4 novas realidades sobre faturação com impacto direto na atividade da sua empresa

São várias as novidades incluídas no Decreto-Lei n.º 28/2019, algumas que tiveram impacto imediato, mas que continuam a suscitar confusão e dúvidas. Selecionámos quatro pontos chave do extenso pacote legislativo – a fatura eletrónica, a faturação eletrónica na Administração Pública, a emissão de faturas com software certificado e a fatura sem papel – que o ajudamos a descortinar sem demoras.

O pacote é extenso, as alterações são muitas, e as dúvidas – que se multiplicam na proporção direta à velocidade com que as medidas entram em vigor – urgem por esclarecimentos. De repente, e face “à necessidade de adaptação” repetida em loop, o tecido empresarial acordou, mas a confusão face aos principais temas que sofrem alterações com o Decreto-Lei, mantém-se. E obriga a recuar no tempo e a algumas explicações de fundo.

Porque ao contrário do que à priori se possa pensar – e esta é apenas a ponta do iceberg – uma fatura eletrónica não é uma fatura enviada exclusivamente em PDF. E isso conduz a uma segunda ilação errada, que tem implícita uma correlação inexistente: a “fatura sem papel” em nada tem a ver com a “fatura eletrónica”, ainda que uma das vantagens associadas à segunda seja precisamente a redução dos gastos em papel.  Confuso, não? É por isso que nos propomos a explicar em separado cada um dos conceitos. Preparado para esclarecer dúvidas?

 

O que é uma fatura eletrónica?

Com a entrada em vigor em Portugal da legislação europeia que obriga à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública, o tema “fatura eletrónica” voltou à baila, mas não é novo. A nível nacional, o primeiro impulso para a transformação digital da relação Business to Government (B2G) data de 2012, altura em que o Decreto-Lei n.º 198/2012 veio criar um canal de comunicação eletrónica B2G através do formato standard SAF-T, que permite a transmissão eletrónica dos elementos das faturas e de outros documentos com relevância fiscal.

Já referimos, no início do artigo, que não é suficiente enviar por email uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica e a razão é simples: a faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta – definida por um modelo standard europeu – e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador, que pode importá-la automaticamente para o sistema, sem necessidade de inserção manual.

Dito de outro modo, sem o suporte de uma assinatura digital (usada como identificação da autoria de documentos eletrónicos e com a mesma validade de uma assinatura em papel), feita pelo software de faturação em que é emitida, uma fatura em PDF não passa de uma espécie de digitalização da fatura. A fatura eletrónica é, na prática, um documento comercial semelhante a uma fatura tradicional, mas que foi desmaterializada, ou seja, transmitida em formato eletrónico, com todos os dados importantes (definidos pelo modelo standard europeu já acima mencionado). Só desta forma é aceite e reconhecida por todas as partes envolvidas, assegurando a autenticidade e a integridade, essenciais para que lhe seja conferida validade legal.

Enquanto empresa, são muitas as vantagens que tem em aderir à fatura eletrónica, que passam, entre outras coisas, pelo nível de poupança envolvido.  De acordo com o estudo “E-invoicing/E-billing Billentis Report 2014”, o emissor paga, em média, 11,10 euros por cada fatura emitida em papel, valor que cai para 4,5 euros, caso opte pela versão eletrónica, o que representa uma poupança de 6,6 euros por fatura. Multiplicando pelo número de faturas emitidas, é só fazer as contas. A isto, acresce a poupança de tempo, já que o processo flui com maior rapidez; a garantia de boa receção por parte do destinatário; a inexistência de duplicados da fatura; e a segurança do documento feita com recurso a assinatura digital, vantagens estas que, todas juntas, fluem na direção da melhoria da relação comercial com os fornecedores. Além do próprio estatuto que ganha, já que passa a ser vista como uma empresa que faz uso das novas tecnologias para se manter atualizada e moderna.

Por esta altura estará certamente a fazer as contas ao investimento inerente à implementação de sistemas de informação, mas a verdade é que a maioria dos sistemas de gestão disponíveis no mercado já estão preparados para emitir faturas por esta via. E ainda que o investimento dependa sempre, e em última análise, do grau de integração e automatização da solução implementada, mais do que preocupar-se com o investimento, importa pensar no retorno, estimado em poucos meses (entre um a seis).

