6 razões pelas quais um software de gestão não é apenas faturação

Há muito que o ERP deixou de ser “só” uma “solução de faturação”, para passar a ser encarado como ferramenta de gestão, imprescindível para o bom desempenho e eficácia de todas as áreas do negócio. Beneficiar de um sistema integrado, acessível a qualquer hora e a partir de qualquer lugar e dispositivo é sinónimo de excelência na gestão, e quem não o entender arrisca a sobrevivência.

Já lá vai o tempo – na altura em que a tecnologia ainda era uma novidade – em que ter um software de faturação, tido como “o” requisito incontornável para qualquer negócio, bastava. O tempo em que era preciso convencer os gestores de que deviam investir em tecnologia a bem do sucesso da sua empresa. Desde aí, muita coisa mudou. Tanto ao nível do desenvolvimento e utilização do software de gestão, como da consciência de que não é possível gerir bem sem utilizar estas ferramentas.

O mundo digital gira a uma velocidade vertiginosa e, para antecipar, é preciso correr ainda mais rápido. É preciso recorrer a tecnologias de gestão para minimizar cargas administrativas, otimizar processos e obter informação/indicadores relevantes que permitam navegar com segurança, rumo à rota certa. A par da parte financeira, a tecnologia abrange toda a atividade de uma empresa e o bom desempenho de todas as operações, sem exceção, depende dela.

#1 Ter um software de gestão é ter indicadores para tomar as melhores decisões

Pense nas vantagens de ter uma ferramenta que apresenta, num único ecrã, os principais indicadores do seu negócio – uma espécie de centro operacional de controlo com informação visual de fácil apreensão, automatismos e comparações, essenciais para tomar as melhores decisões em tempo real e onde quer que esteja?

Imagine que está numa reunião externa e precisa de consultar os indicadores financeiros da sua empresa. Em vez de ligar para o responsável financeiro e pedir-lhe o envio dos dados, pode simplesmente consultar um dashboard financeiro no seu tablet ou smartphone e, a partir daí, tomar as decisões que lhe pareçam mais convenientes face à informação visualizada.

#2 Ter um software de gestão é automatizar processos

O funcionamento de qualquer empresa assenta em processos e, não raras vezes, é sinónimo de tarefas rotineiras, que consomem demasiado tempo e recursos, que deviam estar alocados a realizar funções realmente importantes. A boa notícia é que muitas dessas tarefas nem precisam de intervenção humana e podem ser otimizadas com recurso a software de gestão, apoiado em workflows e alertas para que cada colaborador saiba exatamente o que tem de fazer a cada etapa do processo. Estes workflows são especialmente vantajosos em processos que envolvam diferentes departamentos, como no caso de uma contratação que, quase sempre, exige a intervenção de áreas tão distintas como a financeira, o IT ou os recursos humanos.

#3 Ter um software de gestão é ganhar mobilidade

Ter informação em tempo real e dados atualizados ao momento, que sirvam de apoio à tomada de decisão imediata, é ter a capacidade para reagir atempadamente, ser ágil e conseguir bater a concorrência. Uma das grandes vantagens que a transformação digital trouxe às empresas foi a mobilidade – traduzida na eliminação das barreiras físicas do escritório –, e é também e sobretudo isso que distingue um ERP tradicional da nova geração de ERP. Uma geração que aproveita todos os ganhos de produtividade e de eficiência que um ERP tradicional já oferecia, mas que, por acréscimo, confere liberdade às empresas, ao disponibilizar funcionalidades em ambiente web, que permitem aos gestores/colaboradores trabalhar em qualquer lugar, com qualquer dispositivo, via Internet.

Imagine o cenário de não ter tido tempo de preparar uma reunião com um cliente com que tem encontro marcado em uma hora. A possibilidade de aceder ao sistema e consultar toda a informação que existe acerca desse mesmo cliente vai evitar-lhe o inconveniente de ter de adiar a reunião, permitindo-lhe prepará-la a caminho dos seus escritórios. Para quê ficar condicionado a trabalhar num só dispositivo em frente a uma secretária, quando pode levar o seu negócio para onde quiser?

