3 razões pelas quais não deve gerir sua empresa com folhas de Excel

A sua empresa ainda gere processos com aplicações como o Excel? Se a resposta é “sim”, este artigo é do seu interesse. Ainda que o objetivo não seja questionar uma ferramenta tão popular no mundo dos negócios, destacamos novas soluções, trazidas pela transformação digital, que permitem aos gestores ter acesso a dados em tempo real, cruciais para agirem no momento certo. Não há desculpa para não dar o salto para a automação de processos. Se não o fizer, acabará por ficar pelo caminho.

Já sentiu que a forma como gere a sua empresa não é a mais adequada? Está numa fase de crescimento e há muita informação dispersa, que acaba perdida? Há ficheiros partilhados por vários departamentos que geram erros e inconsistências? Os processos de aprovação são complexos? Precisa de ir ao escritório para processar os pagamentos a fornecedores? Este é o raio-x perfeito de uma empresa destinada ao insucesso. Não é segredo para ninguém que a transformação digital não é uma questão do futuro, mas sim do hoje e do agora. Ignorá-la terá um impacto negativo, já que um fraco tecido empresarial não tem condições para criar um dispositivo produtivo e inovador.

A popular folha do Excel já não é suficiente na gestão moderna. O facto de ser fácil de utilizar e o baixo investimento que representa quanto comparada com outras ferramentas, parece explicar porque razão ainda tantas empresas a utilizam. Existe a ideia de que as pequenas empresas não requerem soluções avançadas, mas nada poderia estar mais errado. Cada cêntimo conta e, tal como as grandes empresas, também as de menor dimensão necessitam de informação exata sobre o estado do seu negócio, para poderem tomar as decisões mais adequadas.

Além disso, para atingir um nível elevado de rentabilidade é fundamental automatizar processos e melhorar a gestão de equipas. Mas as razões não se ficam por aqui. A interação entre áreas chave da empresa também é vital, com departamentos como o financeiro, o administrativo, as vendas ou os recursos humanos a não poderem ser vistos de forma isolada. Daí a importância de ter uma ferramenta que integre os dados, sem que isso represente passos adicionais para os seus colaboradores.

Existem iniciativas mundiais específicas destinadas à inovação digital, como as promovidas pela Organização das Nações Unidas, que pretendem “ajudar os cidadãos e as empresas a tirar o máximo partido das tecnologias digitais”. A União Europeia, por exemplo, tem um orçamento de 9,2 mil milhões de euros destinado a centros de inovação digital e a formação de competências digitais, graças ao programa Europa Digital..

No entanto, se nalguns setores produtivos – como é o caso do retalho, da distribuição ou dos transportes -, a transformação digital tem sido mais fácil, noutros, muitas empresas estão a passar ainda por um processo de identificação de necessidades e de decisões nesta área. Sendo, uma questão estratégica, ajudamos-lhe a identificar alguns pontos críticos que podem ser melhorados se substituir a folha de calculo por ferramentas adequadas à gestão moderna:

 

1. Evite os dados que não são processados ​​corretamente

A informação carece de análise e atualização constantes, características alheias às folhas de Excel, que não foram criadas para funcionar como base de dados. Pelo contrário, as soluções tecnológicas de gestão, especificamente desenvolvidas com enfoque no cliente e nas suas necessidades, são pensadas para agilizar os processos e permitir que todos os colaboradores tenham acesso à informação e, por conseguinte, consigam ter uma visão geral da situação da empresa.

Ferramentas como dashboards foram desenvolvidas para simplificar ainda mais o modo como os dados são apresentados. Além disso, são acessíveis em qualquer lado ou dispositivo, permitindo que, por exemplo, a caminho de uma reunião fora do escritório tenha acesso aos resultados do último trimestre. A precisão, em situações como esta, pode fazer a diferença no momento de decidir implementar uma estratégia comercial num mercado específico. Os gestores são responsáveis ​​pelo negócio e o software de gestão trata de todos os processos de rotina. É isto que a gestão moderna significa:

 

NN

Economia de tempo e de recursos;

NN

Maior precisão;

NN

Melhores processos;

NN

Trabalhar a partir de qualquer local e a qualquer momento.

 

2. Controlo e segurança nos processos

Não poder decidir o grau de acessibilidade à informação coloca em risco a segurança da mesma. Quando se trata de áreas com diferentes níveis de acesso, a capacidade de filtrar os dados torna-se um processo mais complexo se não tiver as ferramentas certas.

Uma segurança com inconsistências também será um alvo fácil para ataques internos e externos, que podem ameaçar o futuro da empresa.

 

3. Normas legais desatualizadas

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGDP) e a faturação eletrónica são apenas algumas das obrigações legais que fazem parte do dia a dia das empresas e que já colocaram algumas em xeque perante a impossibilidade de gerirem automaticamente os processos.

Não ter soluções de gestão capazes de integrar informações fiscais e contabilísticas implica implementar atualizações de forma manual, o que acarreta custos elevados e riscos em termos de ocorrência de erros que podem traduzir-se em penalizações pesadas. Desta forma, o que poderia ser sinónimo de oportunidade em novos mercados, e de aumento da competitividade no contexto internacional, transforma-se numa ameaça real sempre que não estejam reunidas as condições para o cumprimento das obrigações legais em vigor.

A transformação digital das empresas é um processo contínuo, que requer preparação dos colaboradores para ser bem-sucedida. Os resultados, em termos de produtividade e trabalho em equipa, falam por si. É possível obter uma solução adaptada a cada empresa ou setor, sem que isso signifique necessariamente um investimento de alto nível.

O blog Business at Speed é uma referência obrigatória para os gestores que queiram manter-se atualizados em questões de competitividade e excelência nos negócios.