Gerir em tempos de pandemia: 7 vantagens de um software de gestão

Gerir em tempos de pandemia? Conheça as 7 vantagens de um software de gestão e crie um modelo de negócio ajustável a tempos e realidades diferentes.
4 de setembro de 2020

O Brexit, o conflito comercial entre os EUA e a China, a Coreia do Norte e os ensaios nucleares… Até ao aparecimento da covid-19, muitas eram as preocupações que o Mundo vivia com alguma apreensão. A pandemia gerou alterações profundas na economia, na sociedade e não só, as consequências vão ainda mais além, significam um antes e um depois para as empresas de todo o Mundo. As projeções económicas para 2020, lançadas em junho pelo Fundo Monetário Internacional (FMI), apontam para uma queda da economia mundial de cerca de 4,9% — depois de ter estimado uma recessão de 3% em abril. Apesar de não haver referências explícitas ao nosso País, Portugal está incluído no grupo das economias avançadas, onde é esperada uma recessão de 8% em 2020. Segundo o jornal Expresso, estes números podem piorar: há previsões de que a economia portuguesa pode afundar 9,8% em 2020.

“O que não se mede, não se pode gerir.” Quem o diz é Ricardo Parreira, CEO da PHC Software, numa entrevista a Sara Calado, para o jornal online ECO. E acrescenta: “Hoje, o cliente troca de empresa com uma facilidade que não havia no passado. A velocidade de tudo aumenta exponencialmente. O gestor tem de criar uma organização preparada para mudar continuamente. Este é, de longe, o maior desafio.” Declarações feitas no momento em que o Mundo acordou para a covid-19 e que hoje ganham ainda maior sentido. Ser incisivo em cada setor empresarial para superar a crise, até porque a pandemia obrigou — e acelerou — a necessidade de agilizar processos. Estamos perante desafios nos quais estimávamos estar daqui a cinco anos, o que traz problemas colaterais próprios desta acelerada e drástica evolução a que fomos sujeitos.

Um software de gestão, múltiplos benefícios

“Com a crise provocada pela pandemia, ficou mais evidente o papel e a importância da tecnologia em relação aos processos e à tomada de decisão, perante os vários cenários que as empresas são obrigadas a encarar, principalmente num ambiente de mudanças frequentes que estamos a viver pela primeira vez. As empresas devem explorar a máxima capacidade do seu ERP, praticando uma gestão de custos mais apertada, antecipando as receitas, analisando os desvios, tendências e os comportamentos do mercado em tempo útil, tentando desta forma, achatar o mais rápido possível a curva de perdas financeiras ou económicas.” Quem o diz é Jorge Guimarães, Portugal Business Unit Director, da PHC.

O objetivo principal de um software ERP não é mudar o trabalho nem a forma de trabalhar, mas sim amplificar a capacidade de resposta aos clientes e a ação/reação rápida de estratégias, tanto em cenários favoráveis como desfavoráveis. Ele significa o início de uma nova etapa na qual será possível antecipar problemas, gerir e planificar decisões, permitir que os vários departamentos tenham condições para obterem melhores resultados.

São sete os benefícios diretos que um software de gestão pode trazer à empresa:

1. Mobilidade e liberdade para gerir

A gestão é, nos dias que correm e cada vez mais, um fator competitivo de sucesso. Poder contar com um software de gestão que integre todas as áreas de uma empresa representa ter a base necessária para um futuro orientado e, por vezes, previsível. Uma gestão anytime anywhere permite estar disponível em qualquer dispositivo, ter acesso a toda a informação e assegura uma resposta atualizada das obrigações legais a cumprir.

2. Análise da informação em tempo real

A maioria dos sistemas de gestão atuais refletem, através de inteligência analítica, uma versão amplificada dos resultados, do curto ao longo prazo, e a todos os níveis. Este facto permite detetar possíveis conflitos e melhorar os procedimentos acionados que estão em curso. Por outro lado, assume uma antecipação no que respeita ao controlo, à eficiência e à qualidade dos serviços oferecidos.

3. Operações de alto rendimento e integração empresarial

As empresas sentem a necessidade de alcançar um alto rendimento nas suas operações, o que implica a mediação e o controlo contínuo. Através de um sistema integrado de gestão podem estabelecer-se objetivos e um canal de conexão onde todas as partes da empresa estarão conscientes da sua realidade. Por exemplo, de que forma corre o negócio e qual a função de cada um no seio da organização.

4. Organização dos números e das finanças

Em relação à liquidez do seu negócio, traduz a vantagem de ter as contas clarificadas numa época em que cada cêntimo faz a diferença. Evita que se cometam falhas na captura de informação, elimina os processos duplicados e diminuiu a margem de erro. Tudo isto é possível porque cada movimento atualiza no momento exato em que é executado.

5. Pesquisa facilitada

O software de gestão exige que os documentos sejam catalogados, facilitando a sua pesquisa. Ele permite que os processos fiquem nivelados e uniformizados: a emissão, o transporte e o armazenamento são igualmente efetuados, simplificando o caminho para a sua devida utilização.

6. Menor risco de perda de informação

A implementação de um software de gestão deve ser visto como uma oportunidade de ouro para criar um novo modelo de negócio. Com ele, deixará de lado algumas das práticas laborais obsoletas, para além de evitar as perdas acidentais, já que cada um deles fica guardado no local correto.

7. Promoção da competência

Ao optar por um software de gestão ser-lhe-á possível analisar e recolher dados fundamentais que facilitam a tomada de decisão. Para além de possibilitar um aumento da competitividade, a realização de alguns ajustes tem como consequência a melhoria dos resultados. Ter informação acessível para ser facilmente consultada ou encaminhada, esta é a certeza de que a empresa é saudável e pretende evoluir.

É impossível trabalhar-se como sempre se trabalhou. Também não é benéfico assumir o cenário catastrofista. “Precisamos passar de uma mentalidade de mera sobrevivência para uma fase de crescimento” se queremos competir com as mesmas condições, explica Mario Alonso Puig, médico e especialista em inteligência emocional, referência mundial em assuntos como liderança, criatividade e inovação. É tempo de virar a página, afirma o investigador, numa entrevista recente ao El Pais. Da mesma forma, a implementação de um software de gestão deve ser visto como uma oportunidade de criar um novo modelo de negócio que dê lugar a um esquema inovador de desenvolvimento, ajustável a tempos e realidades diferentes. O desafio está lançado, chegou a hora de fazer a diferença.

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