Como escolher o software de gestão ideal para a sua empresa?

A seleção do seu ERP é um dos momentos mais importantes para o futuro a gestão da sua empresa. Descubra como escolher o software de gestão ideal.

“Melhorar a performance organizacional” é um dos principais motivos para a implementação de um software de gestão. Mas, face à multiplicidade de soluções existentes no mercado, como eleger aquela que melhor se adapta ao seu negócio?

Escolher um software de gestão capaz de aumentar a competitividade e melhorar a qualidade dos serviços prestados pela sua empresa exige ponderação. Dado o investimento – não só económico como temporal – que a aquisição de um “sistema nervoso digital”, também conhecido como ERP implica, é imperativo que antes de assumir uma relação – que se espera duradoura – com aquele que é suposto vir a ser o seu braço direito no negócio, perceba o que deve ter em conta nessa escolha.

No fundo, é importante que encare a seleção do seu ERP como um dos momentos mais importantes para o futuro da gestão da sua empresa. Não vai querer mudar de software todos os anos, nem tão pouco ver a sua atividade estagnar, por isso, o primeiro passo é conhecer bem o seu negócio e as suas ambições. Só então estará em condições de selecionar a solução capaz de o ajudar a descomplicar o caminho.

 

Tecnologia vs. objetivos organizacionais

95% das empresas inquiridas para o ERP Report de 2018, realizado pela Panorama Consulting Solutions, afirmam ter visto alguns ou todos os seus processos de negócio melhorados com a aquisição de um software de gestão – dado importante a considerar se está a pensar adquirir um.

Não há nada de mal em seguir boas práticas, muito pelo contrário, mas não faça como algumas empresas que apenas investem em software porque vêm os concorrentes fazê-lo. Já o dissemos, mas nunca é demais repetir: de nada vale seguir o exemplo de empresas bem-sucedidas, se não fizer o trabalho de casa. Há que perceber genuinamente que implicações terá o software na forma como a sua empresa opera e como contribuirá para mantê-la competitiva, antes de tomar qualquer decisão.

Feita uma análise crítica ao negócio, com a ponderação das razões que vão levar à adoção de uma solução de software, há que converter os objetivos empresariais em características, e, a partir daí, definir os requisitos funcionais, técnicos e operacionais para a solução – que não são mais do que um descritivo do modelo ideal de funcionalidades e características que o sistema deve ter. Dito de outra forma, deve elaborar uma lista de requisitos abrangente e por ordem de prioridades, que vão servir de bússola na hora de avaliar as várias soluções disponíveis no mercado.

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Características chave de um bom software de gestão

Organizações maiores e mais complexas exigem sistemas de ERP mais complexos, mas independentemente da dimensão, de uma forma geral, a abordagem mais sensata passa por considerar soluções viáveis (economicamente falando), suficientemente flexíveis e escaláveis – para dar resposta ao crescimento atual e suportar o crescimento futuro –, alinhadas com as estratégias de negócio e TI da empresa.

À parte os requisitos de negócio já acima referidos, determinantes para a escolha do software de gestão a implementar, existem características inerentes ao próprio software que não podem/devem ser descuradas. Ora tome nota.

Adaptação ao negócio

Tendo em conta que um ERP é um software de gestão que gere todas as atividades da empresa, e que cada empresa tem uma realidade muito própria, um dos fatores críticos é a adaptação à forma como trabalha.

Quantas vezes já ouviu falar de empresas que não se adaptaram ao software que implementaram? Sabe porquê? Precisamente porque não é a empresa que tem de se adaptar ao software, mas o contrário. O software deve ser capaz de se adaptar às necessidades específicas de cada negócio e isso leva-nos para uma segunda característica que não pode deixar de considerar.

Escalabilidade

Hoje pode precisar apenas de um software de faturação, mas e amanhã?
A sua empresa vai crescer e, de um momento para o outro, vai precisar de ter a gestão do seu negócio totalmente integrada – desde a contabilidade, à faturação, passando pela distribuição, pela logística e pelo marketing. Vai trocar de software? Claro que não, até porque não é viável procurar novas alternativas sempre que surgem novas necessidades.

A solução passa por adquirir um sistema de ERP escalável, que acompanha as necessidades do negócio em cada etapa, aumentando ou diminuindo a sua capacidade em função do nível de crescimento observado.

