Clube do Autor

Clube do Autor lança-se no mercado com PHC

Fundado em Julho de 2010, o Clube do Autor é um projecto editorial criado por um conjunto de profissionais ligados à edição de livros que tem como objectivo construir um catálogo generalista, na área da ficção e não ficção, orientado para o público adulto. O Clube assume-se como um projecto tão voltado para os livros como para as novas tecnologias e tem como uma das principais metas promover a literatura de forma original e diferenciadora, provocar emoções à volta dos livros e fomentar hábitos de leitura.

 

 

Era necessário assegurar uma excelente comunicação entre a sede do Clube do Autor e as instalações da área de logística, que, caso não fosse bem assegurada, poderia pôr em causa todo o projecto. Cientes disso, os responsáveis da empresa colocaram-se em campo à procura de uma solução que assegurasse a máxima fiabilidade e agilidade desta tarefa.

Solução escolhida

Depois de contactarem a Saturno.net, implementador referenciado pelo Clube do Autor, a escolha recaiu nas soluções PHC, nomeadamente no PHC Advanced CS, com os módulos PHC Gestão, PHC Contabilidade,PHC Pessoal, PHC Documentos Electrónicos e PHC POS.

“Algumas das pessoas que integram a equipa do Clube do Autor já tinha experiência nas soluções PHC, o que foi bastante útil pois deu-nos mais confiança e certeza de que se adaptaria à nossa estrutura interna”, disse Filipa Magno, directora financeira do Clube do Autor.

“O PHC é um software bastante adaptável e parametrizável, o que foi um factor determinante para a escolha, assim como a sua complementaridade”, acrescentou a mesma responsável. Ou seja, o software foi adaptado à medida do crescimento da empresa, com novos utilizadores e novos módulos, entre outras modificações, evitando que o investimento fosse efectuado todo de uma só vez e dando tempo ao Clube do Autor para se adaptar internamente à nova aplicação.

O projecto foi dividido em três fases, sendo a primeira dedicada a personalizações e programação para adaptar o PHC Gestão aos processos internos, que demorou cerca de um mês. Seguiu-se uma segunda fase dedicada à implementação do PHC na área de logística da empresa, situada noutras instalações. Finalmente uma terceira fase para a implementação do módulo PHC Documentos Electrónicos.

Para que tudo corresse na perfeição, o Clube do Autor colocou duas pessoas a acompanhar toda a implementação, uma mais virada para a parte operacional dos processos e outra vocacionada para a parte financeira. Por sua vez, o implementador alocou um técnico dedicado à área de gestão e área financeira e outro no acompanhamento de todo o processo de EDI (Electronic Data Interchange). Em termos de manuseamento da solução, foi apenas necessária uma formação no primeiro dia e depois mais 24 horas de formação repartidas e específicas para os diversos departamentos, num total de cinco pessoas que vão estar em contacto directo com a aplicação.

Benefícios do projecto

“A solução é bastante user friendly e intuitiva e é graficamente agradável”, apontou Filipa Magno, que acrescentou ainda o facto de o Clube do Autor “ter passado a ter uma comunicação estreita entre a sede e a logística que se encontra em instalações físicas à parte. A partir do momento em que tivemos esta questão assegurada através de ligação remota via VPN, tudo começou a correr dentro dos processos previamente estabelecidos na aplicação”, revelou.

A responsável do Clube do Autor adianta ainda: “Com o Software PHC conseguimos atingir um controlo absoluto de consumos/custos na produção dos livros e ter uma integração directa para a Contabilidade.

Conseguimos a total centralização de todos os processos no Software PHC, passando pelo processamento de encomendas via EDI, respectiva produção e controlo de custos, processamento de salários, até ao ponto de venda das feiras e eventos de lançamentos de novas publicações.”

A empresa adquiriu também a Vantagem Garantida PHC de forma a ter a aplicação sempre actualizada com as últimas versões. Com esta solução, o Clube do Autor tem as suas aplicações actualizadas durante 3 anos, com acesso à última versão do Software PHC e a um site exclusivo que disponibiliza conteúdos de formação e informação permanentemente actualizada sobre as obrigações legais a cumprir:

“Trata-se de uma modalidade bastante útil sobretudo tendo em conta que tem havido inúmeras alterações fiscais nos últimos anos que afectam directamente qualquer software de Gestão, e assim conseguimos estar absolutamente tranquilos, pois temos a garantia que as soluções estão sempre actualizadas e em cumprimento com todas as obrigações legais”, rematou Filipa Magno.

Agosto 2011

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