Fundação CEBI

Para ir ao encontro dos seus objectivos na intervenção do desenvolvimento comunitário, a Fundação confiou nas soluções da PHC.

A integração plena das várias áreas, a eliminação de tarefas desnecessárias e a redução do tempo de trânsito da informação foram factores cruciais para a Fundação ter confiado nas aplicações da software-house.

A Cebi, Fundação para o desenvolvimento comunitário e instituída sem qualquer fim lucrativo, dirige as suas actividades para crianças, jovens, idosos e famílias, com particular atenção para os mais desfavorecidos e socialmente excluídos, com objectivo central de participar no desenvolvimento integral da comunidade. Presentemente, a Fundação CEBI conta com 500 colaboradores que trabalham diariamente com 1.650 crianças e jovens, 35 crianças em risco e 200 idosos. Com um orçamento anual de exploração superior a 11 milhões de Euros, a Fundação CEBI é uma referência nacional na área de Economia Social e Educação, tendo já sido galardoada em várias ocasiões. Referindo apenas as distinções mais recentes, em Maio de 2006, a Fundação CEBI recebeu a Menção Honrosa do prémio “Cidadania das Empresas e Organizações”, atribuído pela AESE e PriceWaterhouseCoopers pela “… Aplicação de politicas de responsabilidade Social”; Já no presente ano, a Fundação Gulbenkian Atribuiu o “Prémio Gulbenkian Educação”, por ter sido”(…) pioneira, em Portugal, da oferta da creche familiar e da concepção de um novo modelo de ATL, vocacionado para o enriquecimento curricular.” Para ir ao encontro dos seus objectivos na intervenção do desenvolvimento comunitário, a Fundação confiou nas soluções da PHC, para passar a possuir informações credíveis e agilizar os processos que rentabilizam os recursos humanos e financeiros.

Solução escolhida

Com um conhecimento claro relativamente à necessidade de aumentar o controlo interno, existia um facto que preocupava a Fundação. A nova aplicação teria que suportar os processos de negócio e workflow já existentes nos serviços onde iria ser implementada, logo teria de ser muito flexível. Como factor crítico para a selecção, “definimos a restrição de que a solução a implementar não iria condicionar os processos e workflows previamente construídos e assumiu-se, desde o início, que a aplicação teria que se adaptar a eles e nunca o contrário”, afirmou Luís Gomes, Director de Sistemas de Informação da Cebi. Ciente que a integração das informações resultava na melhoria da gestão da instituição, a Cebi optou por anular as três soluções de que até então dispunha para sua organização e que gradualmente tinham vindo a revelar fraco desempenho. Como alternativa a esta panóplia de softwares, passou a contar apenas com o PHC Advanced, com os módulos de PHC Contabilidade, PHC Gestão, PHC Pessoal e PHC Imobilizado. A partir deste momento a instituição “integrou toda a informação tornando-a fidedigna e acessível a qualquer momento, agilizando todos os processos e reduzindo o desperdício de tempo e de recursos humanos”, sublinhou Luís Gomes. “Em virtude do investimento inicial, solicitámos uma garantia de longevidade elevada da aplicação e foi-nos mostrado o distinto grau de escalabilidade da mesma, o que nos agradou e tranquilizou”, rematou.

 

A escolha do implementador

A implementação do projecto ficou a cargo da ATKS, que disponibilizou dois técnicos para a gestão do projecto e instalou todo o software. Sobretudo por imperativos legais, uma IPSS tem uma operação corrente muito diferente de uma empresa comum, logo exigiu uma maior flexibilidade para adaptação às suas particularidades por parte do integrador. Dada a especificidade da função, foi necessário fazer algumas parametrizações na solução da PHC nomeadamente no interface com os utilizadores, a qual foi rapidamente efectuada. A formação para a utilização “pareceu-me bastante satisfatória, mas o factor crítico para o correcto aproveitamento da solução aconteceu durante as aprendizagens feitas nas áreas funcionais, in loco”, referiu Luís Gomes da Cebi.

 

Benefícios do projecto

“A integração plena entre as várias áreas intervenientes tem-se revelado extraordinária, verificando-se uma maior rentabilidade dos recursos humanos e a eliminação de tarefas secundárias”, revelou a responsável da Cebi. Com as novas soluções PHC em utilização, a Fundação conseguiu uma melhor gestão do backoffice e integração e fiabilidade dos dados, que se apresentam como um utensílio necessário para o controlo interno. “A Cebi consegue agora o bom desenvolvimento dos processos administrativos, o que consideramos essencial para o acompanhamento dos nossos utentes”, refere a mesma responsável. Actualmente, o número de utilizadores da aplicação foi largamente ultrapassado, quer em pessoas quer em módulos da aplicação em uso. “Sendo uma solução estável e com provas dadas na robustez e escalabilidade, pretendemos explorar o máximo de funcionalidades disponíveis na totalidade da solução. Num futuro, mais ou menos próximo, pretende-se avaliar a aplicabilidade de módulos como PHC Dashboard, PHC Workflow, PHC Clínica e PHC Frota, tendo já sido iniciado um estudo prévio sobre a viabilidade dos investimentos”, indicou Luís Gomes. Em complemento, “poderei referir que a expansão prevista da solução não se limita à incorporação de novos módulos, passando também pela utilização do PHC noutras áreas da Fundação, previamente não abrangidas por software de apoio à gestão, funcionando como elemento agregador de toda a gestão da Cebi. Estão neste caso a gestão orçamental, controlo de economato e ligação entre a Fundação e outras empresas do grupo”, rematou.

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