5 coisas que a contabilidade deve ter em conta neste “better normal”

A Covid-19 teve um grande impacto na contabilidade e nas tarefas diárias das empresas. Saiba os temas para os quais deve preparar a sua empresa.
A presente crise pandémica provocada pela Covid-19 e as medidas tomadas para a combater têm um impacto significativo na atividade económica, que, por sua vez, tem um grande impacto na contabilidade e nas tarefas diárias das empresas.

Conheça os principais temas para os quais a contabilidade do seu negócio deve estar preparada e, assim, ajudá-lo em tempos difíceis.

1. Prazos de entrega das obrigações fiscais

Com o confinamento e consequente crise nos mais diversos setores económicos do país, o Governo criou diversas medidas para apoiar e ajudar as empresas a sobreviver neste período conturbado. Enquanto as empresas tentam adaptar-se a este “better normal” e a estabelecer novos procedimentos através do teletrabalho, a fim de facilitar o cumprimento das obrigações declarativas, foram prorrogados os prazos para entrega das obrigações referentes ao exercício de 2019. A IES passou a poder ser entregue até 15 de setembro, a declaração Modelo 22 até 31 de agosto e houve ainda uma flexibilização do pagamento de impostos a liquidar no segundo trimestre.

Face às necessidades e tendo em conta as restantes medidas aplicadas pelo Governo para apoiar as empresas, os contabilistas vêem-se obrigados a apresentar cada vez mais informação, de forma a garantir que as empresas recebem os apoios a que têm direito.

2. Digitalização e o arquivo eletrónico

Não é um tema novo, mas o arquivo eletrónico, no panorama atual, faz ainda mais sentido.

As empresas são obrigadas, por lei, a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos. Até hoje, muitas empresas optaram sempre pelo arquivo físico dos seus documentos. Agora, com o distanciamento social imposto pela pandemia ao qual ainda nos estamos a habituar, a contabilidade vê-se com um novo desafio: obter os documentos para análise e registo de modo a poder cumprir com as respetivas obrigações.

A rapidez com que fomos atingidos por esta pandemia obrigou as empresas, que vinham a adiar esta questão, a adaptar-se às tecnologias necessárias para fazer face a estas necessidades.

Com muitas das empresas em teletrabalho, colocar os documentos na contabilidade nos devidos tempos veio criar um workflow para quem, até então, se limitava a enviar os documentos físicos para os seus contabilistas. Com a impossibilidade de colocar, presencialmente, os documentos nos seus contabilistas, as empresas começam a olhar para o arquivo eletrónico como um futuro atingível.

A lei obriga a que as operações de digitalização e arquivo eletrónico sejam executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução das imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel. Isto não pode ser visto com um obstáculo, mas sim como uma vantagem. Uma vantagem que vem facilitar o envio dos documentos, quando se fala de uma possível segunda vaga.

3. A constante legislação

Desde março, período em que nos vimos confinados, a publicação de legislação com medidas e programas de apoio às empresas tem sido um grande desafio para a contabilidade. Segundo as contas do Público, em seis meses foram criados mais de 80 documentos, o que dá uma média de cerca de um documento a cada dois dias.

Estar atualizado de modo a poder responder às dúvidas dos gestores, enquanto cumprem com as obrigações dos clientes é algo que não tem facilitado a vida dos contabilistas, o que torna a contabilidade uma ferramenta cada vez mais fundamental nestes tempos de crise.

Os apoios como o layoff e à retoma progressiva, nas suas publicações, têm sido constantemente alvo de atualizações para fazer face às dúvidas dos contabilistas e dos gestores das empresas, que se viram forçados a aderir a estes apoios, como forma de sobrevivência e de manter os postos de trabalho nas suas empresas.

A contabilidade e os contabilistas tornaram-se peças fundamentais, nos dias de hoje, para as empresas que optaram por aderir aos apoios criados pelo Governo, uma vez que estes são chamados a apresentar informação atualizada da empresa para justificar a necessidade das empresas que aderem aos apoios criados.

4. Gestão de tesouraria

Em muitas empresas, o maior desafio para gestores e contabilistas tem sido a gestão da sua tesouraria, ou seja, a liquidez da empresa e a capacidade de honrar os seus compromissos.

