titulares dos dados

No âmbito deste regulamento, as empresas são obrigadas a prestar mais informação ao titular dos dados em relação ao que acontece atualmente. Isto aplica-se, por exemplo, a aspetos como a base legal para o tratamento de dados, o prazo de preservação dos dados ou a possibilidade que é dada ao titular dos dados pessoais de apresentar uma queixa junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Um software que recolhe dados pessoais deve ter mecanismos que contribuam para informar os cidadãos em relação a todos estes aspetos. Mais do que isso, deve ser capaz de prestar estas informações de forma clara, concisa, inequívoca, utilizando para tal uma linguagem simples e direta.

 

5. Possibilita a criação de níveis de permissões

Cabe à sua empresa assegurar que os dados pessoais são tratados de forma segura e confidencial, para os usos que foram devidamente consentidos pelos titulares e que não são acedidos por pessoas não autorizadas. O software permite-lhe criar níveis diferenciados de acesso aos registos, de acordo com as funções e necessidades de cada colaborador, assim como a possibilidade de registar cada uso (data e finalidade) dos dados pessoais (para uma campanha de marketing, por exemplo). Crie procedimentos internos e sensibilize os seus colaboradores a manter atualizados estes registos.

 

 6. Viabiliza a evidência de cumprimento e permite a rastreabilidade dos dados

As organizações têm de ser capazes de provar que cumprem com o regulamento e que os dados pessoais que guardam são lícitos, seguros e confidenciais, e foram captados através de consentimento informado e explícito. Além disso, devem também provar que possuem sistemas capazes de monitorizar se as políticas e procedimentos estão de facto a ser seguidas.

É importante ter em conta que o RGPD prevê coimas pesadas para as empresas em incumprimento. Um cidadão que considere que uma empresa não está a cumprir o que está estipulado no regulamento em relação aos seus dados pessoais tem o direito de apresentar queixa na Comissão Nacional de Proteção de Dados, que, por sua vez, pode realizar uma ação de fiscalização na empresa e pedir-lhe evidências da conformidade com a lei. Um software preparado é, neste aspeto, uma ferramenta importante e deve permitir a rastreabilidade dos dados, mas também que todo o processo de tratamento dos dados do cliente está registado – contactos, autorizações por parte do cliente, motivos de contacto, etc. – o software deve fazer o registo de todos estes itens de forma a assegurar que todo o processo está devidamente registado e que todas as políticas, instruções internas e procedimentos estão a ser seguidos e podem ser facultados às entidades de supervisão.

 

Uma ameaça ou uma oportunidade?

Antecipar as exigências do RGPD e assegurar a conformidade da sua empresa é uma oportunidade para melhorar procedimentos e assegurar a transparência no tratamento de dados com os seus clientes. Nos últimos anos, a confiança dos consumidores nas marcas tem vindo a decair e, segundo o Barómetro Mundial de Confiança da Edelman 2018, apenas 42% confiam nas empresas. Portanto, o reforço da proteção dos dados pessoais dos seus clientes, permite-lhe construir uma melhor reputação e confiança no mercado.

Em vez de encarar o RGPD como um custo acrescido, ganhe maior agilidade nos processos através de software empresarial. Desta forma, conseguirá um apoio importante em processos fundamentais da gestão de dados, respondendo às exigências dos titulares de dados de forma mais célere e ágil.

Quer sabe mais sobre o RGPD e a forma como o software PHC o pode ajudar a cumprir o regulamento?  Clique aqui para consultar o nosso espaço informativo sobre o RGPD