Custos e tempos de implementação

Não vai querer perder tempo a colecionar informações sobre determinado fornecedor de software, se as soluções que o mesmo oferece estão fora do seu alcance em termos de orçamento. Por isso, uma das primeiras perguntas que deve colocar quando se depara com uma solução que à partida lhe interessa é “quanto custa implementar um sistema de ERP?”, avaliando todos os valores, nem sempre explícitos – para além dos custos de implementação, existem outros a considerar, como por exemplo a formação, os custos de manutenção e o suporte contínuo –, que isso representa.

É também por isso que é tão importante definir bem os requisitos na hora da seleção: eleger um software que responda efetivamente às exigências do seu negócio, vai evitar a necessidade de uma customização excessiva, por norma resultado da escolha de um software errado. Para além dos custos, uma eventual má escolha tem inevitavelmente reflexos no tempo de implementação – que pode exceder em muito o inicialmente previsto –, e no alcance dos objetivos traçados, que podem sair defraudados.

Simplicidade de utilização

Pressupõe-se que qualquer desenvolvedor de software tem sempre o utilizador final em mente, mas nada como garantir que as soluções que tem debaixo de olho cumprem, efetivamente, as melhores práticas em termos de user experience. Porquê, pergunta você? Porque isso vai influenciar determinantemente a recetividade dos colaboradores à mudança.

É fundamental que a solução eleita tenha uma navegação simples, intuitiva e descomplicada, condições básicas para que cada colaborador saiba como desempenhar cada tarefa de forma rápida, mesmo nunca tendo estado dentro do software, e se adapte com facilidade. O objetivo é que a transformação não tenha demasiado impacto no dia a dia, sobretudo durante a fase de implementação, já que é meio caminho andado para a adversidade/resistência.

Com uma aplicação fácil de utilizar, o tempo de aprendizagem é diminuto, com impacto positivo e direto na produtividade individual e, por conseguinte, no desempenho global da organização.

Mobilidade

As vantagens de ter um ERP móvel são óbvias.  Está provado que a mobilidade nunca foi tão essencial e que organizações com estratégias móveis diferenciadas alcançam maiores benefícios, por isso, é imprescindível que o software de gestão que eleger possa ser acedido em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo – condição chave para a produtividade dos colaboradores, para a agilidade da tomada de decisão, para o serviço prestado ao cliente e consequentes níveis de satisfação, e para a inovação e colaboração.

Pense na sua própria empresa: quantas vezes precisa de tomar decisões e aceder a informação de negócio depois do escritório fechar portas? E quanto tempo passa, efetivamente, na sua secretária, sem reuniões, contactos com clientes ou interações com os seus colaboradores? Ter ferramentas que o apoiam na gestão da sua empresa a partir de qualquer lugar permite-lhe ter dados para fechar um negócio ou tomar uma decisão urgente a qualquer momento, e esse mindset tem de estar presente na hora de eleger uma solução de ERP.

Garantia de assistência, suporte

Ter à sua disposição um parceiro certificado e/ou uma ferramenta de suporte online para colocar questões de forma cómoda, simples e rápida, a qualquer altura, é garantia de que obtém feedback com a brevidade necessária, que aproveita todas as potencialidades do software, e de que o seu negócio não para.

Um bom ERP não vive sem um bom serviço associado, e o apoio ao cliente é ou deveria ser uma das “funcionalidades” mais importantes que qualquer software de gestão deve contemplar.

Cumprimento dos requisitos legais

Em 2017, um estudo da Panorama Consulting indicou que um dos principais motivos para a adoção de um ERP é a sua capacidade para cumprir com as obrigações legais que surgem em cada contexto. Usar um software preparado para responder positiva e antecipadamente às constantes alterações introduzidas pela legislação representa um verdadeiro descanso para qualquer gestor, empenhado em dar resposta à parte estratégica do negócio, pelo que o software que eleger deve assegurar também esta realidade.

Fornecedor com provas dadas no mercado

Garanta que a solução que eleger é comercializada por uma empresa financeiramente estável e reconhecida no mercado. Por norma, as empresas com longa experiência no mercado partilham casos de sucesso de negócios que viram os seus processos e a produtividade dos seus colaboradores melhorada graças à implantação das suas soluções, e esses exemplos podem revelar-se um excelente auxílio na hora de tomar decisões.

Agora que já sabe o que deve ter em conta, está na hora de começar a fazer o trabalho de casa.

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