Oceanotrade

Com o PHC Advanced CS, a empresa conseguiu interligar os escritórios de Lisboa e do Porto, optimizar todos os seus processos internos, obter total integração com a área de contabilidade, controlar melhor as cobranças e a tesouraria e ter maior controlo dos stocks.

Com o PHC Advanced CS, a empresa conseguiu interligar os escritórios de Lisboa e do Porto, optimizar todos os seus processos internos, obter total integração com a área de contabilidade, controlar melhor as cobranças e a tesouraria e ter maior controlo dos stocks.

A Oceanotrade é uma empresa com mais de 30 anos de história que se dedica à exportação de produtos nas áreas de Equipamentos de Proteção Individual, Materiais de Combate a Incêndios e Suporte da Vida Humana. A empresa representa marcas conceituadas como a 3M, a Dunlop e a Ansell, e esteve envolvida em grandes obras como a Ponte Vasco da Gama, a Expo 98, as novas linhas do Metropolitano de Lisboa, Caminhos de Ferro Portugueses e Barragem do Alqueva. A nível europeu, é encarada como uma referência em assuntos relacionados com a segurança, ou por presença própria, ou através das suas representadas.

A empresa embarcou num projeto de ampliação das suas instalações em Lisboa para um novo edifício de três pisos, com cerca de 4000m2, mantendo instalações de 1000m2 no Porto e presença nos PALOP. A ligação entre os escritórios e a incapacidade do anterior software de gestão em oferecer um bom controlo da empresa fez com que a Oceanotrade consultasse o mercado e procurasse uma ferramenta de gestão que lhe respondesse a todas as necessidades.

Solução escolhida

“O anterior software não respondia a diversas áreas específicas da empresa, desde a área Comercial e Logística à área Financeira, pelo que tinha chegado a altura de mudar”, revelou Clélia Graça, Administradora da Oceanotrade. Além das lacunas do anterior software, disse a mesma responsável, “havia a necessidade da ligação on-line com a delegação do Porto e de obter um maior controlo das encomendas de clientes de grandes superfícies”. Por último, a empresa pretendia ainda implementar um arquivo digital, dinamizar os seus procedimentos internos a nível de Faturação Electrónica e obter um controlo atempado dos processos.

Depois de um levantamento de necessidades e da consulta a quatro empresas especialistas na área, a empresa optou pelas soluções da PHC, nomeadamente pelo PHC Advanced CS, com os módulos PHC Gestão, PHC Grelhas de Cores e Tamanhos, PHC Dashboard, PHC Contabilidade, PHC Imobilizado, PHC Pessoal, PHC ControlDoc e PHC Documentos Electrónicos. O projeto, que ficou nas mãos da Active4, empresa que segundo Clélia Graça “demonstrou grande conhecimento e domínio do software PHC e ofereceu segurança na alteração do sistema”, foi dimensionado para 10 utilizadores, que terão contacto direto com as soluções.

Todas as ações de formação foram realizadas durante uma semana, nos vários departamentos, já com o software ajustado às necessidades. A migração de dados e a entrada em produção do PHC foi executado num único fim-de-semana, não tendo existido qualquer impacto na atividade normal da empresa. “Foi um projeto colocado em prática em tempo recorde, tendo em conta a complexidade e os respectivos cuidados para a adaptação por parte dos utilizadores”, disse a administradora da Oceanotrade.

Benefícios do projecto

“Esta foi a solução que respondia adequadamente às necessidades da Oceanotrade”, apontou Clélia Graça. “Necessitávamos de uma maior facilidade de implementação de novas funcionalidades e de um maior controlo e fiabilidade dos dados e dos processos, e isso foi conseguido com o Software PHC”, relevou a mesma responsável. Com esta solução, “conseguimos optimizar os processos internos da empresa, o que permitiu um maior apoio à conclusão da certificação da mesma”. “Agora, possuímos total integração com a contabilidade, um controlo de cobranças e de tesouraria mais agilizado e também um maior controlo dos stocks.”

Satisfeita com o projeto levado a cabo, a administradora da Oceanotrade não descarta a implementação de mais módulos, sempre que exista essa necessidade.

Abril 2013

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