Processamento de salários: descubra as tendências que estão a mudar as empresas

O que diz o seu processamento de salários sobre a sua empresa? A pergunta pode parecer estranha, à primeira vista, mas a verdade é que a gestão de vencimentos é uma componente importante (pay brand) da sua employer brand, ou seja, da forma como colaboradores e potenciais colaboradores avaliam a sua empresa. Melhorar a gestão de pagamentos é, assim, uma forma de valorizar o seu negócio e recrutar melhores talentos.

A chegada da geração millennial ao local de trabalho implicou uma mudança drástica na forma como se pensa o recrutamento e a retenção de talento – que a geração Z apenas consolidou. Com a desintegração da lógica de “um emprego para a vida”, os novos talentos são movidos por um propósito, sentido de missão e motivação. Não se trata, simplesmente, de assegurar um salário justo para as diferentes funções: a empresa deve ter uma prática de processamento de salários transparente, otimizada e de confiança.

 

Vantagens de uma pay brand de excelência

Se o pagamento de vencimentos acontece em dias incertos do mês, com erros e com demasiada carga administrativa na gestão da componente variável e subsídios, o mais provável é que esteja a passar uma imagem negativa aos seus colaboradores, o que pode contribuir para que procurem um outro emprego.

Por outro lado, essa imagem negativa acabará por ser transmitida para o exterior, mais tarde ou mais cedo, prejudicando o recrutamento de novos talentos. Lembre-se que já existem websites que apresentam publicamente avaliações das empresas feitas pelos próprios funcionários, pelo que as más práticas de processamento de salários podem ter implicações bastante sérias. Uma forte marca como empregador leva a que tenha candidatos 50% mais qualificados nas suas necessidades de recrutamento, adianta o LinkedIn, no relatório de estatísticas sobre employer branding.

Mas existe ainda uma situação win-win a ter em conta: ao melhorar o processamento de salários, estará também a otimizar a gestão administrativa da sua empresa. Até porque esta é uma atividade que consome muito tempo e atenção para os administrativos responsáveis. Desta forma, ganham os seus colaboradores, que beneficiam de um processamento salarial de maior segurança e transparência; e ganha a sua organização, que reforça o pay brand e reduz carga administrativa.

 

Primeiro, os básicos: como funciona o processamento de salários?

O processamento de salários faz parte das funções contabilísticas de uma empresa. É uma operação mensal que pode ser feita tanto por um administrativo interno, como por um Técnico Oficial de Contas externo.

No geral, este processo implica cinco etapas:

  1. Registo de variáveis (nº de faltas, férias ou horas extraordinárias, por exemplo);
  2. Processamento dos salários, com retribuição base e prestações regulares e periódicas (subsídios, diuturnidades, trabalho suplementar, trabalho noturno, entre outras);
  3. Aplicação das retenções devidas para Segurança Social e Autoridade Tributária (IRS). E, caso se aplique, outros regimes especiais de retenção e descontos específicos para sindicatos ou seguros, por exemplo;
  4. Emissão do recibo e pagamento dos vencimentos aos colaboradores;
  5. Emissão de relatórios (Declaração Mensal de Remunerações de AT, Declaração de Remuneração para Segurança Social, Relatório Único, Folha de Férias para as Seguradoras, entre outros).

 

 

Melhorar o processamento de salários

As etapas do processamento são obrigatórias – mas não é por isso que o processo não pode ser otimizado. Em cada um destes passos há margem para ganhos de eficiência, melhor comunicação e maior envolvimento dos colaboradores. Tudo para que reduza a carga administrativa e reforce a pay brand da sua empresa. Inspire-se com estas boas práticas.

 

  1. Garanta que a sua empresa se rege por princípios de rigor e confiança

Paga sempre a um dia diferente do mês? Não é rigoroso na contabilização de horas extra? Muda as regras do pagamento do subsídio de férias de ano para ano? Além de estar em incumprimento da lei laboral (por exemplo, o Código de Trabalho prevê, no art.º 278º prevê que o pagamento do vencimento seja relativo a “períodos certos e iguais”, embora não estabeleça um dia fixo), está também a degradar a perceção dos colaboradores quanto à seriedade da sua empresa. É importante que comece a mudança de mentalidades quanto à sua gestão administrativa.