Essencial para a organização de uma empresa, o fluxo de caixa é um dos principais controlos das contas a pagar e a receber. Sem um planeamento eficiente, o risco de insolvência pode ser uma realidade, caso não haja um acompanhamento constante entre as cobranças de clientes e os compromissos a pagar quer sejam salários, impostos ou fornecedores.

Em tempos de pandemia e de incerteza nos mais diversos setores económicos, algumas medidas podem ser tomadas de modo a evitar situações complicadas que levem a medidas drásticas, tais como:

  • Negociação com os fornecedores quanto aos prazos de pagamento, apelando à compreensão daqueles fornecedores que tenham como condição o pronto pagamento ou o pagamento a 30 dias e solicitar um alargamento das condições para 60 ou 90 dias, pode ser um bom começo.
  • Criação de um sistema de cobranças e recebimentos eficaz, através de incentivos ao pronto pagamento e utilizando mensagens automáticas que funcionam como lembretes automáticos quando a data de pagamento tenha vencido ou até mesmo de uma maneira preventiva, lembrando de forma educada o seu cliente que as faturas vencem numa determinada data. Um bom software de gestão poderá ajudar.

O software PHC possui um monitor de dívidas e cobranças, onde poderá efetuar análises por dívidas em atraso ou até por prazos de recebimento. Permite ainda efetuar envio de emails a um cliente específico ou a todos os clientes que se encontrem com faturas em dívidas. Para isso, basta selecionar o cliente que pretende e os respetivos movimentos por regularizar, e com um simples clique no botão, enviar email. O cliente será automaticamente notificado que tem movimentos por regularizar.

  • Faça uma reestruturação, se necessário. O Governo criou várias medidas que podem ajudar as empresas a fazer frente aos seus gastos. Perante situações de falta de liquidez, prolongar a oportunidade para conseguir obter os seus recebimentos dos seus clientes e honrar os compromissos com os seus fornecedores e, mais importante, com os seus funcionários.
  • Avalie se o sistema de concessão de crédito deverá ser alterado para minimizar o risco de crédito. Os incobráveis de clientes poderão ser uma grande dor de cabeça da sua tesouraria, portante é importante que tenha este assunto em atenção.
Consulte aqui o artigo sobre as medidas criadas pelo Governo.

5. Planeamento financeiro

Na falta de liquidez financeira, torna-se cada vez mais necessária a elaboração de um plano financeiro e estratégico. Quando bem utilizado, o planeamento financeiro ajuda-o a estabelecer as metas financeiras que, a curto e longo prazo, serão estratégicas para alcançar os seus objetivos.

Neste sentido, a criação de um fluxo de caixa, tendo em consideração a atual realidade do negócio, torna-se essencial de modo a organizar e identificar os principais gastos de uma empresa. É aqui que entra a contabilidade, identificando os gastos fixos e os gastos variáveis. O foco deverá incidir sobre os gastos fixos, pois são estes que consomem boa parte da tesouraria de uma empresa.

Um fluxo de caixa bem estruturado ajuda os gestores a sinalizar o rumo financeiro dos seus negócios e permite a ambos diagnosticar eventuais excedentes ou escassez de caixa. A contabilidade com base na informação elaborada pode ajudar a preparar uma época de pagamento de impostos e saldar dívidas, sem comprometer a estabilidade da empresa.

Com a sua contabilidade em ordem, é possível entender a faturação e apurar onde pode estar a gastar o dinheiro desnecessariamente. Com toda esta informação, poderá concentrar as suas atividades de negócio nos produtos e serviços mais lucrativos. Uma boa contabilidade permite tomar boas decisões que ajudam a empresa a crescer economicamente.

Manter a informação financeira atualizada e bem detalhada é também útil para garantir investidores, uma vez que lhes permite saber a atual realidade do negócio.

A contabilidade e a ajuda dos contabilistas, naquilo que é a informação prestada aos gestores na necessidade da informação que precisem, é crucial para possam trabalhar na melhor forma, para que os gestores criem soluções com vista à retoma da atividade das suas empresas. Os contabilistas têm um enorme desafio no apoio e no tratamento da informação diária, quer dos seus clientes quer para os seus clientes, de modo a fortalecer os negócios destes.

Numa altura em que o tema reestruturação financeira faz cada vez mais sentido, a contabilidade é uma área bastante importante, ajudando a identificar e a cortar os custos supérfluos, e percebendo onde é que as empresas podem investir e como se podem reinventar com base numa informação concreta e fidedigna.

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