Pitney Bowes

Com o PHC Advanced CS, a empresa passou também a ter acesso a informação fiável a partir de uma única plataforma.

Com o PHC Advanced CS, a empresa passou também a ter acesso a informação fiável a partir de uma única plataforma.

 

A Pitney Bowes é o fornecedor líder mundial de soluções, serviços e sistemas integrados de gestão de correio e documentos. Com um volume de negócios anual de 6300 milhões de dólares, a empresa ajuda organizações de qualquer dimensão a gerir com eficiência e eficácia os seus fluxos de correio e documentos mais críticos, seja na forma física, digital ou em formatos híbridos. A Pitney Bowes opera em mais de 100 países, incluindo Portugal, e controla as operações a partir da sua sede em Stamford, EUA.

Como referência mundial na área de soluções para a gestão de correio e documentos, a Pitney Bowes Portugal necessitava de gerir eficazmente a sua base de contratos e equipamentos instalados. Entre outras necessidades, a empresa pretendia identificar os clientes com contratos e as extensões de garantia, sempre que um pedido de assistência chegava às instalações, analisar a validade dos contratos, ter uma base fiável de todos os equipamentos instalados e respetiva localização, gerir a agenda da equipa técnica e controlar os pedidos em carteira.

 

Solução escolhida

A empresa já utilizava uma solução para a área de Suporte, mas de forma desintegrada de todas as outras, nomeadamente a base de clientes. Paralelamente, o acompanhamento dos contratos e a agenda eram trabalhados em ficheiros Excel. Por fim, as instalações dos equipamentos eram efetuadas sem intervalos definidos e completamente dependentes da disponibilidade da equipa.

Tendo em conta todos os desafios e a criticidade do serviço pós-venda para a satisfação e fidelização dos clientes, a Pitney Bowes Portugal estudou as soluções presentes no mercado nacional de forma a verificar quais as que melhor se adequavam à sua realidade. Depois de contactarem a Winsig, empresa que ficou responsável pelo projeto, a solução era clara: implementação do PHC Advanced CS, com os módulos PHC Gestão CS, PHC Contabilidade, PHC Suporte, PHC Ecovalor, PHC Imobilizado, PHC Intrastat e PHC ControlDoc.

Foram implementadas e desenvolvidas várias funcionalidades que se tornaram cruciais para a gestão da empresa, nomeadamente a definição de regras, que fizeram com que as instalações passassem a ser efetuadas no momento da faturação, não sendo possível a emissão da fatura sem que a instalação esteja finalizada. Foram também desenvolvidos mapas à medida para identificar os contratos a faturar em cada mês e passou a ser utilizada uma agenda para marcações, entre outros desenvolvimentos à medida. Tudo para que a empresa ficassem o mais agilizada e automatizada possível.

Benefícios do projecto

“A implementação do Software PHC aumentou a produtividade interna e a satisfação dos clientes da Pitney Bowes Portugal, e permitiu agilizar, organizar e aceder a informação fiável numa única plataforma integrada e não dispersa por ficheiros Excel, o que era propenso a erros”, disse Emília Solas, Finance Controller, Pitney Bowes Portugal. “Tratou-se da solução mais fiável, prática e que melhor se adequa às nossas necessidades”, continuou a mesma responsável.

A estratégia futura da Pitney Bowes Portugal passa por explorar todas as mais-valias do PHC Advanced CS, desenvolvendo funcionalidades, mapas e outras métricas necessárias à atividade diária da empresa. A empresa não descarta o recurso a outros módulos PHC para complementar outras áreas da empresa.

Junho 2013

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