Longe vai o tempo em que uma empresa admitiria adotar uma postura desrespeitosa perante os seus colaboradores, sob o argumento de “o trabalhador tem de se sujeitar às regras da empresa – ou haverá outro que o faça”.  Hoje, com um mercado de trabalho mais global, há uma forte concorrência no recrutamento de talentos. E, se não é um empregador de confiança no que diz respeito ao pagamento de salários, certamente que os seus melhores talentos já devem estar a sondar outras oportunidades no mercado de trabalho.

 

  1. Comunique com os seus colaboradores

Dialogue de forma transparente com os seus colaboradores sobre aspetos do processamento de salários, práticas administrativas e regras internas da empresa, aproveitando para esclarecer eventuais dúvidas. Entregue os recibos na altura devida, com todos os elementos obrigatórios expostos de forma clara. Diminua os erros ao máximo – e, caso aconteçam, garanta uma resposta célere ao colaborador prejudicado. Os erros acontecem, o fundamental é a forma como a empresa age perante isso.

 

  1. Implemente uma solução de software para o processamento de salários

Para que o seu processamento de salários decorra da forma mais célere possível, com maior rigor e com menos probabilidades de erros, implemente uma solução de software adaptada ao seu negócio. Desta forma, conseguirá garantir o cumprimento da legislação (sem hesitações quando ocorrerem alterações legais), centralizar a informação de cada colaborador e emitir de forma célere os recibos de vencimento e ficheiros associados ao cumprimento das obrigações declarativas.

A automatização do processamento de salários permite-lhe também definir períodos fixos para o crédito retributivo. Assim, os seus colaboradores têm a certeza de que recebem a determinado dia do mês, sem risco de esquecimento humano. A decisão é sua, já que estas ferramentas possibilitam a flexibilidade de processar vencimentos quando lhe for mais conveniente.

Além disso, o software é essencial para reduzir o tempo de trabalho administrativo gasto com processamentos de salários e com a contabilização de variáveis como horas extraordinárias ou férias (além de lhe permitir filtrar recibos passados, corrigir erros ou validar situações excecionais). O número de horas investidas nesta tarefa pode ser um fardo demasiado grande para uma empresa, sobretudo em organizações de menor dimensão.

Um estudo do programa de mentoria Score refere, por exemplo, que 26% das pequenas empresas norte-americanas que processam internamente salários gastam 1 a 2 horas por mês nesta tarefa. Uma percentagem igual (26%) precisa ainda de mais tempo: 3 a 5 horas. Qualquer ferramenta que diminua esta carga significa libertar recursos para outras tarefas e funções. Um software que esteja acessível via Web dá-lhe ainda ganhar maior agilidade no processamento, ao permitir operações em qualquer dispositivo.

 

  1. Siga a tendência self-service

A tecnologia também abre caminho a outras possibilidades que otimizam o processamento de salários. Com soluções de self-service para os seus colaboradores, estes poderão marcar diretamente férias ou faltas no software de gestão da empresa, que depois serão validadas pelo responsável respetivo. Em paralelo, estas soluções possibilitam ainda aos colaboradores um acesso centralizado e rápido à informação relevante, como recibos de vencimento ou calendário de férias.

Transferir estas tarefas para os funcionários é uma forma de aumentar a transparência do processo, assim como valorizar a sua autonomia e responsabilidade dentro da empresa. O que se traduz, geralmente, num maior envolvimento e motivação dos colaboradores. Um estudo de 2017 da HR.com dá conta, a esse propósito, de que 81% dos profissionais de recursos humanos concordam que a tecnologia self-service tem impactos positivos no envolvimento dos colaboradores. Esta motivação é também importante para estabelecer uma pay brand – e consequente employer brand – para a sua empresa.

Por outro lado, estas micro-tarefas de gestão deixam de ser responsabilidade exclusiva dos departamentos financeiros ou de recursos humanos. Ao dividir a responsabilidade com cada um dos colaboradores, os serviços administrativos tornam-se mais produtivos e mais eficientes.

 

Da mudança de mentalidade e do reforço da comunicação à implementação de tecnologias de gestão, melhorar o processamento de salários da sua empresa está ao seu alcance. Inove o seu departamento administrativo com as melhores práticas, alivie a carga administrativa e, sobretudo, mostre aos seus colaboradores que a sua empresa é uma organização séria, transparente e preocupada com o bem-estar de cada um dos funcionários. O reforço da sua employer brand chegará naturalmente.