Voltou de férias? A primeira reunião é com os seus dashboards

Depois da pausa para férias, é altura de voltar ao dia a dia do seu negócio com energias redobradas. Mesmo que tenha estado conectado (e acessível para emergências) durante as férias, voltar a ocupar a cadeira no escritório significa investir largas horas a inteirar-se com o que se passou na sua ausência. Não tem assim tanto tempo a perder? Nesse caso, reúna-se primeiro com os seus dashboards e obtenha, em instantes, o ponto de situação essencial da sua empresa.

Na era da Transformação Digital, a rapidez tem de ser um dado adquirido. É preciso antecipar e responder a cada movimento do mercado – o mesmo mercado que se move a uma velocidade vertiginosa e não se comove com o botão de pausa do gestor para umas necessárias férias. Na sua ausência, acumulam-se dados e novas informações, que precisam da sua atenção urgente assim que regressa ao escritório.  Sobretudo quando o último trimestre (crítico para concretizar os objetivos anuais) está prestes a começar. Por tudo isto, é crucial ser ágil a inteirar-se do ponto de situação do negócio (e de ocorrências na sua ausência), para uma tomada de decisão rápida e fundamentada.

 

Dashboards: porque são indispensáveis?

Os dashboards de negócio são uma ferramenta visual essencial à gestão do seu negócio. Através de uma série de gráficos de fácil compreensão, os dados relevantes da sua empresa encontram-se concentrados num único painel. Sejam métricas, KPI (Key Performance Indicators) ou outros dados-chave do negócio, tudo está ao alcance de uma leitura imediata.

A relevância dos dashboards para a gestão é de tal ordem que, em 2018, foram considerados como uma das cinco ferramentas estratégias mais importantes para business intelligence (BI). A conclusão consta de um relatório da Dresner Advisory, empresa especialista em estudos de mercado na área de BI.

A forma intuitiva como os dados são apresentados é uma das grandes vantagens desta ferramenta de gestão, assim como a possibilidade de juntar diversos indicadores num mesmo painel. Simples, rápido, relevante e acessível a partir de qualquer dispositivo.

Por permitirem esta visão imediata, os dashboards são um aliado importante para que consiga responder às exigências pós-férias. Por três motivos:

 

  1. Maior rapidez na obtenção de informação: com esta perspetiva intuitiva, simples e imediata, poupará tempo valioso na análise de primeiro nível ao desempenho da sua empresa.

 

  1. Acesso a um overview robusto: os dashboards são um aliado poderoso na tomada de decisão fundamentada, uma vez que esta ferramenta visual se baseia em métricas rigorosas, tanto de indicadores gerais de negócio, como de áreas específicas.

 

  1. Filtragem automatizada da informação essencial: a gestão de uma empresa implica aceder, analisar e tirar conclusões de vastos conjuntos de dados, desde informação financeira a indicadores operacionais de vendas, clientes, tesouraria e compras, por exemplo. Com um dashboard, esta tarefa é simplificada. A informação da empresa será processada e filtrada ao essencial para a sua tomada de decisão.

 

Que decisões precisa de tomar na sua empresa?

A utilidade desta ferramenta visual não se esgota apenas na rentrée. O painel de dashboards deve ser uma companhia constante do gestor ao longo do ano, como uma porta de entrada aos analytics da sua empresa. Quando construído de forma eficaz (com os indicadores certos para a sua tomada de decisão), olhar para o painel de gráficos permite-lhe consultar KPI claros que norteiam decisões prescritivas, mas também ter a liberdade de aplicar um conjunto de filtros e combinações de indicadores para explorar novas possibilidades.

Os dashboards apenas são indispensáveis se a informação apresentada for exatamente o que precisa para ter uma overview cirúrgica do seu negócio – e não dados demasiado genéricos ou abstratos que não têm relevância para a atividade da sua empresa. Para que sejam relevantes no pós-férias (e em qualquer altura do ano), os seus dashboards devem ser construídos de início com uma pergunta em mente: que decisões precisa de tomar na sua empresa?

A partir desta resposta, os indicadores devem refletir a realidade na sua empresa e as suas necessidades. A ideia é que não defina métricas “só porque sim”, mas indicadores que possam transmitir o desempenho da empresa (e não apenas os resultados), que façam sentido para roadmap traçado e que possam servir de base para antecipar, agir e adaptar a sua organização.

Para diminuir o tempo investido a “alimentar” os dashboards com dados – reduzindo também o potencial de erros – o painel de indicadores deve estar integrado diretamente com o seu software de gestão. Desta forma, garante que a informação dos dashboards está sempre atualizada.

 

Agenda para o regresso das férias

Depois das férias, volte ao escritório com energias recarregadas. Marque a primeira reunião do dia com os seus dashboards e dedique tempo exclusivo para ler todos os gráficos com atenção, tomando o pulso da sua empresa. A partir daí, vá aprofundando o nível de detalhe: navegue por indicadores mais detalhados em áreas críticas que necessitam a sua atenção urgente, efetue análises avançadas e converse com os responsáveis de cada área de negócio. Com o apoio das métricas, estas reuniões com os seus colaboradores serão mais eficazes e focadas em pontos específicos.

Não se esqueça, no entanto, que de pouco servem os dashboards, métricas e analytics se não houver ação consequente. Tal como o porco não engorda só por o pesarmos, o seu negócio não evolui só por ter dashboards bem definidos. É preciso olhar para os gráficos, tirar conclusões, analisar em detalhe, antecipar e agir em função dos dados. Use estas ferramentas de gestão para tomar decisões fundamentadas para o último trimestre do ano e para o novo ciclo anual que se avizinha. 2019 está já aí.

 

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