Os 5 passos essenciais para ter a sua informação organizada

Se tem um ERP – ou qualquer outro tipo de software, já agora – certamente já sabe que os dados são fulcrais. E se costuma ler artigos e livros sobre o tema ou assistir a conferências, já ouviu dizer isso mesmo várias vezes, de diversas fontes e sob inúmeras formas. Há uma razão para isso. É porque são mesmo. Os dados, a comunicação, a organização da informação, são mesmo essenciais. Não importa a quantidade de vezes que já o ouviu, esta é daquelas verdades que nunca é demais ter presente.

No mundo dos ERP há algumas instalações que perdem eficácia com o tempo, principalmente quando a empresa cresce. Começaram bem, mas lentamente vão denotando alguma degradação nas suas potencialidades e no seu desempenho. Destas, é surpreendente a percentagem que se deve a uma má organização dos dados. Lembre-se que a sua empresa, grande ou pequena, está envolta em informação. Desde a data de entrada de uma factura, à matrícula de um automóvel, à descrição de um artigo em múltiplas línguas e todas as outras combinações possíveis. Nesta vastidão de dados podem surgir alguns incorrectos, imprecisos, incompletos, repetidos ou ultrapassados.

Até aqui não há necessariamente razão para alarme. É pouco prático esperar que todos os seus milhares de milhões de pedaços de informação estejam sempre 100% correctos e actualizados.
A questão é quando isso deixa de ser uma excepção e se torna recorrente. Ou quando os erros são em dados capitais e não apenas de pormenor.
Aí, acredite, passa a ser um problema. Os dados errados acabam por ser transmitidos para os seus contactos, que por sua vez os repetem e os dispersam. Os mecanismos automáticos tendem a necessitar de intervenção manual para os dados que não estão bem. Os colaboradores nem sempre conseguem o ‘jogo de cintura’ necessário para que estes erros não afectem o seu trabalho. No limite, a credibilidade de toda a empresa pode ressentir-se.

No que toca a problemas, certamente já lhe bastam os que vêm do exterior, não precisa de ver o funcionamento do seu negócio a complicar-se com os que têm origem interna.
É por isso que achamos que pode e deve tomar medidas para os evitar. A questão aqui, como imagina, é encontrar essas medidas.

Sugerimos uma abordagem que tem tanto de prosaico como de eficaz:
Imagine que vai fazer aos seus dados uma ‘limpeza de Primavera’.
Exactamente como a grande limpeza anual que faz em sua casa.
Siga-nos ao longo destes 5 passos e descubra como esta abordagem pode resultar.

1. Percorrer toda a casa
Não planeie limpar apenas algumas assoalhadas ou algumas secções.
Deve reunir todos os dados, toda a informação relativa à sua empresa. É uma tarefa longa e complicada, para dizer o mínimo, mas é a melhor forma de fazer uma validação objectiva sobre os dados.
Além de que, com toda a informação já na sua posse para trabalhar, não vai precisar de perturbar o funcionamento do negócio.

2. Começar pelo básico
Liberte-se em primeiro lugar das limpezas que são ao mesmo tempo de tamanho considerável e de execução fácil.
Inicie a limpeza dos dados, começando pelos erros mais simples. Por exemplo, os registos repetidos são rápidos de detectar com um simples algoritmo de busca. Depois de eliminar os erros ‘fáceis’, passe para os outros tipos. Estes, devido à sua natureza intrincada, poderão necessitar de processamentos mais complexos ou mesmo de intervenção manual (embora esta seja um último recurso e sempre de evitar).
Note que, mesmo no tratamento dos erros mais simples, os colaboradores que o realizarem (por exemplo, especialistas em TI) devem trabalhar sempre em colaboração com os colegas que inserem e conhecem os dados e a sua estrutura.

3. Guardar tudo por categorias
Catalogue e arquive todos os objectos que puder, para que fiquem arrumados segundo critérios que os tornem fáceis de encontrar em casa.
Agora que os registos da sua empresa estão mais ‘limpos’, é a altura para reclassificar a forma como estão organizados. Provavelmente vai encontrar estruturas que estão longe de serem eficazes e práticas. Há sempre muita informação que é inserida em cima da hora porque há um cliente à espera, ou que não é analisada a fundo na altura da criação, ou que tem uma nomenclatura pouco clara e/ou pouco detalhada.
Efectue aqui o trabalho de reordenação, num espírito de ajuda entre os colaboradores de todos os departamentos da empresa.

4. Tratar dos pormenores
Aperfeiçoe os mais pequenos detalhes e faça as limpezas mais minuciosas.
Relacionado com o passo anterior está o tratamento mais preciso da informação. Isto porque as características mais específicas dos registos também sofrem dos males já relatados, e até com mais frequência. Há sempre muitos atributos incorrectos, por preencher, ou indecifráveis, por exemplo, devido a campos com tamanho insuficiente (a ideia é deixar de ter campos como “tap redond” para passar a ter “tapete de rato redondo 24cm azul-escuro”).
A abordagem mais realista para esta fase é correr processos automáticos de preenchimento de informação.

5. Confirmar que está tudo no sítio
Faça uma revisão final do trabalho e afine o que ainda encontrar em falta, até se certificar de que a sua casa está impecável.
Como último passo, sugerimos que faça uma passagem adicional pelos vários processos dos pontos anteriores. Isto porque pode sempre haver erros que só são detectados depois de ter sido feita a restruturação. Os registos duplicados, por exemplo, devido à grande inserção de dados que foi feita, ainda aparecem com alguma frequência nesta fase.
Aliado a esta revisão final, faça testes periódicos para verificar que tudo está de acordo com o esperado.

Se esta tomada de medidas lhe parece longa e trabalhosa, é porque é mesmo, não há grande volta a dar. Mas se quer tentar acelerar um pouco o processo, pode sempre tentar abreviar alguns passos. Na primeira fase, em vez de reunir toda a informação, pode concentrar-se na que for potencialmente problemática (embora essa escolha seja falível). Pode também considerar o terceiro e o quarto ponto como menos urgentes do que os outros, e abdicar de os executar. No entanto, recomendamos que só o faça se tiver um motivo muito forte. São pontos importantes para quem quer chegar mesmo ao fundo da revisão dos seus dados. Além de que, se iniciou o processo, ou seja, se já deu o passo mais difícil, não o devia deixar feito apenas pela metade.

Agora que leu todo este processo, esperamos que tenha achado que ele pode ser, no mínimo, interessante para o seu negócio. Seja como for, fique com o nosso conselho: quanto mais morosa se revelar a ‘limpeza de Primavera’, maiores serão os benefícios visíveis no fim.