Como preparar a sua empresa para o verão: 4 coisas essenciais que deve saber

Preparar a sua empresa para o verão e garantir que continua a funcionar mesmo na sua ausência, é uma máxima que certamente tem em mente. No entanto, desconectar nesta época do ano, depende, em muito, da sua capacidade de deixar tudo em ordem, e assegurar que os processos fluem normalmente, até para que a sua ausência não se faça sentir.

Como tornar isto possível? Se trabalha com as ferramentas de gestão certas, que lhe permitem organizar, controlar e monitorizar todas as tarefas, a boa notícia é que a única coisa com a qual precisa de se preocupar é garantir que não se esquece do protetor em casa.

Precisamos realmente de férias?

O verão é um das épocas mais aguardadas do ano, porque é sinonimo de recarregar baterias. E o assunto “descanso” ganha especial relevância quando o tema “esgotamento profissional”, usualmente conhecido como “burnout” –  descrito pela Organização da Saúde (OMS) como um fenómeno ocupacional que deve ser gerido com sucesso para evitar situações mais críticas que diminuam a produtividade,  se traduzam em stress crónico e resultem numa diminuição do compromisso para com a empresa – está na ordem do dia.

Uma das principais recomendações é reservar tempo para disfrutar de bons momentos em família e com os amigos, e para fazer balanços. O problema é que quanto mais responsabilidades se tem, maior a probabilidade de adiar constantemente a decisão de tirar férias.

Ter chefes esgotados fisica e mentalmente tem um impacto direto nas empresas, e o cenário tende a piorar na proporção direta do número de pessoas que têm a seu cargo, ideia que vai precisamente ao encontro de uma das principais conclusões do estudo “Time Off and Vacation Usage”, abordada num artigo da Harvard Business Review: as pessoas que tiram férias são 6,5% mais propensas a obter uma promoção laboral.

Os gestores mais bem-sucedidos são aqueles que encontram o equilíbrio perfeito entre a vida profissional e a pessoal e, no mundo atual, a chave passa por uma boa gestão/planificação, só possível de alcançar com as ferramentas certas. Graças a elas, na eventualidade de não conseguir viver plenamente o conceito de férias, pelo menos usufrui delas da melhor forma que consegue. Mas antes de se por a caminho, tome nota de quatro essenciais que deve acrescentar à sua lista.

 

#1 Planificar e definir metas claras para o ano inteiro

Parece óbvio, mas nem sempre é. O que não pode ser medido, não pode ser controlado, e isso é a base para alcançar todos os objetivos. Cada colaborador deve ter indicadores de desempenho definidos (KPI), essenciais para estar alinhado com as estratégias globais da empresa. Através dos dashboards conhecerá os objetivos e os seus prazos. O principal desafio é construí-los de forma clara. Se seguir este caminho, pode facilmente perceber em que ponto se encontra cada departamento ou área e quanto falta para atingir determinada meta.

A consulta dos dashboards é obrigatória antes de ir de férias, já que só assim conseguirá obter uma visão geral da empresa e terá acesso a dados coerentes de forma ágil. Quando voltar, também deve dedicar tempo a inteirar-se do que aconteceu na sua ausência, para uma tomada de decisão rápida e fundamentada.

 

#2 Automatizar processos e priorizar

Existem ferramentas que permitem gerir o fluxo de trabalho na sua empresa, a fim de garantir que todos sabem exatamente o que fazer e o respetivo deadline.

Pensemos num exemplo prático. O verão chegou e decide finalmente tirar duas semanas para fazer a tal viagem que há muito tinha planeado, mas que se viu forçado a adiar. Escreveu um e-mail detalhado com todas as tarefas pendentes de cada departamento, que enviou para os respetivos responsáveis. Também por escrito, informa-os das reuniões a que terá de faltar, ciente de que, quando regressar, terá de inteira-se das conclusões das mesmas.

Não seria muito mais eficiente ter todos os projectos centralizados num único lugar, agrupados por tarefas e passos, distribuídos por todos os departamentos e colaboradores? Não só é visualmente mais atraente, como significa muito em termos de produtividade, especialmente em épocas do ano mais propícias a ausências, já que toda a informação é programada e automatizada com o máximo rigor.

Já ouviu certamente falar da matriz de Eisenhower. Perceber a diferença entre o que é urgente e o que é importante, ajudá-lo-á a definir prioridades e, consequentemente, a ajustar expectativas. Desta forma, controla todos os projectos e prazos de forma mais rigorosa.

 

#3 Promover a comunicação na sua equipa e delegar funções 

Não entre em pânico com a ideia de delegar funções. Quanto mais sólida for a sua equipa, mais tempo terá para se dedicar a funções estratégicas e mais confortável se sentirá na hora de desconectar para gozar as tão merecidas férias. Em muitas empresas, existem pessoas encarregues de substituírem a figura do líder nestas alturas, mas para que essa solução temporária se revele eficaz, é essencial que essas mesmas pessoas tenham do seu lado toda a informação necessária para agir em consonância.

Apesar de caber sempre ao líder a última palavra, toda a equipa deve ser capaz de assumir o controlo, característica das equipas de alta performance, que acabam por desenvolver um tipo de “código” que define funções e competências para além dos perfis individuais. Para alcançar este grau de maturidade e consolidar uma linguagem comum é, contudo, necessário tempo.

De referir que esta autonomia dos colaboradores, que se revela ainda mais crucial na ausência dos líderes, só é possível quando lhes é dado acesso a todas as informações de que necessitam para realizar eficazmente o seu trabalho. Só desta forma lhes é possível autogerir as tarefas que têm em mãos, certificando-se que terminam as prioritárias antes de irem de férias e deixam as menos urgentes para finalizar no seu regresso.

 

#4 Tirar proveito da tecnologia com moderação

A tecnologia é um excelente aliado para conseguir “trabalhar em movimento”, mas pode revelar-se uma faca de dois gumes se implicar dependência excessiva a ponto de não conseguir desconectar por completo quando está de férias.

Faça um uso racional da tecnologia e verifique as notificações relacionadas com o seu negócio apenas se for algo que exija sua atenção imediata. E se necessário, para que possa controlar o tempo de conexão, defina horas específicas para aceder ao seu calendário ou monitor de trabalho.

Lembre-se de marcar na sua agenda que estará ausente e faça o mesmo nas reuniões, para que todos saibam o motivo pela qual não pode estar presente.

 

Preparar a sua empresa para o verão, não é mais do que certificar-se que tem à mão os mecanismos e as ferramentas certas que lhe vão permitir “desligar” sem culpas.

 

O blog Business at Speed é uma referência obrigatória para aqueles gestores que queiram manter-se actualizados em temas de competitividade e excelência empresarial.

 

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