7 estratégias para que a sua empresa não dê férias à produtividade

Calor, férias à vista, menos tarefas e menos pedidos de clientes. A fórmula é constante nos meses de verão e o seu resultado é uma quebra notória na produtividade das empresas (com exceção de negócios sazonais que têm neste período o seu pico de atividade). A velocidade a “meio-gás” nesta altura do ano é um risco real, mas há medidas que podem ser implementadas para não dar férias à produtividade. O segredo é antecipar.

 

O que causa a diminuição de produtividade no verão?

O impacto do verão na produtividade chega à empresa de duas formas. Por um lado, através dos colaboradores, que se ressentem das altas temperaturas e recaem na natural falta de foco do período pré-férias. É também comum assistir-se uma redução da assiduidade e pontualidade.

Por outro lado, a atividade das empresas também assume um outro ritmo no verão: por norma, e se o core da empresa não está relacionado com turismo, há um menor fluxo de encomendas, tarefas e contactos de clientes. O que leva a uma maior desmotivação e distração dos colaboradores – algo que, por sua vez, atrasa as tarefas em curso. O ciclo é contínuo e forma um autêntico “efeito bola de neve”, em pleno verão.

Para perturbar ainda mais este período, é ainda necessário ter em conta as férias dos colaboradores. Este é um momento essencial para a sua equipa recuperar energias e ganhar motivação para o resto do ano. Contudo, a má gestão de períodos de férias pode implicar que equipas e projetos inteiros fiquem parados na ausência simultânea de colaboradores que desempenham funções idênticas ou complementares.

 

Os números de uma tendência mundial

Este não é um fenómeno que afete apenas a sua empresa ou o mercado nacional, é uma tendência mundial. Em França, 45% das empresas acreditam que os colaboradores são menos produtivos no verão, indica um estudo da consultora Robert Half.

Já o mercado norte-americano regista uma quebra de 20% de produtividade nos meses mais quentes, assim como uma redução da assiduidade em 19% e um aumento de tempo por projeto na ordem dos 13%, relata o Business Insider.

 

Contrarie a tendência: como manter a produtividade no verão?

Mesmo tendo em conta os fatores na base desta quebra de produtividade, é possível contrariar a tendência e criar condições para que a sua empresa se mantenha produtiva no verão.

A inflexibilidade não é a resposta – pelo contrário, deverá ajustar alguns hábitos da sua cultura organizacional, ter atenção às questões comportamentais e reforçar o uso de ferramentas que apoiem a produtividade e a gestão de equipas. Tudo feito, claro está, com o tempo devido e em diálogo com os colaboradores. Tal como qualquer planeamento, trabalhar a produtividade no verão deve ser uma estratégia definida previamente e não enquanto medida tardia de reação.

Fique a par de algumas das estratégias que pode implementar na sua empresa.

 

#1 Contrarie as condições naturais

Verão é sinónimo de altas temperaturas, que por sua vez são inimigas da produtividade. Segundo alguns estudos, a temperatura ambiente ideal para trabalhar (e manter o pico da produtividade) é entre os 21ºC e os 23ºC. Aos 30ºC, a produtividade fica a 91,1% e, acima dos 35ºC, a quebra é de 20% no rendimento dos seus colaboradores.

Por isso, comece por gerir a produtividade estival pelos básicos: assegure-se de que o ambiente na empresa é fresco e confortável para os seus colaboradores. Proporcione uma fonte de água, equipamentos de ar condicionado e reduza a rigidez do dress code. É difícil assegurar o foco das equipas que trabalham de fato completo no auge do verão.

 

#2 Dê prioridade às tarefas “eternamente” relegadas

Com o menor fluxo de projetos urgentes, a agenda de verão tem margem para ser ocupada com tarefas de menor importância e que vão sendo constantemente adiadas para segundo plano, ao longo do ano. Coloque o foco neste tipo de tarefas e aproveite o verão para “limpar” o que está pendente.

Ou, em alternativa, comece a adiantar tarefas essenciais para o ciclo pós-verão. Desta forma, conseguirá contrariar a desmotivação dos colaboradores com o menor fluxo de trabalho e manter a produtividade da empresa.

