3 ferramentas que ajudam a sua empresa a decidir melhor

As empresas portuguesas sabem responder eficazmente a mudanças no contexto do negócio, mas estão muito abaixo da média europeia no que toca à velocidade nos processos de tomada de decisão. O mundo VUCA – volátil, incerto, complexo e ambíguo – em que vivemos, obriga a novas abordagens na perspetiva da gestão, com a tecnologia a desempenhar um papel crucial neste campo.

“Sabemos responder a mudanças de contexto de negócio, preocupamo-nos genuinamente em satisfazer as necessidades dos clientes e promovemos ideias novas e inovadoras – o índice de agilidade português (72%) supera mesmo a média apurada entre as demais empresas europeias (71%) –, mas no que toca à velocidade dos processos de tomada de decisão, estamos 20 pontos percentuais abaixo da norma europeia”, afirmou Pedro Brito, country business leader da Mercer | Jason Associates, durante a conferência Thrive or Survive realizada no passado mês de fevereiro.

Num dos podcasts da McKinsey & Company intitulado “Decision making in your organization: Cutting through de clutter”,  Leight Weiss aborda a tendência generalizada que se vive nas empresas quando o assunto é tomada de decisão, com a maioria dos colaboradores a preferir aguardar pelas resoluções de topo, seja por receio ou sentimento de incapacidade.

Esta realidade vai precisamente ao encontro de uma das sugestões avançadas por Pedro Brito durante a conferência, com vista a alcançar melhorias neste campo: “trabalhar mais a autonomia das lideranças, recompensando o risco internamente, criando laboratórios de experimentação ou promovendo novas formas de trabalhar”.

Mais do que a qualidade da decisão que é tomada, importa, pois, questionar a lentidão com que é tomada, com a deliberação a ser constantemente adiada de reunião em reunião. Afinal de contas, de que vale uma boa decisão tomada tarde demais, neste mundo VUCA em que vivemos?

Aaron De Smet – outro dos intervenientes do podcast da McKinsey já acima referenciado – coloca frequentemente a mesma charada aos clientes: “Cinco sapos estão em cima de um tronco e um deles decide saltar; quantos ficam?” Ainda que provavelmente tenha pensado “três” sem hesitar, a resposta certa é cinco, e sabe porquê? Porque decidir fazer alguma coisa e realmente fazê-la são coisas completamente distintas. Quantas vezes já saiu de uma sala de reuniões a achar que tomou uma decisão e, um mês depois, chegou à conclusão de que nada aconteceu? Pois bem, este é apenas mais um sinal revelador de que algo está errado ou pode ser melhorado no processo de tomada de decisão que, no fundo, não é mais do que uma escolha, que exige um nível elevado de compromisso que, por sua vez, impulsiona a ação. Se algum destes dois ingredientes (compromisso e/ou ação) faltar na equação, algo não está certo no processo de tomada de decisão.

 

Como é que a tecnologia pode impulsionar a ação?

O mundo digital gira a uma velocidade vertiginosa e, para não perder o comboio, é preciso acompanhar o ritmo. Num mundo cada vez mais competitivo, onde o espaço para falhas é mínimo, e as decisões urgem por ser tomadas, o trabalho orientado por indicadores é o caminho.

É preciso recorrer a ferramentas de gestão para minimizar cargas administrativas, otimizar processos e obter informação/indicadores relevantes que permitam navegar com segurança, na direção certa. Eis três ferramentas que facilitam, em muito, o processo de tomada de decisão em qualquer empresa:

 

#1 Dashboards

“O que não pode ser medido, não pode ser gerido” (Peter Drucker) e é exatamente essa a função desta ferramenta de business inteligence: monitorizar indicadores de desempenho estratégicos.

Traduzidos numa série de gráficos de fácil compreensão, os dashboards compilam os dados relevantes de qualquer empresa num único painel, possibilitando maior rapidez na obtenção da informação, um overview robusto do estado da empresa e uma filtragem automática da informação essencial para a tomada de decisão que, tantas vezes, se quer imediata.

 

#2 Workflows

O funcionamento de qualquer empresa assenta em processos e, não raras vezes, é sinónimo de tarefas rotineiras, que consomem demasiado tempo e recursos, que deviam estar alocados a realizar funções realmente importantes. A boa notícia é que muitas dessas tarefas nem precisam de intervenção humana e podem ser otimizadas com recurso a software de gestão, apoiado em workflows para que cada colaborador saiba exatamente o que tem de fazer a cada etapa do processo.

Se pensa que a sua empresa perde demasiado tempo a organizar as tarefas diárias, pode sempre implementar um processo de gestão de processos para que o fluxo de trabalho seja mais produtivo. Em todo o caso, o importante é que tenha em conta que se deixar que o software trate dos workflows irá aliviar a carga administrativa e tornar a sua empresa mais rápida a decidir.

 

#3 Notificações

As vantagens de ter um software para gerir uma empresa em qualquer lugar são conhecidas, mas é certamente uma vantagem se este o avisar dos aspetos mais críticos e urgentes da sua empresa. É aqui que as notificações entram como ferramenta de tomada de decisão.

Imagine: receber uma notificação no seu smartphone ou tablet cada vez que é convocado para uma reunião, quando lhe atribuem uma responsabilidade num projeto ou assim que um colaborador introduz uma tarefa para aprovar?

Quantas vezes na sua empresa, há projetos que ficam pendentes, impossibilitados de avançar, por falta de aprovação prévia de alguém que está ausente por tempo indeterminado ou sem acesso ao PC? Demasiadas, não?

O mercado laboral não dorme e a velocidade feroz da mudança pede respostas em tempo real, que exigem uma atenção redobrada por parte dos decisores, que nem sempre conseguem chegar a todo o lado. É precisamente essa a vantagem deste tipo de ferramentas de notificações, que comunicam on time com os utilizadores, facultando-lhes informações importantes para o seu dia a dia.

 

O que é que todas estas ferramentas têm em comum? A possibilidade de descentralizar a gestão do negócio e tomar decisões em qualquer lugar e dispositivo. A transformação digital começa com a mobilidade, por isso, do que está à espera para tornar a sua empresa mais ágil?