6 vantagens que os dashboards de contabilidade trazem à sua empresa

Consegue seguir o rasto, a qualquer momento, da contabilidade da sua empresa, saber onde estão os maiores gastos e qual a capacidade de pagar as suas dívidas? Ou opta por esperar que o seu contabilista lhe apresente relatórios trimestrais ou anuais? Centralizar os dados em dashboards de contabilidade permite-lhe ter sempre consigo a informação disponível, em tempo real e no momento certo para tomar decisões.

 

Hoje, somos todos visualizadores, todos exigimos um aspeto visual para a nossa informação

 

argumentou David McCandless, jornalista e autor do livro “The Visual Miscellaneum”, numa TedTalk dedicada à visualização de informação. A verdade é que, perante a “selva densa de informação”, nas palavras de McCandless, a apresentação da informação pode fazer toda a diferença nas contabilidade, gestão e adaptação de uma empresa – sobretudo em organizações mais pequenas, que não têm recursos para grandes equipas in-house de contabilistas.

Neste cenário, os dashboards – ferramenta que apresenta, num único ecrã, os principais indicadores de negócio (personalizados pelo utilizador), numa espécie de centro operacional de controlo – têm tudo para fazer a diferença nas contas e gestão das empresas. Por norma associada a indicadores de gestão, esta ferramenta pode também ser aplicada à área da contabilidade e, com isso, trazer ganhos importantes para as organizações: informação visual de fácil apreensão, automatismos, comparações e, sobretudo, rapidez – essencial para ganhar competitividade.

 

A importância da contabilidade em tempo real

No tempo em que tudo parece acontecer num segundo, o ritmo dos negócios já pode seguir a cadência tradicional da contabilidade, baseada em relatórios anuais ou trimestrais.

 

A maior competição entre empresas exige informação mais atualizada, que permita à gestão adaptar-se rapidamente a oportunidades e responder a problemas

 

afirma o paper académico “Sistemas de Informação Contabilísticas: o desafio do reporting em tempo real”, coordenado por investigadores do Centro ALORITMI, da Universidade do Minho. Por isso, prosseguem os autores do estudo, “a contabilidade em tempo real oferece muitos benefícios quando comparada com os relatórios em períodos convencionais”.

Integrados com software de contabilidade e soluções de gestão financeira, os dashboards tornam-se uma base importante de informação contabilística em tempo real. De fácil acesso e fácil compreensão, este é uma ferramenta útil tanto a contabilistas, como aos gestores da empresa, otimizando a tomada de decisão.

 

Fique a par das seis principais vantagens de implementar um dashboard de contabilidade na sua empresa

1. Visualização imediata da informação

Em vez de extensos relatórios, com informação dispersa por diferentes números e quadros, o dashboard agrupa os principais indicadores de forma visual. A vantagem é clara: informação fácil de compreender, ou seja, ‘pronta a usar’ pelos gestores da empresa.

Segundo um guia da CPA Austrália (entidade que reúne os contabilistas certificados australianos) dedicado a dashboards de contabilidade para PME, o uso desta ferramenta permite “apresentar informação essencial de drivers e riscos principais do negócio num formato visual, com uma ou duas páginas no máximo, tornando o reporting dos dashboards fácil de ler e interpretar sem necessidade de uma explicação detalhada”.

 

2. Personalização de indicadores

Ao contrário dos relatórios tradicionais, implementar um dashboard é sinónimo de liberdade para escolher que indicadores (ou relação entre indicadores) serão apresentados. A lógica passa a ser a da personalização e não a de one-size-fits-all, o que permite que o dashboard esteja adaptado às necessidades de cada decisor, dependendo da área a que pertence e às métricas essenciais para que possa tomar decisões.

A personalização de indicadores não se limita ao momento de criação do dashboard. Esta é uma ferramenta flexível, que permite introduzir novas métricas ao longo do tempo ou retirar indicadores que já não sejam relevantes.

 

3. Informação em tempo real e acessível em qualquer lado

A integração dos dashboards com software de contabilidade permite a disponibilização imediata da informação, em tempo real, incluindo, por exemplo, Diários ou Mapa de Exploração. Desta forma, a informação está sempre atualizada, apresentando um quadro real das contas da empresa – e permitindo mudanças de gestão e adaptações em tempo útil. Além disso, implementar um dashboard online permite que o acesso à informação seja feito de forma mobile.

 

4. Análises, comparações e decisões mais rápidas

Os dashboards de contabilidade também tornam mais simples e compreensíveis as análises financeiras. Análises de valores por diário, gastos por centro analítico, rácios de solvabilidade (capacidade de a empresa pagar as suas dívidas), análise comparativa de contas, estas são algumas das análises que um dashboard pode apresentar, em instantes, de acordo com o perfil de cada utilizador. Todas as possibilidades – incluindo relatórios combinados de informação financeira e não-financeira – contribuem para decisões mais fundamentadas e, sobretudo, mais ágeis.

 

5. Maior conhecimento acessível aos vários departamentos

A simplificação da informação – mantendo o rigor dos dados e análises – permite que a informação contabilística possa chegar e ser compreendida, de forma relevante, aos gestores dos vários departamentos (independentemente da sua área de formação). A apresentação visual do dashboard leva a uma maior interatividade entre os contabilistas da empresa e os diferentes departamentos, com a informação a ser efetivamente assimilada e tida em conta no desempenho de cada unidade.

6. Shift para o futuro: evolução do papel da contabilidade

Todas estas vantagens têm também um impacto positivo no papel que a contabilidade – e o próprio contabilista – desempenha na empresa. Com informação visualmente compreensível e disponível em tempo real, a contabilidade deixa de estar centrada exclusivamente na elaboração de relatórios sobre as contas do passado. Cabe ao contabilista ajudar a definir (e explicar) as métricas necessárias a cada utilizador, mas também evoluir para um papel de conselheiro de negócio – contextualizado os números, projetando tendências ou apontando problemas que têm de ser corrigidos. Tudo isto a partir dos dados e análises do dashboard.

 

Informação mais transparente, mais clara e mais acessível a toda a empresa. É este o caminho que a contabilidade tem percorrido, graças à implementação de ferramentas digitais como os dashboards. A tendência tecnológica traz maior agilidade e conhecimento às empresas, mas também um papel mais estratégico aos técnicos oficiais de contas.

Antecipando os desafios futuros ligados à tecnologia, a IMA – Institute of Management Acountants (uma associação à escala mundial de contabilistas e especialistas financeiros ligados ao setor empresarial) deixa alguns conselhos aos técnicos de contabilidade no relatório “Tecnologias SOMoClo: transformando como e onde o negócio acontece”. “As finanças não devem usar o SoMoClo [tecnologias ligadas ao Social, Mobile e Cloud] para despejar dados, mas para encontrar maneiras de melhorar a qualidade da tomada de decisão em todos os níveis da companhia, apoiando o negócio no uso e conhecimento da informação financeira”, é uma das conclusões da publicação.