Com um software de gestão de equipas, conseguirá ter um maior controlo das tarefas pendentes e redefinir facilmente graus de prioridade, para que todos os colaboradores saibam – em qualquer altura – quais as tarefas de maior importância neste período.

 

#3 Motive os seus colaboradores

Com a proximidade das férias – ou mesmo com o conhecido stress pós-férias –, é natural que os seus colaboradores se sintam pouco motivados no verão. Soma-se o calor e a diminuição do ritmo de tarefas urgentes, para que a motivação habitual seja substituída por uma distração crescente.

É importante, por isso, que dedique uma atenção especial à sua motivação. Incentive a sua equipa a contribuir com novas ideias, garanta que têm um fluxo de trabalho adequado e dinamize tarefas e iniciativas fora da rotina.

 

#4 Otimize o planeamento de férias

O verão é a altura do ano mais concorrida para férias. Por isso, é natural que a marcação das férias entre equipas precise de ser gerida ao pormenor, de forma a que a empresa não fique prejudicada por férias simultâneas de colaboradores que paralisem equipas ou projetos. No inquérito da Robert Half, o mau planeamento de férias foi apontado por 20% dos gestores como um motivo para a baixa produtividade no verão.

O ideal é que estabeleça, à partida, certas incompatibilidades de férias simultâneas – para que os seus colaboradores já tenham isso em consideração no momento de marcação de férias. Pode, por exemplo, estabelecer um mínimo de presenças em cada equipa ou assegurar que dois colaboradores responsáveis pelo mesmo projeto não marcam férias para as mesmas semanas.

É importante que estas incompatibilidades sejam transparentes e conhecidas por todos os colaboradores, para evitar mal-estar dentro das equipas.

Apoie esta gestão em ferramentas que permitam aos seus colaboradores marcar férias e consultar férias já marcadas de colegas, numa agenda comum. Desta forma, conseguirá diminuir as tarefas burocráticas das chefias (que apenas terão de aprovar ou rejeitar as férias) e aumentar o grau de envolvimento de cada colaborador.

Além disso, configure alertas automáticos no sistema para marcações de férias simultâneas. As incompatibilidades de férias são logo detetadas, prevenindo surpresas desagradáveis na produtividade da empresa durante o verão.

 

#5 Quando os humanos relaxam, confie no software

É fácil de perceber que, no verão, a tendência é que os seus colaboradores relaxem, se distraiam e atrasem algumas das tarefas em mãos. Mesmo que isso aconteça, o seu software de gestão nunca abranda o ritmo e garante o controlo total sobre projetos, tarefas e equipas, qualquer que seja a época do ano.

Apoie a sua gestão de tarefas em ferramentas que permitam aos colaboradores consultar o estado de execução de cada tarefa, gerir prioridades e comunicar com outros colegas envolvidos no projeto. Assim, mesmo que o foco humano se desvaneça, o software mantém sempre o registo do que é prioritário e ainda falta fazer.

 

#6 Automatize processos

Com uma maior ausência de pessoas em férias, é preciso também ter especial cuidado com processos que dependem de várias etapas, sobretudo os que envolvem diversos departamentos da sua empresa. Basta um responsável por uma única etapa estar de férias, para que todo um processo possa estar comprometido em relação aos prazos.

A melhor forma de garantir que os processos continuam a decorrer, sem problemas, é configurar workflows com a sequência das ações previstas. Assim, cada colaborador é avisado, automaticamente, do que deve fazer e em que prazo. E o melhor? Em caso de incumprimento (por férias, por exemplo), o sistema notifica logo um outro responsável, para o qual a tarefa vai ser delegada.

 

#7 Assegure a gestão remota de tarefas

Para contrariar os atrasos e faltas imprevistas dos seus colaboradores (que tendem a ser mais comuns no verão), possibilite uma gestão online de tarefas e projetos, com acesso em qualquer local e dispositivo. Desta forma, a produtividade mantém-se mesmo com o colaborador fora do escritório.

 

Com estas estratégias definidas e em funcionamento, o verão vai ser diferente na sua empresa. A automatização e controlo nos processos e tarefas são aspetos fundamentais para manter a produtividade, mesmo sob altas temperaturas.