A fatura eletrónica nos contratos públicos é obrigatória já em 2019. Está preparado?

A legislação europeia que obriga à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública está prestes a tornar-se realidade efetiva: a partir de 1 de janeiro de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. As regras em Portugal, já previstas no Código dos Contratos Públicos, antecipam em alguns meses a imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros. Prepare a sua organização.

A faturação eletrónica surge, assim, como uma obrigação legal no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias. Porém, além de um requisito, é também uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo. A tendência é incontornável, mesmo antes da imposição legal: em 2016, foram processadas 1035 milhões de faturas eletrónicas Business-to-Business e Business-to-Government, de acordo com a European E-Invoicing Service Providers Association.

A partir do próximo ano, o modelo de fatura eletrónica a seguir vai ser igual em toda a UE. A sua empresa é fornecedora de entidades públicas? Nesse caso, também está abrangida pelas novas regras de faturação. Esclareça as dúvidas sobre a fatura eletrónica e prepare atempadamente o seu negócio para o cumprimento da lei.

 

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.  Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina que a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, já a partir de 2019.

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.

 

O que NÃO É uma fatura eletrónica?

Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.

O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do eInvoicing. Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

 

Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.

Para que, a partir de 2019, possa continuar a fornecer bens e serviços à Administração Pública – em Portugal e nos restantes Estados-Membros –, deverá adaptar o seu sistema para uma faturação eletrónica, seguindo as regras europeias.

 

Quando entra em vigor a faturação eletrónica na Administração Pública?

A Diretiva 2014/55/EU, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de contratação pública em toda a União Europeia, está em vigor desde 2014.

No entanto – e em termos práticos – os prazos-limite para a aplicação efetiva destas regras são os seguintes:

Prazos específicos para Portugal:

  • Até 31 de dezembro de 2018: no final do ano, termina o período de transição previsto na recente atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), que antecipa a transposição da Diretiva 2014/55/EU. Depois disso, a partir de 1 de janeiro de 2019, aplica-se a obrigatoriedade total: todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato eletrónico.
    Em preparação da Diretiva, as autoridades nacionais têm a decorrer um projeto piloto desde 2015.

 

Prazos gerais previstos na Diretiva Europeia: 

  • Até 18 de abril de 2019: este é o prazo com que o Estados-Membros contam para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública. A data tem já em conta um período de 18 meses após a publicação da norma europeia que uniformiza o modelo a seguir nos diferentes países.

 

  • Até 18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) podem beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva. No entanto, este adiamento só é válido nos Estados-Membros que efetivarem esta opção na transposição nacional da Diretiva.

 

Que elementos devem constar da fatura eletrónica?

O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:

  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Totais da fatura.

 

Para mais pormenor, o Decreto-Lei nacional indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva, elaborada pelo CEN – Comité Europeu de Normalização (enquadrada para Portugal pelo IPQ – Instituto Português da Qualidade).

Esta norma inclui o modelo semântico de dados a adotar (informação contida na fatura) e a lista de sintaxes (formato ou linguagem usado na transmissão da fatura). O modelo standard tem em conta elementos comuns (aplicáveis a todos os Estados-Membros e países) e aspetos legais que refletem as exigências específicas (como a taxa de IVA, por exemplo), a nível nacional, local ou setorial.

É essencial para a sua empresa saber todas as especificações desta norma europeia? Não necessariamente, desde que o software que usa para faturação esteja preparado para responder a estas exigências comunitárias, gerando e transmitindo a fatura no formato requerido.

Em complemento, fique a saber que a norma europeia tem em conta as necessidades das PME, respeita o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e pode ser integrado facilmente com o seu software de gestão.

 

A legislação só tem impacto nas entidades públicas?

Não. As regras aplicam-se à faturação no âmbito da contratação pública e, por isso, têm impacto também nos fornecedores privados. De reforçar que a norma europeia foi desenvolvida de forma a poder ser usada pela Administração Pública e por empresas privadas (Business-to-Government, Government-to-Government e Business-to-Business).

 

A sua organização está abrangida pelas novas regras?

A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).

A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

 

Quais as vantagens da fatura eletrónica?

As novas regras europeias pretendem harmonizar a faturação da contratação pública europeia, simplificando os contratos transfronteiriços.

“Na ausência de uma norma comum, os Estados-Membros decidem, quando promovem ou tornam obrigatória a utilização das faturas eletrónicas nos contratos públicos, desenvolver as suas próprias soluções técnicas com base em normas nacionais distintas”, explica a Diretiva comunitária, acrescentando que “a multiplicidade de normas não interoperáveis dá origem a uma excessiva complexidade, bem como a uma insegurança jurídica e a encargos adicionais de exploração para os agentes económicos que utilizam faturas eletrónicas nos Estados-Membros”.

Além de garantir o cumprimento da legislação, implementar a faturação eletrónica na sua empresa permite-lhe simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade dos processos. Isto para além de uma diminuição de custos e recursos utilizados.

As faturas eletrónicas podem representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio, estima a Vortal, empresa especialista em plataformas de contratação pública eletrónica.

Uma vez que o envio da fatura é eletrónico e o tratamento de dados é automático por parte do cliente, a fatura eletrónica pode também criar condições para um pagamento mais célere.

 

O modelo de fatura eletrónica a adotar é flexível?

Esta é uma preocupação relevante de empresas e entidades públicas, dado o caracter muito específico de alguns contratos, a nível setorial ou mesmo em resultado de acordos bilaterais.

Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a norma europeia prevê um componente base (CORE) na fatura eletrónica e duas variações possíveis. Fique a par das diferenças:

  • CORE – informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;
  • CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as faturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adotem as normas mais usadas;
  • Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a receção a um modelo específico com extensões).

Para mais informação sobre estas três variantes, consulte o vídeo explicativo da Comissão Europeia.

 

Agora que está a par das novas regras de faturação em contratos públicos, prepare a sua organização para as mudanças trazidas pela norma europeia, em diálogo com os seus clientes na Administração Pública e com o seu parceiro tecnológico. Tudo para que, a partir de 1 de janeiro de 2019, a sua solução de faturação esteja apta a emitir e exportar faturas eletrónicas para o sistema do comprador, sem percalços. O seu processo de faturação vai ganhar velocidade – e o seu negócio também.

 

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