#4 Ter um software de gestão é conseguir reter e atrair o melhor talento

O processo de recrutamento é, na maioria das vezes, um processo moroso, que consome demasiados recursos, mas que pode facilmente ser agilizado com a utilização de um software específico. Com o recurso às ferramentas certas, vai ver facilitada a tarefa de manter todas as tarefas do processo – criar um anúncio, procurar candidatos, analisar currículos, preparar entrevistas e dinâmicas de grupo, entrevistar e selecionar candidatos e dar-lhes feedback – controladas, conseguir respeitar prazos e garantir a qualidade no final de todo o processo.

Mas atrair os melhores recursos humanos já não chega, sobretudo hoje em dia, em que as empresas têm cada vez mais dificuldade em reter talento. Para gerir bem, é preciso entender comportamentos, é preciso saber o que motiva os colaboradores, compreender o que os deixa insatisfeitos, conhecer a forma como se relacionam com os seus líderes, e isso só é possível com as métricas certas. Só é possível com HR Analytics, que não são mais do que a recolha e interpretação estratégica de dados que têm como objetivo criar conhecimento para otimizar os recursos humanos.

Ferramentas como os dashboards de objetivos – que medem o desempenho individual de cada colaborador –, os dashboards de líderes de equipa – que fornecem inputs concretos acerca de cada um dos membros que compõe uma equipa –, a matriz de talento – que permite cruzar o comportamento de cada colaborador com o seu desempenho –, ou o modelo de previsão de saídas – que possibilita prever que pessoas estão ativamente à procura de um novo emprego – são ferramentas de diagnóstico que dão alertas e que contribuem, de forma decisiva, para a melhoria do bem-estar de cada colaborador dentro da empresa.

#5 Ter um software de gestão é melhorar a customer experience

O cliente está cada vez mais exigente e com expectativas cada vez mais elevadas. Exigente ao ponto de estar disposto a pagar mais por uma boa experiencia de compra. E isso traz novos desafios às empresas, que precisam de se diferenciar da concorrência para sobreviver. Consegui-lo passa necessariamente por trabalhar a experiência que proporcionam aos seus clientes, e isso só é possível com as ferramentas certas. Há que recolher dados sobre os clientes e os seus hábitos, analisá-los e usá-los facilmente para tomar ou automatizar decisões.

Tomemos como exemplo as ferramentas de CRM, essenciais para garantir que quem contacta com o cliente tem do seu lado toda a informação que precisa para uma interação eficaz, em qualquer altura e onde quer que esteja. Pensemos nas ferramentas de self-service, que permitem ao cliente submeter encomendas, fazer track de compras passadas, download de faturas, entre outras coisas, sem depender da ajuda de ninguém. Para além de sentir que é ele quem “comanda”, a empresa poupa tempo valioso, que de outra forma teria de despender a fazer trabalho burocrático. Já para não falar da diminuição da probabilidade de erro que, só por si, permite melhorar, e muito, a experiência do cliente.

#6 Ter um software de gestão é elevar o desempenho das equipas

Todas as empresas querem ter colaboradores produtivos, motivados e capazes de atingir resultados incríveis e, na era digital, a adoção de ferramentas digitais é o caminho certo para a superação das equipas. Ferramentas que permitam o acesso a informação relevante e trabalho a partir de qualquer lugar; que possibilitem a automação do trabalho administrativo, rotineiro e processual, para que as equipas se concentrem no que realmente cria valor e inovação; que incitem a comunicação direta e eficaz, com redes internas por projeto, por equipa ou entre toda a empresa; que meçam indicadores e evolução de objetivos, para que todos  saibam, em tempo real, o que é que falta cumprir e como podem contribuir mais para o alcance das metas definidas.

Todo e qualquer negócio só pode ser competitivo com ferramentas tecnológicas que respondam às suas necessidades de diferenciação, e tentar ganhar vantagem competitiva sem elas é quase como tentar vencer a correr numa competição de automóveis. O resultado é inevitavelmente o mesmo: ficar para trás, a ver passar a concorrência.