Pollux

Pollux optimiza cadeia de lojas com Software PHC

 

A Sociedade Pollux tem mais de 70 anos e iniciou a sua actividade com o comércio de malhas, tecidos e quinquilharias.

 

Ao longo dos anos a Pollux especializou a sua actividade em artigos para o lar através da venda ao público. Em 1988 foi adquirida pelos seus actuais proprietários que desenvolveram a revenda para profissionais na área de hotelaria, mas mantendo o cariz de empresa familiar e capital 100% nacional.

Em 2000, a Pollux inaugurou a filial do Porto e adquiriu a Dipol, integrando os seus estabelecimentos da Amadora e do Porto. Seguidamente, abriu uma loja em Aveiro e integrou a loja Somelar em Lisboa. Mais recentemente, em 2007, abriu a maior loja da organização em Vila Franca de Xira, com 4900 m2 de exposição, em 2008 a loja de Almada e agora a primeira loja em Centros Comerciais no Spacio dos Olivais em Lisboa, perfazendo actualmente um total de nove lojas e mais de 12.500 m2 de exposição.

 

Solução escolhida

A Pollux utilizava um ERP em UNIX, específico para o retalho mas que não permitia introduzir alterações de forma simples pelo que algumas funcionalidades originalmente desenvolvidas tinham sido abandonadas e outras, pretendidas, não tinham sido adicionadas. Aliás, previa-se que o sistema viesse a ser descontinuado uma vez que a empresa já não desejava investir naquele sistema.

O desafio particular da Pollux era o de substituir o sistema por um outro que superasse os problemas descritos, que servisse perfeitamente a actividade do retalho e que fosse também apropriado para a distribuição, de modo a possibilitar uma unificação dentro do grupo no qual a empresa se integra – e o software escolhido foi o Software PHC®. A implementação foi realizada na gama PHC Enterprise, para 80 utilizadores e os módulos seleccionados foram o PHC Gestão, PHC Pessoal, PHC Imobilizado, PHC Letras, PHC Contabilidade, PHC POS e PHC SMS, constituindo uma solução única e integrada desde os pontos de venda até à contabilidade.

 

A escolha do implementador

A escolha do implementador recaiu numa empresa já com alguns anos no mercado, e de ser um implementador a nível nacional certificado pela PHC foram factores importantes, bem como a relação custo benefício da proposta” afirmou António Manuel Robalo Administrador da empresa.

Para satisfazer requisitos particulares do negócio da Pollux foram contemplados também alguns desenvolvimentos integrados como é o caso da gestão de listas de casamento e entregas ao domicílio, cadastro de emissores de cheques irregulares, integração com balanças.

Inicialmente previsto para ser desenvolvido só com meios externos, o projecto veio a integrar a participação da Pollux ao nível das instalações e formação de utilizadores, contribuindo positivamente para a recepção do sistema e integração das transformações previstas. O projecto foi totalmente concluído dentro do orçamento adjudicado.

 

Benefícios do projecto

Com a colocação em serviço do novo sistema obtiveram-se ganhos directos imediatos, nomeadamente ao nível da simplificação da entrada de materiais, etiquetagem directa e criação recursiva de novos artigos. Estas funcionalidades geraram rentabilidade dos recursos, disponibilidade do stock e redução de erros humanos. Por outro lado, as operações da loja bem integradas no sistema e a flexibilidade e integração das funções do back-office proporcionaram ganhos importantes de produtividade e eficiência da organização.

António Manuel Robalo salientou ainda que “agora temos os elementos das compras, vendas e stocks optimizados e a totalidade dos dados da Pollux estão disponíveis na sede. As ferramentas de reporting disponibilizadas e a unificação no grupo foram melhoramentos muito importantes para a gestão.”

Com o novo sistema em operação, a Pollux está agora a desenvolver a sua expansão, tendo aberto desde então três novas lojas – Almada, Vila Franca de Xira e Centro Comercial Spacio, nos Olivais, em Lisboa.