Como combater a baixa produtividade quando regressam as temperaturas elevadas

Como combater a baixa produtividade das empresas em alturas de muito calor é um problema recorrente. Mas não tem de ser assim. Com flexibilidade, trabalho em equipa e um estratégia bem definida, pode cumprir os objetivos do seu negócio. Conheça sete técnicas que o vão ajudar a ultrapassar os dias mais quentes.

Se a sua empresa não fecha as portas nos dias de calor, de certeza se debate com o eterno dilema de saber qual a fórmula a aplicar para que não seja prejudicada a produtividade durante o aumento de temperatura. Conseguir levar avante um projeto com o termómetro a mais de 35 graus não é tarefa fácil.

Já referimos que, para que a produtividade não se transforme numa dor de cabeça, deve ter em conta algumas medidas para preparar a sua empresa e garantir que tudo continua a funcionar dentro da normalidade, ainda que uma ou mais pessoas se encontrem a usufruir dos seus períodos mais quentes.

A realidade dentro da empresa é geralmente muito diferente para aqueles que ficam. A envolvência fora do ambiente de trabalho convida ao relaxamento e descanso, pouco compatível com as responsabilidades profissionais. Alguns estudos indicam que, no verão, a produtividade caí mais de 20% face às restantes épocas do ano. No entanto, nem tudo está perdido.

Pode aproveitar este período para se dedicar a planeamento. Só precisa de estratégia, flexibilidade e muito trabalho em equipa. Estas são algumas dicas e recomendações que podem ser aproveitadas:

 

Projetos de curta duração

Uma forma de elevar a produtividade no verão consiste em estabelecer prioridades. Poderá optar por projetos que não se expandam e que impliquem criatividade e trabalho em conjunto. Desta forma, os colaboradores partilharão ideias num ambiente mais descontraído.

Muitas empresas dedicam o último trimestre ao planeamento do próximo ano. Surpreender-se-ia com as grandes iniciativas que provêm destas “tormentas de ideias” durante o verão, época na qual normalmente diminui a atividade quer interna, quer a que está relacionada com clientes e fornecedores. A chave é tentar mobilizar todas as nossas energias em atividades importantes, mas que não sejam consideradas como urgentes – tal como explica a Matriz de Eisenhower.

Uma vez que os níveis de concentração durante a época de verão são muito mais baixos, é recomendável dar prioridade a outro tipo de tarefas, orientadas à inovação e criatividade. Tem andado a adiar tarefas de planeamento por estar imerso na rotina diária do trabalho? Este é o momento certo para se dedicar ao planeamento e incentivar a sua equipa a fazê-lo consigo.

O ambiente escolhido não precisa de ser o escritório, já que podem obter bons resultados se alterar a formalidade habitual.

Para conseguir captar a atenção dos seus colaboradores, pode aplicar diversas técnicas, dependendo dos objetivos e da natureza das equipas. É aconselhável que aquelas tarefas de maior dificuldade sejam programadas para as primeiras horas da manhã, deixando as menos complexas para horas posteriores.

Também pode dividir as tarefas em períodos de 25 minutos, separados entre si por 5 minutos de intervalo. Ao completar duas horas de trabalho contínuo, é recomendável realizar um intervalo maior e elevar assim os níveis de concentração.

 

Diga não às reuniões extensas: adapte a agenda

O verão é o melhor momento para abandonar o velho paradigma da “reunite crónica”.  Reunir-se por tudo e por nada é pouco produtivo em qualquer época do ano, mas é ainda pior durante estes dias. Sair de uma sala para entrar noutra com o único pretexto de cumprir com uma agenda é uma autêntica ameaça à produtividade no verão.

A melhor alternativa? Estabelecer com clareza as tarefas que deve realizar cada membro da sua equipa e que possam ser monitorizadas de forma simples. Nesse período, a comunicação deve ser reforçada para evitar que se gaste energia.

As ferramentas de gestão e planeamento são excelentes aliadas para evitar que aqueles que estão dentro do escritório trabalhem por aqueles que estão de ferias. Se se planearem os períodos de intervalo dos funcionários, todos podem saber com exactidão o que pode ser adiado e o que requer ser entregue.

 

Flexibilize os horários e a jornada de trabalho

Cada vez é mais frequente a aplicação de jornadas especiais de verão, destinadas a tornar mais compatível a época de calor e o horário laboral. Algumas empresas permitem que os seus funcionários trabalhem horas adicionais vários dias à semana para poder sair mais cedo às sextas feiras, por exemplo.

Estes benefícios são estabelecidos por cada empresa, sem que exista algum tipo de regulação legal. Recorde que a quantidade de horas trabalhadas não é proporcional à produtividade – Informe OECD, 2018 – uma vez que existem outros ingredientes de maior peso, como o clima organizacional.

A flexibilidade laboral como método para manter a produtividade no verão também permite que os colaboradores possam trabalhar desde casa. Utilizando diferentes ferramentas de gestão, é possível partilhar documentos e consultar tarefas associadas a projetos, a partir de qualquer dispositivo.

 

Dedique tempo à formação

Muitas empresas utilizam a temporada de verão para ministrar formação aos seus colaboradores, tendo em conta necessidades previamente levantadas. São muitas as vantagens associadas, se pensarmos que dispomos de mais tempo e não enfrentamos o mesmo stress laboral.

Podem proporcionar-se cursos online ou realizar palestras dentro da própria empresa. Muitas instituições realizam promoções especiais com descontos atrativos durante a época de verão.

São excelentes alternativas que visam ajudar a controlar o stress, planear e gerir o tempo ou mesmo outras técnicas que ajudam em funções especificas.

 

Programas de recrutamento de colaboradores

A época de verão também se pode destinar à identificação de perfis e seleção para cargos específicos dentro da empresa, mesmo quando se tratam de posições mais estratégicas ou de direção. Os candidatos também contam com mais tempo para assistir às reuniões e entrevistas.

Uma vez que se retome o ritmo de trabalho habitual, contará com um grupo “elegível” que poderá ser contactado e que ficará disponível para o último período do ano.

 

Promova atividades para os seus colaboradores

Cada empresa responde à sua própria cultura organizacional. Contudo, há sugestões que podem ajustar-se à maioria das empresas.

Mindfulness:

Cada vez é mais comum as empresas promoverem a prática do mindfulness entre os seus colaboradores, de forma a elevar a concentração, diminuir os efeitos associados ao stress e promover a produtividade. Estudos recentes garantem também o seu poder para diminuir a ansiedade. Durante o verão, fomenta a proximidade e estabilidade emocional e minimiza os sinais de esgotamento.

Dress Code casual e confortável:

Se a ideia é conciliar o verão com o mundo laboral, também deve existir um equilíbrio quanto ao código de vestuário. Isto significa que pode promover entre os seus colaboradores o uso de roupa mais adequada para o calor, criando um ambiente que propicie uma melhor atitude perante o trabalho.

Não se esqueça de oferecer a hidratação necessária para enfrentar as altas temperaturas, bem como realizar os respetivos ajustes no ar condicionado para evitar sonolência e irritabilidade. Durante o verão a temperatura ideal nos prédios deve oscilar entre os 23 º e 25 º, informação que deve ter em conta para garantir o conforto térmico apropriado.

O blog Business at Speed é uma referência obrigatória para aqueles gestores que se querem manter atualizados em temas de competitividade e excelência empresarial.