 

Faturação eletrónica na contratação pública

Desde o passado dia 18 de abril que entrou em vigor em território nacional a legislação europeia relativa às faturas eletrónicas na contratação pública – fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. Uma alteração legislativa encarada como forma de a Autoridade Tributária (AT) potenciar a utilização generalizada da fatura eletrónica em Portugal, de acordo com o report de 2015 – “E-Invoicing Entering a New Era” –  da Billentis.

Segundo o relatório, o setor público está no top 3 em termos de volume de documentos – tanto eletrónicos como em papel –, e entre 40 a 65% das empresas fazem negócio com a Administração Pública, dados que levam a consultora a afirmar que será a administração do Estado a definir a velocidade de adoção da fatura eletrónica no mercado. O Decreto-Lei 123/2018 veio confirmar isso mesmo, com o Governo a estabelecer uma adoção gradual da faturação eletrónica, a fim de garantir a correta gestão da mudança por parte dos vários intervenientes. Ou seja, até ao final de 2020, qualquer empresa que queira fazer um negócio ou tenha uma relação comercial com a Administração Pública terá, obrigatoriamente, de optar pelos meios eletrónicos.

Ainda que pareça muito tempo, o conselho é que não deixe para o último minuto a implementação deste processo. Tal como já aconteceu noutros países, a fatura eletrónica veio para ficar e a tendência é para que o seu peso aumente.

Saiba mais sobre o tema, lendo o artigo “A fatura eletrónica nos contratos públicos é obrigatória já em 2019. Está preparado?”.

 

Emissão de faturas com software certificado

O processo de certificação dos programas informáticos de faturação foi regulamentado pela primeira vez em 2010 – Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho – mas só em 2014, através de nova legislação – Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro –  foi estabelecido que as empresas com um volume de negócios superior a 100 mil euros deveriam utilizar, exclusivamente, programas informáticos previamente certificados pela AT. Uma alteração justificada pela utilização crescente e abusiva de programas informáticos não certificados, produzidos internamente pelas empresas.

Agora, com a publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019, um conjunto maior de empresas fica obrigado a emitir faturas utilizando exclusivamente programas informáticos de faturação certificados. De acordo com o artigo 4.º do DL, passam a estar obrigados à emissão de faturas por programas informáticos certificados os sujeitos passivos que tenham contabilidade organizada e os que, não tendo, tenham ultrapassado, em 2018, 75 mil euros de volume de negócios. De acordo com o despacho emitido, esta obrigação pode ser cumprida, sem penalização, até ao dia 1 de junho de 2019. Mas atenção que, para os anos seguintes, o limite mínimo para estar abrangido por esta obrigação passa a ser de 50 mil euros de volume de negócios.

Se é o caso da sua empresa, tem à sua disposição no mercado os seguintes meios de emissão de faturas, que devem ser previamente certificados pela AT:

NN

Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela AT;

NN

Meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;

NN

Documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

Fatura sem papel

É uma medida do Simplex, programa de simplificação administrativa do Estado, que promove a desmaterialização de documentos (emissão e arquivo). A dispensa de impressão da fatura ou do seu envio em formato eletrónico passará a ocorrer quando o adquirente é um particular que forneça o seu NIF e a entidade comerciante, que emite a fatura, tenha optado pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas em tempo real à AT (uma das opções de todos os softwares de faturação hoje em dia).

Por outras palavras, desde que o consumidor aceite, as faturas deixam de ser impressas em papel e passam a poder ser emitidas por meio eletrónico (através de um programa informático certificado), sendo disponibilizadas no Portal das Finanças e enviadas pelo vendedor por meio eletrónico (email ou aplicação).

Com a introdução desta medida, o Governo pretende “promover a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando a utilização de novos instrumentos tecnológicos”. Trocado por miúdos, as vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pela diminuição de despesas (já acima mencionadas), pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa, pela agilização da relação com os cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão pegada ecológica associada à dispensa da impressão em papel.

 

Outras regras já em vigor

Para além do que já foi referido, ressalva para outras três regras que entraram imediatamente em vigor com a publicação do decreto:

NN

A data limite para comunicação das faturas à AT passou a ser o dia 15 do mês seguinte (antes era até ao dia 20) ao que diz respeito a faturação;

NN

Comunicação no prazo de 30 dias contados da entrada em vigor do decreto-lei, do estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo;

NN

Comunicação até ao dia 30 de junho de 2019 à AT por via eletrónica, no Portal da Finanças, da identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes; a identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes; o número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável; e a identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de faturação.

Em suma, o Decreto-Lei n.º 28/2019 cria, por um lado, as condições para a desmaterialização de documentos e, por outro, e com vista a combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscais, prevê mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos.