O que é um ERP e como pode transformar a sua empresa

Certamente que gostaria de reunir num só lugar todas as informações relacionadas com a sua empresa. Independentemente do seu setor de negócio ou do seu volume de vendas, existem soluções adaptadas às necessidades de cada empresa e capazes de integrar, simultaneamente, áreas tão diversas como contabilidade, faturação, produção, distribuição, logística e marketing.

O ERP é muito mais do que uma simples ferramenta de faturação e nos últimos anos tornou-se num aliado imprescindível no aumento do desempenho e da produtividade de qualquer empresa. Não se trata de um tema do futuro, mas do presente, em constante evolução e que possibilita aos seus utilizadores uma vantagem competitiva de mercado. Já ouviu falar sobre Big Data e Internet of things? Estas são apenas algumas das tendências que vieram para ficar neste ano de 2019 segundo a consultoria Gartner.

As principais tendências de ERP para 2019 apontam para Big Data, Internet of Things e Cloud Computing.

 

Que áreas pode incluir um ERP?

Um ERP é um software de gestão que gere todas as atividades da empresa. O termo ERP foi utilizado pela primeira vez pelo consultor ameticano Gartner, em 1990, sob o nome Enterprise Resource Planning, embora a sua origem esteja associada ao sistema implementado pelos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial denominado Material Requirements Planning.

Este sistema integrado é concebido como um todo, mas também pode ser adotado por partes, chamadas módulos. Isso permite às empresas instalarem somente aquilo de que precisam de acordo com suas necessidades técnicas e económicas e de forma interligada entre si.

Um ERP é totalmente adaptável a empresas de diferentes dimensões e a operar em setores de atividade diversificados graças às suas ferramentas de configuração que o situam um passo mais além. Outra característica distintiva deste sistema é a utilização de um banco de dados exclusivo que processa as informações de todas as áreas.

Qualquer tipo de empresa pode adotar um ERP, desde as multinacionais às pequenas empresas. As razões que levam uma organização a confiar a sua operação a esta ferramenta são muitas e estão diretamente associadas à natureza da própria empresa. Em 2017, um estudo da Panorama Consulting indicou que um dos principais motivos para a adoção de um ERP é a sua capacidade de cumprir as obrigações legais que surgem em cada contexto. Estes podem estar relacionados com impostos ou até mesmo dados pessoais de utilizadores. Exemplo deste último ponto é o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia que foi contemplado no ERP para agilizar tudo o que diz respeito a consentimento, retificação, esquecimento e portabilidade de dados, um processo que seria impossível feito manualmente.

Outro dos argumentos que explica as vantagens de um ERP, consiste no facto de tornar o trabalho dos colaboradores mais fácil, o que se traduz em benefícios para a organização como um todo.

Que vantagens traz um ERP para a minha empresa

Automatização processos

Uma empresa é baseada em processos o que, frequentemente, implica tarefas rotineiras, que demandam muito tempo e recursos, que deveriam estar alocados a outras funções e tarefas realmente importantes.

A maior parte dessas tarefas não necessitam sequer de intervenção humana e podem ser otimizadas através da adoção de um software de gestão, apoiado em workflows e alertas para que cada colaborador saiba exatamente aquilo que tem que fazer em cada etapa.

Estes workflows são essenciais em processos que envolvem diferentes departamentos conferindo maior rapidez à gestão do processo.

 

Maximização do desempenho da sua equipa

Concretamente de que estamos a falar quando nos referimos a aumento da produtividade?

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Estamos a referir-nos à automatização do trabalho administrativo, rotineiro e processual, de modo a que as suas equipas se concentrem no que realmente cria valor e inovação.

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Promoção de uma comunicação direta e eficaz, com redes internas por projeto, por equipa e entre toda a empresa.

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Mensuração de indicadores e objetivos para que todos saibam, em tempo real, do que se está a faltar e como podem contribuir para atingir os objetivos definidos.

Garantia da mobilidade

Quebrar as barreiras físicas tradicionalmente associadas ao trabalho de escritório graças à transformação digital e à nova geração de ERP.

Além do aumento da produtividade e da eficiência associadas aos ERP tradicionais, agora é possível trabalhar de qualquer plataforma web. Os colaboradores podem consultar a informação no seu tablet ou smarthphone a caminho do escritório.

A informação está disponível em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo.

 

Utilização de indicadores que ajudam a tomar melhores decisões

Imagine que está no meio de uma reunião e que precisa de tomar uma decisão que implica ter conhecimento no momento da maior quantidade de informação disponível. Com um ERP, você pode contar num único local, com os principais indicadores do seu negócio de forma automática e visualmente compreensível, evitando que tenha que pedir a várias áreas da sua empresa o envio dos dados com urgência.

 

Melhoria da experiência do utilizador

Se pensarmos em ferramentas de self-service que permitem aos clientes facilmente solicitar pedidos e descarregar faturas sem terem que depender da ajuda de terceiros ou numa lógica de empresa, a possibilidade de serem os próprios colaboradores a poder gerir e realizar muitas tarefas de forma autónoma.

As expectativas dos clientes são cada vez mais elevadas e exigem uma boa experiência de utilização. Isto traz novos desafios para as empresas e uma necessidade cada vez maior de se diferenciar da concorrência para sobreviver.

Para optar por um ERP é essencial que você analise quais são as necessidades específicas da sua empresa. A solução que você escolher deve ser suficientemente adaptável às características do negócio, bem como ser capaz de criar novos processos e opções adaptados às suas necessidades. Além disso, deve ser permanentemente atualizada com obrigações legais e, por último, mas não menos importante, garantir a segurança das informações que gere.